Medewerkers meenemen in een digitale transformatie
Hoe doe je dat?
“Wij willen graag als organisatie verder groeien, kosten besparen en innoveren.”
Mooie voornemens en een goede reden om een digitale transformatie in gang te zetten. Tijd om de organisatie onder de loep te nemen en een plan te maken om de gewenste verandering helder te krijgen. Maar hoe zorg je er vervolgens voor dat een verandering wordt gedragen door de medewerkers? En hoe zorg je ervoor dat de verandering geborgd is in de organisatie en men niet terugvalt naar de oude werkwijze. Een transformatie die volledig in de directiekamer bedacht is of te snel wordt doorgevoerd, kan voor weerstand zorgen bij de medewerkers en leidt vaak niet tot het gewenste resultaat.
De impact van verandering
Weerstand vanuit medewerkers heeft een negatieve invloed op de productiviteit en kan zorgen voor vertraging van de gewenste transformatie. Vooral op gebied van IT zie je dat een verandering veel impact kan hebben op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. En wat voor de ene medewerker een kleine stap is, kan voor de ander een grote stap zijn. Het is daarom goed jezelf een aantal vragen te stellen, zoals: ‘Houd de verandering rekening met de diversiteit aan kennis binnen de organisatie?’, ‘Hoe zit het met de organisatiecultuur?’, ‘Zijn er meerdere projecten die uitgevoerd worden?’ ‘Is er genoeg capaciteit om de verandering te ondersteunen?’.
Betrek medewerkers bij een digitale transformatie
Medewerkers betrekken bij digitale transformatie is essentieel voor succes. Door medewerkers vanuit verschillende disciplines vroegtijdig bij de transformatie te betrekken, zorg je ervoor dat de juiste informatie wordt opgehaald en dat medewerkers zich meer betrokken en gehoord voelen. Dit zorgt voor meer verantwoordelijkheid en draagvlak onder medewerkers.
Als wij klanten begeleiden starten we altijd met een intake met de directie. Gezamenlijk stellen we dan een projectgroep samen die een ideale doorsnede vormt van de organisatie. Zo’n 'kernteam' bestaat vaak uit de directie en medewerkers die kennishouders zijn van belangrijke processen in de organisatie. Onze visie hierbij is, ‘Een zo compact mogelijke groep met mandaat, maar nooit kleiner dan dat’. Deze groep brengt vervolgens samen de uitdagingen in kaart om tot een helder geprioriteerd stappenplan (roadmap) te komen. Deze roadmap geeft inzicht in de benodigde stappen op de korte en langere termijn en sluit aan op de visie en bedrijfsdoelstellingen.
Doordat medewerkers uit de verschillende delen van de organisatie zijn betrokken bij het opstellen van de roadmap, is er een compleet beeld ontstaan van de mogelijke uitdagingen, risico’s, oplossingen, investeringen en uit te voeren stappen. Erg belangrijk om de roadmap periodiek met het hele team te evalueren om de voortgang te monitoren en waar nodig bij te sturen.
Communicatie is cruciaal
Wij ervaren dat bij een transformatie continue communicatie van groot belang is. En niet alleen vanuit de directie maar juist ook vanuit het 'team'. Zoals gesteld is het ideale team een doorsnede van de organisatie waarin zeker niet alleen ICT vertegenwoordigd is. Leden uit het team hebben vaak al communicatielijnen met collega’s en afdelingen, waarin de verandering op een natuurlijke manier in meegenomen kan worden. Vertrouwde overleggen vormen voor mederwerkers vaak een veilige omgeving om te luisteren en spreken. Dit is erg belangrijk, omdat zonder communicatie er aannames gedaan gaan worden en er angst kan ontstaan.
Stel de benodigde middelen beschikbaar
Ondersteun het team met de middelen die nodig zijn, zoals budget, tijd en plaats. Een aannemer die een huis moet bouwen zonder materieel en medewerkers, krijgt het huis ook niet van de grond. Daarom is het van belang om de juiste middelen beschikbaar te stellen aan medewerkers. En niet alleen aan het kernteam, maar zorg dat de rest van de organisatie ook de middelen krijgt, zoals tijd. Dit zorgt bij de medewerkers voor het gevoel dat hun betrokkenheid en inbreng wordt gewaardeerd en belangrijk is.
Structurele borging
Mensen hebben de neiging om terug te vallen in oude gewoonten. Daarom is het belangrijk om de verandering over langere periode te borgen. Wij hebben de ervaring dat menselijke verandering continue energie en aandacht nodig heeft. Dit doen wij door met het team successen op zowel korte als lange termijn te leveren. Korte termijn successen zorgen voor het behouden van focus en draagvlak. En de lange termijn successen zorgen voor de structurele borging.
De roadmap
Medewerkers meenemen in een digitale transformatie is van cruciaal belang voor een succesvolle overgang naar een moderne digitale organisatie. Bij onze strategische workshops met de directie en vertegenwoordigers uit de organisatie bepalen we gezamenlijk de transformatie strategie en prioriteit, waarbij we ook vertegenwoordigers uit alle geledingen van de organisatie betrekken. Hierbij creëren we een klimaat waarin iedereen zich veilig en gehoord voelt.
Tijdens deze workshops inventariseren we samen met het team belangrijke informatie uit de organisatie, zoals techniek, werkproces, medewerkers en cultuur. Dit doen we door digitale enquêtes, interviews met directie en medewerkers, en een floorwalk op locatie om praktijk inzichten te verkrijgen. Het uiteindelijke resultaat is een realistische en gedragen roadmap met heldere doelen en stappen. De roadmap vormt de start van het meenemen van medewerkers in de digitale transformatie naar een moderne organisatie.
De transformatie
Ook bij de uitvoering van de roadmap hebben wij continue aandacht voor de 4 focusgebieden; cultuur, medewerkers, processen en techniek. De digitale transformatie behelst namelijk meer dan alleen de implementatie van een technische oplossing, zoals de adoptie van de techniek en het aanpassen van werkprocessen. Hierbij rekening houdend met de cultuur van het bedrijf en het verandervermogen van de medewerkers. Door continue te blijven investeren in deze vier aandachtsgebieden, wordt de transformatie duurzaam geïmplementeerd en gedragen en kunnen de gewenste resultaten worden behaald.
Ook transformeren naar een moderne digitale organisatie?
Een transformatie naar een moderne digitale organisatie doorvoeren is dus niet eenvoudig en behoeft de juiste aanpak en focus om tot het gewenste resultaat te komen. Niet alleen op gebied van techniek maar ook op proces, cultuur en medewerkers. Wij hebben diverse organisaties geholpen met een team van specialisten en ruime ervaring opgebouwd om deze transformaties tot een succesvol einde te brengen.
Ben je nieuwsgierig geworden en wil je meer informatie? Laat je hier je gegevens achter en wij nemen contact met je op!
Rene Schenkel
Roderick Schoon
" width="20" height="20">
