ReferentiesDelta-NLandelijk Consortium Hulpmiddelen

Een ICT-afdeling die gewoon wérkt

Toen de omvang van de Coronacrisis begin maart langzaamaan bekend werd, bleek er net als in Italië eerder al het geval was, ook in Nederland een nijpend tekort te ontstaan aan persoonlijke beschermingsmiddelen en medische hulpmiddelen. Daarom werd het Landelijk Consortium Hulpmiddelen binnen enkele dagen uit de grond gestampt en zorgden honderden professionals uit allerlei sectoren in nauwe samenwerking dat het probleem onder controle was. Delta-N heeft als een van de ICT-partners zijn bijdrage mogen leveren.

Cruciale rol voor ICT

Mark Frequin, Project-Directeur-Generaal LCHMark Frequin, destijds directeur-generaal LCH: “ICT speelde een grote rol, eigenlijk al vanaf dag één. Wij moesten heel snel een prognosemodel maken omtrent de behoefte aan medische hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen. Wat was de vraag, bij wie zit die vraag en hoe groot is de vraag? Goede informatievoorziening is cruciaal in een crisisorganisatie en Delta-N is daar goed op ingesprongen. Om bestellingen te kunnen doen, is een portal gebouwd waarop alle zorginstellingen zijn aangesloten.”

 


In een crisistijd heb je een club nodig die flexibel is,
snel kan inspringen, die vanuit een ‘don't take no for an answer’
mentaliteit werkt - en dat is Delta-N.


 

Roderick Schoon, Delivery Manager bij Delta-N: “Waar we normaal gesproken bestaande organisaties ondersteunen, was LCH zich nog aan het vormen. We begonnen met tien a vijftien medewerkers, maar dat schoot heel snel omhoog naar meer dan honderd. Doordat iedereen met notebooks en accounts van hun eigen werkgever binnenkwam, was de diversiteit in ict-middelen enorm. Aan ons de taak om op basis van Microsoft 365 en Teams super snel een omgeving op te zetten om veilig te kunnen samenwerken.

Magazijn met hulpmiddelen - LCHEen van de belangrijkste middelen om het consortium snel op stoom te helpen, was adoptie. Adoptie zorgt ervoor dat mensen hun taken en processen met de tools op de juiste manier kunnen doen. “Tijdens het traject leerden we de processen steeds beter kennen en zo konden we de gebruikers goed adviseren over de mogelijkheden van het platform. Bovendien konden we - door eerst te kijken naar het proces - goede beslissingen nemen over hoe en wat er geautomatiseerd kon worden en waar winst behaald kon worden.”

In no-time up-en-running

Hulpmiddelen - LCHRob van der Kolk, in het dagelijks leven Directeur Hartcentrum Amsterdam UMC: “Normaal gesproken gaan er maanden overheen om bijvoorbeeld een Microsoft Teams omgeving in te richten en op te leveren, maar Delta-N had het in no-time volledig up-en-running op een veilige manier, met een goede archivering en back-up. In een crisistijd heb je een club nodig die flexibel is, snel kan inspringen, die ‘don't take no for an answer’ - en dat is Delta-N. Zij pasten gewoon in het plaatje. Wat zij allemaal gebouwd hebben in zo’n korte tijd, dat is gewoon onwaarschijnlijk. We komen allemaal uit bedrijven of instellingen die tien keer groter zijn en een van de medewerkers hier noemde het Delta-N team “een ICT-afdeling die gewoon wérkt”.

Doorlooptijd minimaliseren

Willem Spek, Senior Manager bij een grote Regeringsvlegtuig ingezetverzekeraar, werd ingeschakeld om structuur aan te brengen in de organisatie. “Ik ben direct begonnen met het opbouwen van processen en structuren en met het opbouwen van een wat permanentere bezetting. Belangrijk was dat mensen ook op afstand goed kunnen werken en workflows hebben. Om de doorlooptijd te minimaliseren, kwam Delta-N met het voorstel om workflows te ontwikkelen met Power Automate in combinatie met Microsoft Teams en SharePoint. Alle autorisatiestappen gingen in het begin op papier, soms aangevuld met een e-mailtje en dat wilden we zo snel mogelijk automatiseren. Delta-N heeft toen van die handmatige stroom met mappen een geautomatiseerde workflow gemaakt, waarbij iedere keer geautomatiseerd een documentje in de volgende fase van het proces gebracht werd, nadat iemand digitaal zijn akkoord gegeven had. Delta-N dacht sowieso altijd proactief mee, ze waren enorm ondernemend en goed in staat om onze vereisten te vertalen in IT-oplossingen.”

 


Alle autorisatiestappen gingen in het begin op papier, Delta-N heeft toen van die
handmatige stroom met mappen een geautomatiseerde workflow gemaakt.


Indrukwekkende operatie dankzij samenwerking

Wij willen alle collega’s, partners en leveranciers bedanken voor de prettige samenwerking bij het opzetten van het Landelijk Consortium Hulpmiddelen. In het bijzonder Rob van der Kolk, Alex van der Putten, Arco Schenkel, Willem Spek, Linda Holst, VWS, FHI, Viqtor Davis, OneMed, Mediq, SkyTeam, Microsoft Nederland en al die anderen die hebben bijgedragen aan het LCH.

Uiteraard valt er nog veel meer te vertellen over deze enorme logistieke operatie. Kijk hier voor een uitgebreide versie van het artikel: Het Landelijk Consortium Hulpmiddelen, een prestatie van wereldformaat.

De personen die in bovenstaand artikel aan het woord komen waren betrokken bij het opzetten van het LCH, maar inmiddels niet meer in de genoemde rol actief.