Digitaal samenwerken, welke app gebruik ik voor wat?

Microsoft 365 kent een aantal prachtige applicaties voor digitaal samenwerken. Ideaal, in een tijd waarin bij elkaar zijn lastig is. Maar soms zie je door de bomen het bos niet meer. OneDrive, SharePoint, Teams, wat gebruik je eigenlijk wanneer? Een kleine handreiking.

Overlap

Als je kijkt naar applicaties binnen Microsoft 365 zien we nogal eens wat overlap qua functionaliteiten. Zeker als je kijkt naar OneDrive, SharePoint en Teams. In alle drie kun je documenten opslaan en in alle drie zitten functionaliteiten om samen te werken. Als je daar geen duidelijke afspraken en richtlijnen over vastlegt, kan dat ertoe leiden dat je medewerkers hun documenten moeilijk kunnen terugvinden of niet op de meest efficiënte manier hun documenten met collega’s delen.

Tools voor digitaal samenwerken

Toch kent elke applicatie zijn specifieke toepassing, en die is met name afhankelijk van de context waarin je samenwerkt. Daarbij kun je uitgaan van de volgende algemene stelregels.

OneDrive for Business:

OneDrive is een persoonlijke omgeving waar je als gebruiker aan je eigen persoonlijke documenten werkt. Deze bestanden zijn altijd en overal toegankelijk, via elk device. Wil je een document delen met anderen, dan is daar de mogelijkheid voor. Het uitgangspunt van OneDrive is echter dat de documenten privé zijn, tenzij de gebruiker ze besluit te delen met een specifieke persoon.

SharePoint-sites:

Met SharePoint kunnen sites worden gecreëerd voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Binnen SharePoint kunnen gebruikers samenwerken aan documenten binnen een team, project of afdeling. SharePoint biedt ook uitgebreide mogelijkheden om de layout aan te passen of processen te automatiseren met Power Apps en Power Automate. Met SharePoint zorg je ervoor dat je documenten veilig opgeslagen zijn, maar  makkelijk vindbaar en altijd en overal toegankelijk.

Microsoft Teams:

Teams brengt verschillende communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden samen, zoals videobellen, documentopslag en chat. Bovendien kun je in Teams ook eenvoudig allerlei andere applicaties toevoegen die handig zijn binnen de context van een groep. Denk daarbij aan applicaties zoals Microsoft Planner, Power Apps, OneNote, Forms of Azure DevOps.

Duidelijke afspraken en richtlijnen voorkomen chaos en onveiligheid

Hanteer je deze richtlijnen niet, kan er een chaotische situatie ontstaan. De context waarin wordt samengewerkt bepalend is voor de keuze van de tooling. Daarbij is het verstandig de volgende algemene stelregels te hanteren:

·        OneDrive for Business: Voor de opslag van documenten waarin een gebruiker individueel werkt, maar wel met de mogelijkheid deze te delen met anderen.

·        SharePoint-sites: Dé plek waar verschillende manieren van samenwerken samenkomen. Hier wordt gewerkt aan documenten binnen een team, project of afdeling.

·        Microsoft Teams: Hier komen de voordelen van SharePoint-sites en diverse communicatiemogelijkheden samen en bestaat de mogelijkheid functionaliteiten van andere producten toe te voegen.

In behapbare stappen naar een moderne cloud werkplek

Slim digitaal samenwerken is een belangrijk aspect van een moderne werkplek. Een ideaalplaatje waar je in behapbare stappen naartoe kunt werken. Wij kijken altijd naar de context waarin jouw organisatie zich bevindt, naar de prioriteiten en naar de onderlinge afhankelijkheden van de oplossingen die je in huis hebt.

Ben je benieuwd naar de meest optimale manier van samenwerken binnen jouw organisatie waarbij structuur en veiligheid voorop staat? In een op maat gemaakt adoptietraject nemen we je stapsgewijs mee naar een passend beleid. Werk je al langer met de samenwerkingstools van Microsoft 365 en denk je dat het beter kan? We kijken ook met terugwerkende kracht graag met je mee. Wil je eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand formulier.

Wil je eerst meer weten? Bekijk dan ons webinar Digitaal samenwerken met Teams, SharePoint en OneDrive on-demand.