Hoe verhoog je de betrokkenheid en productiviteit van je medewerkers?
Praktijkvoorbeelden van de
inzet van Microsoft Viva
Microsoft Viva is het platform waarmee organisaties hun werknemers kunnen ondersteunen bij hun dagelijkse taken, ontwikkeling en welzijn. Dit 'Employee Experience Platform' van Microsoft bestaat uit zes producten die zich richten op het bevorderen van betrokkenheid en productiviteit van werknemers. Afhankelijk van het type organisatie en de bijbehorende behoefte kun je de Viva producten implementeren die hier het beste op aansluiten.
Dit blog is het derde deel van onze vierdelige blogserie over Microsoft Viva. In ons eerste blog hebben wij de eerste vier Viva producten uitgelicht: Topics, Connections, Insights en Learning. Later is de Viva-familie verder uitgebreid met Viva Engage en Viva Goals.
Het vierde, en laatste, deel van deze blogserie zal zich focussen op wat de toekomst te bieden heeft voor Microsoft Viva. Denk hierbij aan de integratie van Artificial Intelligence (Microsoft 365 Copilot).
In dit blog kijken we naar de wijze waarop het Viva platform toegepast kan worden in de praktijk.
Het Viva platform in de praktijk
In de vorige blogs is al gebleken dat de Viva Apps krachtige mogelijkheden bieden. En wie wil dat nou niet, de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers vergroten? Maar hoe zet je de mogelijkheden nou concreet in? Dit hangt sterk af van het type organisatie waarin de producten toegepast worden en de bijbehorende behoefte vanuit de organisatie. Wij hebben drie processen in kaart gebracht waarin de Viva applicaties op uiteenlopende wijzen ingezet worden.
Onboarding van nieuwe medewerkers
- Een nieuwe medewerker krijgt via Viva Connections een welkomstbericht, een introductievideo en een link naar het intranet. Door het gepersonaliseerde dashboard ziet hij of zij alleen de informatie die voor hem of haar relevant is.
- De medewerker wordt via Viva Engage uitgenodigd om een quiz te maken over de bedrijfscultuur, waarbij hij punten en badges kan verdienen.
- De medewerker krijgt via Viva Insights een melding dat hij al twee uur achter elkaar aan het werk is en dat het tijd is voor een korte pauze.
- De medewerker stelt via Viva Goals zijn eerste doel voor de week: het afronden van een online training over Microsoft Teams.
- De medewerker krijgt via Viva Learning de juiste cursus over Microsoft Teams toegestuurd van zijn manager en begint deze te volgen.
- De medewerker komt via Viva Topics een term tegen die hij niet kent: SharePoint. Hij klikt op de term en krijgt meteen een uitleg en een link naar meer informatie.
Projectmanagement voor een marketingcampagne
- Het marketingteam heeft een centrale hub binnen Viva Connections waar ze belangrijke aankondigingen, updates en projectinformatie delen. Teamleden kunnen snel toegang krijgen tot relevante documenten en communicatie.
- Het projectmanagementteam gebruikt Viva Insights om de productiviteit van teamleden te monitoren en te beoordelen. Ze analyseren hoeveel tijd aan verschillende projecttaken wordt besteed en passen de toewijzing van middelen aan waar nodig.
- Teamleden hebben toegang tot een leeromgeving binnen Viva Learning, waar ze kunnen deelnemen aan trainingen over marketingstrategieën, creatieve tools en campagne-analyse, om zo hun vaardigheden bij te schaven.
- Viva Topics identificeert en organiseert automatisch relevante kennisgebieden voor het project, zoals eerdere succesvolle campagnes, marktonderzoeksresultaten en concurrentieanalyse.
- Teamleden worden aangemoedigd om pauzes en ontspanning te nemen met behulp van Viva Insights.
- Leidinggevenden gebruiken Viva Insights om de algehele gezondheid van het project en het team te evalueren. Ze analyseren betrokkenheidstrends en passen managementstrategieën aan om het project op koers te houden.
Klantenserviceverbetering en supportmanagement
- Het klantenserviceteam krijgt in hun gepersonaliseerde hub Viva Connections de nieuwste updates over producten, services en supportprotocollen binnen. Medewerkers kunnen snel toegang krijgen tot klantinformatie en interne richtlijnen.
- Het supportmanagementteam gebruikt Viva Insights om de responstijden en oplossingssnelheid van het klantenserviceteam te volgen. Ze analyseren welke supporttickets meer tijd vergen en passen training aan om efficiëntie te vergroten.
- Met behulp van Viva Learning krijgen de klantenservicemedewerkers in Microsoft Teams cursussen en kunnen ze modules volgen over klantgericht communiceren, probleemoplossing en productkennis.
- Viva Topics identificeert en organiseert relevante kennisgebieden voor klantondersteuning, zoals veelvoorkomende problemen, oplossingen en beste praktijken voor klantinteractie.
- Het supportmanagementteam stelt duidelijke doelen op voor het klantenserviceteam binnen Viva Goals. Deze doelen kunnen betrekking hebben op responstijden, klanttevredenheidsscores en oplossingssnelheid.
- Medewerkers worden aangemoedigd om regelmatig pauzes te nemen en stress te verminderen met behulp van Viva Insights. Het biedt adempauzes, meditatieoefeningen en tips voor het omgaan met veeleisende situaties.
- Het supportmanagementteam gebruikt Viva Insights om de algehele klanttevredenheid te meten en te monitoren. Ze passen strategieën aan op basis van feedback, trends en de voortgang van de doelen om de klantenservice verder te verbeteren.
Aan de slag met Microsoft Viva
In bovenstaande voorbeelden worden steeds meerdere Viva Apps gebruikt om de werkprocessen te ondersteunen. Vaak adviseren wij organisaties om de Viva producten gefaseerd te implementeren waarbij gestart wordt met de producten die de meeste waarde leveren.
Bij Delta-N hebben wij onze kennis van het Viva platform al bij diverse organisaties succesvol toegepast. Wij denken ook graag met je mee over de wijze waarop jij de betrokkenheid en productiviteit van je medewerkers kunt vergroten met Viva. Wil je een beter beeld van wat Viva voor jouw organisatie kan betekenen, kijk dan eens naar onze inspriratiesessies.
Heb je vragen over Viva, een inspiratiesessie of onze dienstverlening? Neem dan contact met ons op via 085 - 487 52 00.
Jamshid Hasanzadah, Cloud Consultant
