Vertrouwde sfeer

Geeta Surajbali, Service Manager: “De beschikking hebben over een moderne IT-omgeving is nog wat anders dan op een moderne manier werken. Zo hadden de medewerkers bijvoorbeeld wel al de beschikking over Teams, maar werd dat alleen gebruikt voor videobellen. Het was daarom heel belangrijk om de medewerkers mee te nemen in de nieuwe manier van werken en ze hier goed in te begeleiden.

Hier voorzag ik ook de grootste uitdaging. Onze medewerkers hadden gemiddeld genomen nog weinig ervaring met moderne tools. Als je daar dan ineens op moet overstappen, kun je daar heel onzeker van worden. Delta-N heeft ons hier echter fantastisch in meegenomen. Ze hebben een uitgebreid adoptietraject verzorgd met intakes met diverse gebruikersgroepen, trainingen en floorwalks. Door goed te luisteren, en soms met heel veel geduld, zijn alle medewerkers meegenomen naar de nieuwe manier van werken. Een persoonlijke aanpak waarbij medewerkers waarvoor de stap het grootst was, extra begeleiding hebben gekregen.

Door de prettige en informele manier waarop dit gebeurde voelde de aanwezigheid van Delta-N’ers op de werkvloer heel vertrouwd en was er voor onze medewerkers een lage drempel om ze aan te spreken.

Projectmatig werken

De nieuwe manier van werken is ook een meer projectmatige manier van werken. Microsoft Teams is ingericht om hier optimaal bij te ondersteunen. Alle informatie met betrekking tot een project, zoals de bestanden en de planning, staat nu handig bij elkaar en is overal toegankelijk. Doordat de medewerkers ervaren hoe makkelijk dit werkt en hoe eenvoudig je informatie met elkaar deelt, zijn ze snel de meerwaarde gaan inzien. Dankzij enkele pioniers die ermee gestart zijn, is ook chat nu een vast onderdeel van het werk geworden.

Een belangrijk onderdeel van de implementatie van een moderne werkplek is governance, oftewel het vooraf opstellen en vastleggen van duidelijke regels en afspraken rond het gebruik. Dit is belangrijk om tot een veilige en weloverwogen inrichting te komen en als verantwoording voor de gemaakte keuzes.

Geeta: “Dit is iets waar we zelf vooraf niet heel goed over nagedacht hadden en waar we ook weinig kennis van hadden. Gedurende het traject werd steeds duidelijker waarom dit belangrijk is. Heel fijn dat we hier door Delta-N zo supergoed in meegenomen zijn.”

Partnership

Geeta: “Ik heb de samenwerking met de medewerkers van Delta-N als zeer positief ervaren. Als projectleider heb ik meerdere van dit soort trajecten meegemaakt en ik had me ingesteld op een intensieve periode met lange dagen. Delta-N heeft ons echter enorm ontzorgd. Er waren heldere afspraken en het was heel duidelijk wat er van ons verwacht werd. Als er aan onze kant iets niet helemaal volgens planning ging, bijvoorbeeld een gebruiker die extra aandacht nodig had, werd dat door Delta-N niet bij ons teruggelegd maar gewoon opgelost.

De open communicatie zorgde voor een prettige samenwerking. Het voelde echt als een partnership waarin we de dingen samen deden en elkaar versterkten. Doordat Delta-N ook open stond voor onze input, hebben we denk ik beiden van dit traject kunnen leren.”

Resultaat

Het resultaat van dit traject is dat er binnen het RKD nu op een moderne manier gewerkt wordt, waarbij medewerkers altijd en overal hun werk kunnen doen. Tegelijkertijd hebben de medewerkers zich kunnen ontwikkelen in het gebruik van moderne hulpmiddelen. Hierdoor ligt het algemene kennisniveau met betrekking tot het gebruik van IT inmiddels een stuk hoger.

Tevens is het RKD grotendeels verlost van de zorgen om het beheer en de beveiliging van de interne IT omgeving. Daarnaast heeft Delta-N geadviseerd bij het opstellen van een informatie beveiligingsbeleid dat er nog niet was.