2020 was een jaar van uitdagingen. Als gevolg van de coronapandemie is de manier waarop wij werken drastisch veranderd. Binnen veel bedrijven is thuis- of hybride werken de norm geworden, maar hoe zorg je ervoor dat de digitale werkplek van werknemers op de juiste wijze meeverandert? Onder het motto “Business is better when people can be their best” heeft Microsoft in Februari 2021 een Employee Experience Platform aangekondigd: Microsoft Viva. Een platform waarop communicatie, kennis, onderwijs, resources en inzichten samen zijn gebracht. Het platform wordt aangedreven door data uit Microsoft 365 en kan geïmplementeerd worden binnen Microsoft Teams.
Verbinding tussen werknemers en de organisatie
Microsoft Viva bestaat uit vier modules met elk een eigen doel:
- Microsoft Viva Insights
- Microsoft Viva Topics
- Microsoft Viva Learning
- Microsoft Viva Connections
De vier modules zijn gericht op het optimaliseren van de verbinding tussen werknemers en hun organisatie, ook in tijden van thuiswerken. In dit blog gaan we dieper in op Microsoft Viva, de bijbehorende modules en de waarde die deze diensten kunnen leveren voor uw organisatie.
Viva Insights
Door al het thuiswerken is het voor veel mensen een stuk lastiger geworden om een scheiding te maken tussen werk en privé. Insights is gericht op het ondersteunen van werknemers in het maken van een gezonde inrichting van hun werkzaamheden. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan door gebruikers te helpen met het plannen van meetings en hierbij rekening te houden met het nemen van voldoende pauzes. Verder zullen er in de toekomst ook diensten van derde partijen geïntegreerd worden binnen Viva Insights zoals “Headspace”, een applicatie voor meditatie en mindfulness. In feite is Viva Insights dus voornamelijk gericht op het verbeteren van het mentale welzijn van werknemers.
Insights voor managers
Naast persoonlijke inzichten biedt Insights ook de mogelijkheid voor managers of bedrijfsleiders om inzicht te krijgen in het welzijn van de medewerkers binnen hun team of organisatie. Hiermee worden managers gewezen op patronen die kunnen leiden tot een burn-out en stress, zoals te veel meetings of regelmatig overwerken. Ook worden hier tips en best practices aangeboden waarmee het welzijn van de werknemers bevorderd kan worden.
Viva Topics
Het verstrekken van de juiste informatie op het moment dat gebruikers dit nodig hebben is voor veel bedrijven een uitdaging. Zo kan het voor nieuwe werknemers bijvoorbeeld veel tijd kosten om bepaalde bedrijfstermen goed te begrijpen of de juiste documentatie over een onderwerp binnen een organisatie te vinden. Met Viva Topics wordt informatie met behulp van Artificial Intelligence gecategoriseerd in verschillende “Onderwerpen”. Hierbij wordt er een korte beschrijving gemaakt van het onderwerp en worden personen, sites, bestanden en pagina’s die aan het onderwerp gerelateerd zijn weergegeven op één centrale pagina.
Onderwerpen die door Viva Topics gecategoriseerd zijn, worden binnen SharePoint, Teams en andere Office 365 apps gemarkeerd. Door binnen deze apps te klikken op de gemarkeerde onderwerpen, wordt de Topics pagina van het betreffende onderwerp geopend met daarin alle relevante informatie. Zo hoeft er geen tijd meer verspild te worden aan het zoeken naar de bedrijfsinformatie.
Viva Learning
Investeren in de ontwikkeling van personeel is van groot belang, zowel voor de organisatie als voor het personeel. Met Viva Learning wordt het leren een vast onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van werknemers. Viva Learning is een Teams-app gericht op het vereenvoudigen van het leerproces door alle relevante leerbronnen te verzamelen op één plek. Zo kunnen medewerkers leerbronnen met elkaar delen of kunnen managers cursussen aan medewerkers toewijzen en de voortgang van hun leertraject bijhouden. Door de Viva Learning module toe te voegen aan een specifiek Team kunnen alle relevante leerbronnen voor dat Team eenvoudig gevonden en doorlopen worden door alle belanghebbenden. Het toewijzen van passende leerbronnen aan Teams zorgt ervoor dat gebruikers te allen tijde beschikking hebben tot de informatie die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.
De content binnen Viva Learning kan vanuit Microsoft diensten komen zoals Microsoft Learn en Linkedin Learning, maar ook van derde partijen zoals Pluralsight, Skillsoft of Coursera. Naast deze bronnen kunt u ook bronnen uit uw eigen organisatie aan Viva Learning koppelen.
Viva Connections
Met Viva Connections worden medewerkers betrokken bij ontwikkelingen binnen uw organisatie door middel van een gepersonaliseerde omgeving in Microsoft Teams. Naast het feit dat bedrijfsinformatie hierdoor gemakkelijker te vinden is, zorgt Viva Connections ervoor dat er meer verbinding is tussen thuiswerkers en hun team. Het kan gezien worden als een digitaal alternatief voor de kantoorervaring waarbij bedrijf- en beleidsnieuws, meetings, Microsoft 365 en Sharepoint allemaal samengebracht worden in één app: Microsoft Teams.
In feite is Viva Connections een verbinding tussen uw huidige Modern Sharepoint Intranet en Teams. Connections biedt echter mogelijkheden tot uitbreiding van het huidige intranet met verschillende Microsoft 365-apps zoals Microsoft Stream of Yammer. Door de gepersonaliseerde dashboards krijgt iedere medewerker de informatie te zien die voor hem/haar het relevantst is. Met de toevoeging van Viva Connections aan uw Teams-omgeving creëert u één centraal startpunt voor alle interne communicatie binnen uw organisatie.
Digitale brug tussen thuiswerker en organisatie
Met Microsoft Viva wordt er een (digitale) brug geslagen tussen de organisatie en haar thuiswerkers. Met het oog op de veranderingen in de manier van werken ziet het platform er veelbelovend uit. Maar net als andere applicaties hangt de kwaliteit van de dienst sterk af van de wijze waarop een organisatie deze inzet. Bij Delta-N volgen onze Microsoft-experts de ontwikkelingen rond Microsoft Viva op de voet. Benieuwd welke waarde uw organisatie kan halen uit de verschillende Viva modules? Neem gerust contact met ons op 085 - 487 52 00.
Onlangs hebben we een webinar verzorgd waarin we de 4 modules van Microsoft Viva kort geintroduceerd hebben. Vul het formulier onderaan de pagina in, om dit webinar direct terug te kijken.
