ReferentiesCloud SolutionsHet RKD werkt op wolken

Werken op wolken

Het RKDHet RKD wilde toe naar een moderne manier van werken. Niet alleen door moderne tools te gaan gebruiken, maar ook door de medewerkers te ontwikkelen in het gebruik hiervan en ze in staat te stellen overal te werken.

Tevens wilde het RKD af van de last van het beheer van de interne IT-omgeving en bij voorkeur ook de CO2 uitstoot verminderen. Met de stap naar de Cloud heeft het RKD een aantal vliegen in één klap geslagen.

Projectleider Geeta Surajbali vertelt over de aanleiding, het resultaat en de samenwerking met Delta-N.

Werken op wolken

Het RKD-Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis is het kennis- en documentatiecentrum voor Nederlandse kunst. Het RKD heeft als taak om kunsthistorische materialen te beheren, behouden, onderzoeken en te ontsluiten voor musea, wetenschap en publiek. Zowel fysiek als digitaal. Hoewel de dienstverlening dus deels al digitaal verliep, werd er nog weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheden van moderne Cloud technologie.

Het RKD is het project ‘Werken op Wolken’ om diverse redenen gestart. Eén daarvan was dat ze toe wilden naar een moderne manier van werken. Een werkwijze waarbij de medewerkers niet aan kantoor gebonden zijn om hun werk te doen. Doel was om dit te realiseren door een digitale werkplek in te richten op basis van Microsoft 365 en alle medewerkers te voorzien van een laptop. Gelijktijdig wilden ze de medewerkers ontwikkelen naar een hoger kennisniveau, waardoor ze de mogelijkheden hiervan optimaal zouden kunnen benutten.

Daarnaast wilde het RKD af van de last van het beheer van de lokale IT-omgeving. Die omgeving bracht beperkingen met zich mee en het onderhoud was tijdrovend en duur. Ook de beveiliging ervan was een zorg. Door dat mee te nemen bij de inrichting van de Cloud-omgeving is dat nu beter geregeld en beter te onderhouden.

 


“We zijn heel blij met het behaalde resultaat en klaar voor de volgende stap. De nieuwe manier van werken moet gaan voelen als de normale manier van werken.”

- Geeta Surajbali
Service Manager, Afdeling Digitaal Informatie Management -


Vertrouwde sfeer

Geeta Surajbali, Service Manager: “De beschikking hebben over een moderne IT-omgeving is nog wat anders dan op een moderne manier werken. Zo hadden de medewerkers bijvoorbeeld wel al de beschikking over Teams, maar werd dat alleen gebruikt voor videobellen. Het was daarom heel belangrijk om de medewerkers mee te nemen in de nieuwe manier van werken en ze hier goed in te begeleiden.

Hier voorzag ik ook de grootste uitdaging. Onze medewerkers hadden gemiddeld genomen nog weinig ervaring met moderne tools. Als je daar dan ineens op moet overstappen, kun je daar heel onzeker van worden. Delta-N heeft ons hier echter fantastisch in meegenomen. Ze hebben een uitgebreid adoptietraject verzorgd met intakes met diverse gebruikersgroepen, trainingen en floorwalks. Door goed te luisteren, en soms met heel veel geduld, zijn alle medewerkers meegenomen naar de nieuwe manier van werken. Een persoonlijke aanpak waarbij medewerkers waarvoor de stap het grootst was, extra begeleiding hebben gekregen.

Door de prettige en informele manier waarop dit gebeurde voelde de aanwezigheid van Delta-N’ers op de werkvloer heel vertrouwd en was er voor onze medewerkers een lage drempel om ze aan te spreken.

Projectmatig werken

De nieuwe manier van werken is ook een meer projectmatige manier van werken. Microsoft Teams is ingericht om hier optimaal bij te ondersteunen. Alle informatie met betrekking tot een project, zoals de bestanden en de planning, staat nu handig bij elkaar en is overal toegankelijk. Doordat de medewerkers ervaren hoe makkelijk dit werkt en hoe eenvoudig je informatie met elkaar deelt, zijn ze snel de meerwaarde gaan inzien. Dankzij enkele pioniers die ermee gestart zijn, is ook chat nu een vast onderdeel van het werk geworden.

Een belangrijk onderdeel van de implementatie van een moderne werkplek is governance, oftewel het vooraf opstellen en vastleggen van duidelijke regels en afspraken rond het gebruik. Dit is belangrijk om tot een veilige en weloverwogen inrichting te komen en als verantwoording voor de gemaakte keuzes.

Geeta: “Dit is iets waar we zelf vooraf niet heel goed over nagedacht hadden en waar we ook weinig kennis van hadden. Gedurende het traject werd steeds duidelijker waarom dit belangrijk is. Heel fijn dat we hier door Delta-N zo supergoed in meegenomen zijn.”

Geeta Surajbali Service Manager RKD

Partnership

Geeta: “Ik heb de samenwerking met de medewerkers van Delta-N als zeer positief ervaren. Als projectleider heb ik meerdere van dit soort trajecten meegemaakt en ik had me ingesteld op een intensieve periode met lange dagen. Delta-N heeft ons echter enorm ontzorgd. Er waren heldere afspraken en het was heel duidelijk wat er van ons verwacht werd. Als er aan onze kant iets niet helemaal volgens planning ging, bijvoorbeeld een gebruiker die extra aandacht nodig had, werd dat door Delta-N niet bij ons teruggelegd maar gewoon opgelost.

De open communicatie zorgde voor een prettige samenwerking. Het voelde echt als een partnership waarin we de dingen samen deden en elkaar versterkten. Doordat Delta-N ook open stond voor onze input, hebben we denk ik beiden van dit traject kunnen leren.”

Resultaat

Het resultaat van dit traject is dat er binnen het RKD nu op een moderne manier gewerkt wordt, waarbij medewerkers altijd en overal hun werk kunnen doen. Tegelijkertijd hebben de medewerkers zich kunnen ontwikkelen in het gebruik van moderne hulpmiddelen. Hierdoor ligt het algemene kennisniveau met betrekking tot het gebruik van IT inmiddels een stuk hoger.

Tevens is het RKD grotendeels verlost van de zorgen om het beheer en de beveiliging van de interne IT omgeving. Daarnaast heeft Delta-N geadviseerd bij het opstellen van een informatie beveiligingsbeleid dat er nog niet was.

 


“Als kleine organisatie is het moeilijk om altijd de juiste expertise in huis te hebben. Delta-N is ons baken in de woelige baren van digitale lekken en gevaren. Samen worden de bedreigingen onderkend en nemen wij passende maatregelen.”

- Reinier van 't Zelfde, CISO -


 

Er staat nu een omgeving die het RKD zelfstandig kan beheren doordat Delta-N een supportportaal heeft ingericht en een servicedeskmedewerker en een Azure Architect heeft opgeleid. Respectievelijk voor het opvangen van gebruikersvragen en het beheer van de Azure omgeving.

Geeta: “We zijn heel blij met het behaalde resultaat en klaar voor de volgende stap. De nieuwe manier van werken moet gaan voelen als de normale manier van werken. Vervolgens zijn er nog diverse vervolgstappen die we samen willen gaan zetten, zoals telefonie via Teams, verder professionaliseren van het documentbeheer en op kantoor volledig via wifi gaan werken. Daarnaast hebben we nog applicaties on-premises staan die we ook naar Azure willen verplaatsen.

Kortom, we hebben een fantastische stap gezet en zijn klaar voor de volgende.”

Wij hebben inmiddels diverse musea geholpen om te digitaliseren en de stap naar een moderne werkwijze te maken. Bijvoorbeeld Het Scheepvaartmuseum, Museum Volkenkunde en de Koninklijke Bibliotheek. Wil je een keer vrijblijvend van gedachten wisselen over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op of maak een afspraak met een van onze Account Managers.

  • Heiko Wijtenburg

    Heiko Wijtenburg

    Account Manager
    Plan een meeting
  • Project: Werken op wolken
    Organisatie: Het RKD
    Branche: Musea
    Producten/diensten: Implementatie moderne werkplek, Microsoft Teams, Support, Analyse informatieveiligheid, Training & adoptie