Mammoet is een organisatie met wereldwijd 6.000 medewerkers die oplossingen biedt voor elke zware hijs- of transportuitdaging. Delta-N heeft Mammoet op diverse vlakken geholpen de ICT te moderniseren, naar de cloud te migreren en processen te automatiseren.

Processen automatiseren

Binnen Mammoet werd gebruik gemaakt van SharePoint 2010 in combinatie met workflows om interne processen te ondersteunen. Vanwege de End-of-Support van SharePoint 2010 was er de dringende behoefte om te migreren naar SharePoint Online. Wij hebben de omgeving gezamenlijk gemigreerd naar SharePoint Online als onderdeel van Office 365. Hiermee kwamen ook allerlei nieuwe tools beschikbaar, zoals Power Apps en Power Automate. De mogelijkheden hiervan sloten goed aan op de bestaande situatie, maar boden ook nieuwe mogelijkheden. Uiteindelijk zijn met Power Apps en Power Automate ruim 40 interne processen voor diverse afdelingen geautomatiseerd. Zoals de aanvragen van software, hardware of accounts bij IT, de registratie van klanten en leveranciers voor Finance en de aanvraagprocedures voor vrije dagen en reizen bij HR afdelingen.

John Helmink, Manager Business Applications & Digital Innovation: "De migratie naar SharePoint Online heeft ons veel meer opgeleverd dan alleen de overstap naar een nieuwe versie. Door de extra mogelijkheden binnen Office 365 hebben we op meerdere vlakken een verbeterslag kunnen maken. Zowel op technisch vlak als qua gebruikerservaring. Daarnaast heeft de standaardiseringsslag in combinatie met een open kennisoverdracht richting onze werknemers gezorgd voor een stabiele toekomstbestendige lange termijn oplossing. De uitvoering heeft de deskundigheid van Delta-N aangetoond en ons vertrouwen gegeven in hun praktische en pragmatische aanpak.”

Governance en beheer

Om ook op de langere termijn grip te houden op de nieuwe werkomgeving en er succesvol mee te kunnen blijven werken is het belangrijk om duidelijke regels en afspraken rond het gebruik op te stellen. Applicaties als Teams en SharePoint geven veel mogelijkheden, maar als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, kan dat het beheer bemoeilijken. Denk bijvoorbeeld aan vragen als, 'wie mag een Team aanmaken?', 'wie beheert de Teams?' en 'mag externen toegang gegeven worden?'.

Delta-N heeft Mammoet hierover geadviseerd en een governance plan opgesteld waarin alle afspraken zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld de benodigde instellingen in Office 365 inclusief de argumentatie voor de gemaakte keuzes. Verder zijn in deze documentatie stelregels benoemd met betrekking tot externe toegang, samenwerking en verantwoordelijkheden. Deze stelregels zorgen ervoor dat de documentatie snel kan worden aangepast bij het uitrollen van nieuwe mogelijkheden door Microsoft.

Integratie van bedrijven

In 2020 heeft Mammoet branchegenoot ALE overgenomen. Het organisatorisch samenvoegen van twee bedrijven heeft een flinke impact. Niet alleen op de mensen, de processen en de cultuur, maar uiteraard ook op IT. Zo moesten bijvoorbeeld alle bestanden van ALE op verantwoorde wijze toegevoegd worden aan de SharePoint Online omgeving bij Mammoet. Dit is gerealiseerd door het implementeren van een rechtenstructuur die aansluit bij de behoeften van voormalig ALE, maar ook voldeed aan de governance bij Mammoet. Er is een oplossing gerealiseerd die gezorgd heeft voor een soepele overstap, zowel vanuit technisch oogpunt als voor de medewerkers.

Sparringspartners

John Helmink: "De Delta-N’ers zijn allereerst sparringspartners die ook nee durven te zeggen. Daarmee is Delta-N voor ons een partner waarmee we samen kunnen zoeken naar wat past en mogelijk is. Vervolgens hebben zij de capaciteit en technische bagage om de bedachte oplossingen ook te realiseren.”

"We zijn zeker te spreken over de samenwerking met Delta-N. Ze leveren niet alleen technische oplossingen, maar zorgen ook dat deze optimaal aansluiten bij onze organisatie." 

- John Helmink - Manager Business Applications & Digital Innovation -

“Dit meedenken wordt vergemakkelijkt door de korte lijntjes; zijn er vragen, verbeterpunten of is er snel hulp nodig, dan staat Delta-N altijd paraat. Anderzijds was dit mettertijd steeds minder nodig. Door de open houding in kennisdeling vanuit Delta-N kon Mammoet nog zelfvoorzienender worden.”