DevOpsVergaderen en samenwerken in crisistijden

Vergaderen en samenwerken in crisistijden, kan dat agile?

Crisis? Welke bedoel je? De laatste jaren lijken we van de ene naar de andere crisis te gaan. Hebben we een recessie gehad, en zijn we druk met herstellen van de economie, breekt er een pandemie uit. Hierdoor zijn de huizenprijzen enorm toegenomen en gaat onze koopkracht achteruit door de hoge inflatie.

In de tussentijd proberen wij allemaal ons werk te doen alsof er niets aan de hand is? Nou ja, we weten het allemaal wel, en we zien natuurlijk het nieuws en worden overspoeld door alle informatie die ons toegeworpen wordt. Maar als we eerlijk zijn, hebben we er tot nu toe in de IT veel minder last van gehad dan andere sectoren en branches. Dat wil zeggen: we zijn gewoon doorgegaan, toch?

Agile

Agile is wel het woord wat bij mij op komt. We zijn in onze sector en de IT in staat geweest heel snel aan te passen aan de veranderende omgeving en regelgeving. Zo zijn we razendsnel overgestapt op thuiswerken, en is dat ook onderdeel van het nieuwe normaal geworden. Tegelijkertijd zijn we ook wat voorzichtiger geworden en hechten we meer waarde aan wat we hebben, onze positie, klanten en opdrachten. Ook uit een soort onzekerheid denk ik. “Geen oude schoenen weggooien voordat je nieuwe hebt”, “Roeien met de riemen die we hebben” zijn uitspraken en gevoel die de laatste tijd vaak worden gezegd. Logisch ook wel, want in het algemeen zijn we risico mijdend, kijk maar naar de reacties op economische recessies. We passen ons dus minder snel aan wat dus niet past bij agile.

Wat ook agile is, is dat we nog meer thuiswerken Vergaderingen zijn veel online, en we zien elkaar minder fysiek. In onze sector waren we dit al een beetje gewend, maar we zijn hier wel beter in geworden. Aanpassen aan een nieuwe stijl en vorm van vergaderen.

Hybride vergaderen

Is het dan allemaal zo mooi? Nee natuurlijk niet. Er zijn nog genoeg issues en we stoeien nog met verschillende aspecten, maar we zijn ons aan het aanpassen, we verzamelen feedback en bekijken hoe het anders en beter kan. Zo proberen we een goede middenweg te vinden in het hybride werken; een aantal dagen thuis en een aantal dagen op kantoor. Meetings vinden ook hybride plaats:

  • Sommigen nemen deel via internet en de computer vanuit huis.
  • Anderen zitten op kantoor naast collega's waarvan er een aantal in diezelfde meeting online deelnemen.
  • Of collega's gaan met meer mensen achter een laptop zitten om deel te nemen in diezelfde vergadering.

Hierdoor kunnen collega's elkaar moeilijker verstaan door achtergrondgeluiden en interactie is lastig.

Mijn advies hierin? Iedereen doet hetzelfde, of iedereen zit thuis (of in ieder geval individueel) achter zijn computer en neemt dus digitaal deel aan vergaderingen, of iedereen komt fysiek bij elkaar in de bekende vergaderruimte.

Je hoort wel eens mensen roepen dat fysiek vergaderen beter is, maar ik wil hier toch enige nuance in aanbrengen. Voortgangsvergaderingen, en bijvoorbeeld stand ups, kunnen prima online. Hierin kan iedereen aan het woord komen om zijn zegje te doen. Zeker als je afspreekt dat als een spreker klaar is hij of zij de volgende aanwijst. Dat houdt de voortgang er in en op deze manier kun je snel dingen “aftikken”. Fysieke vergaderingen zijn noodzakelijk voor creatievere processen of andere gesprekken waar afstemming en meningsvorming nodig is en waar ook non-verbaal gedrag van belang is. Agile of niet? In ieder geval leren we hoe het gaat, en proberen we te verbeteren.

Wat op zich wel lekker werkt, en je ook niet uit de weg moet gaan, is het samenwerken vanachter je thuiswerkplek. Waar je voorheen naast een collega zat op kantoor, kun je dat nu prima vanuit huis en online doen. In het begin kan dit wat onwennig zijn, maar als je het vaker doet, gaat het normaler worden om gewoon samen ergens aan te werken. Zie het als de volgende versie van Extreme Programming, en dus ook wel agile.

Wees je bewust van welke vorm van vergaderen en hybride samenwerken je kiest en waarom. En  belangrijker: ook hierin kun je agile zijn en aanpassen waar nodig. Ieder individu en ieder team heeft andere voorkeuren en dynamiek. En uiteraard kunnen er factoren zijn en veranderingen, waardoor je ook het vergaderen weer moet aanpassen. Het klinkt zo simpel, maar we blijven bijvoorbeeld vaak vasthouden aan reeksen van vergaderingen die al ingepland zijn, terwijl we al lang weten dat het bijvoorbeeld op een andere manier of frequentie beter gaat. Dus af en toe  momenten inplannen om te kijken en te bespreken hoe het gaat is verstandig.

Fabian Biesheuvel, DevOps Consultant

  • DevOps-program-banner