Waarom multitasken niet werkt

Scrum masters en agile coaches vertellen organisaties en teams keer op keer dat multitasken niet werkt. Agile werken gaat namelijk om effectiviteit (de waarde, die je oplevert) en het gaat niet om zoveel mogelijk uren ‘lekker bezig’ zijn. En dat gebeurt met multitasken; je bent constant aan het concentreren op wat anders en om in die concentratie te komen, heb je tijd nodig. Dit wordt vaak aangeduid met ‘context switching’. Allemaal waarschijnlijk waar, maar in veel gevallen is dit secundaire wijsheid; we hebben het eens gehoord of gelezen. Of we hebben ooit een opmerking gemaakt bij een team en daar bleek de opmerking te blijven hangen, waardoor het team vond dat het prettiger werkte.

Ervaring met multitasken

Deze secundaire wijsheid gold voor mij tot op zekere hoogte ook voor een lange tijd. Ik had een beperkte scope met werk, namelijk binnen één organisatie twee teams, en als er iets bij kwam kon ik dat makkelijk inplannen op een rustiger moment. Dus één opdracht of project en een paar kleine klusjes ernaast, zoals een blog schrijven of een presentatie voorbereiden.

Vorige week brandde ineens ergens een lichtje; ik heb op dit moment twee projecten, waarin ik het proces begeleid. Daarnaast zit ik in die projecten in een meer hands-on rol. Ik moet dus ook de diepte in van de materie om te zorgen dat daar ook voortgang geboekt wordt. Buiten mijn standaard projecten werd mij gevraagd of ik mee wilden helpen met verschillende activiteiten zoals:

• Een brainstorm sessie organiseren en uitvoeren.
• Het voorbereiden van een training, een webinar  en een klantbezoek.

Eerlijk is eerlijk; ik vind het allemaal leuk om te doen, dus ik zeg eigenlijk overal wel ‘ja’ op.

Issue van multitasken

In mijn geval was het grootste probleem, dat alles belangrijk was en haast had (bij wie niet, toch?) en dat de verschillende taken verschillende tempo’s hadden. Ik zat het ene moment te brainstormen over een webinar en het volgende moment diep in de data van een ander project. Alle taken, die op mijn bordje lagen, waren ook niet direct af. De doorlooptijd was dus een stuk langer dan alleen de taak. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik kan al die verschillende taken niet los laten, zolang ze niet af zijn, dus alles draaide nog steeds door in mijn hoofd.

Oplossing voor multitasken

Hoe heb ik het opgelost? Deels heb ik dat niet gedaan. Ik ben wel gaan kijken wat echt het belangrijkste was en heb de ‘deadlines’ van de activiteiten op volgorde van datum gezet, zodat ik in ieder geval voor mijzelf een prioriteitstelling kon maken. Op het moment dat de eerste ‘deadlines’ (lees: een evenement was gedaan) voorbij waren en er geen nieuwe taken bij kwamen, werd het een stuk makkelijker. Zodoende werd de stapel aan verschillende werkzaamheden weer wat overzichtelijker.

Het andere deel is dus organisch opgelost; ik moest er wel mee stoppen, het was niet meer nodig.

Tips

Ik heb hier wel een aantal tips uit gehaald die ik zelf ga toepassen en die voor jou ook handig zijn:

1. Gebruik een timebox om je echt te kunnen concentreren op één taak. Plan het desnoods in je agenda om niet gestoord te worden. Ook de Pomodoro techniek is hier een goede hulp in.
2. Zeg eens ‘nee’ of in ieder geval ‘nu nog niet’. Veelal moet iets gelijk klaar zijn, maar laat een slechte planning van anderen niet een probleem voor jou worden.
3. Probeer niet te veel verschillende taken op een dag te doen als er een groot verschil in tempo zit. Denk eens aan het tempo verschil van het schrijven van een blog tegenover een status meeting van een project. Als je taken kan doen die ongeveer hetzelfde tempo hebben, is het makkelijker over te schakelen naar de volgende taak.
4. Vraag je eens af of jij echt wel de enige bent, die al deze taken moet doen. Als de rest het rustiger heeft, kan dat een signaal zijn dat iets niet goed zit. En als iedereen het altijd erg druk heeft, is dat ook een signaal.

Ik kan niet beloven dat ik mijn eigen tips ga opvolgen. Daar ken ik mijzelf te goed voor, maar ik beloof wel dat ik deze ervaring mee kan nemen in de volgende gesprekken die ik met teams en individuen heb over multitasken.

Alex Roos, DevOps Consultant