De rol van data in effectieve besluitvorming
Hoe zou jij reageren als doelen niet worden behaald, strategieën niet werken en beslissingen telkens uit de hoge hoed komen vallen?
Steeds snellere veranderingen, een overvloed aan data en problemen die telkens groter worden maken alles niet makkelijker. Herken jij deze situatie? Dan biedt dit blog een oplossing die jij straks ook kunt toepassen en heb je geleerd wat de rol is van data in effectieve besluitvorming. Kijk hier ons webinar over betere besluitvorming terug.
In dit blog schetsen wij een voorbeeld vanuit het perspectief van een strategisch adviseur die werkt bij het ministerie van Infrastructuur. Stel je daarbij voor dat er op snelwegen met de dag steeds langere files ontstaan tijdens de spits en dat de spits steeds langer duurt. Het zijn duidelijke problemen voor het ministerie, zonder enig perspectief op een oplossing. Het ministerie wil graag dat deze files verdwijnen, maar zou ook tevreden kunnen zijn met kortere files of kortere duur van de spits.
Een datastrategie opstellen
Om dergelijke complexe problemen op te lossen moet je gaan bedenken wat je wil meten. Daarbij komt de vraag hoe je de juiste informatie gaat halen uit de meetbare data, ook bekend als metrics. Hiervoor moet je eerst een datastrategie opstellen. Dit kan met behulp van KPI Boom model.
Het KPI Boom model bestaat uit vier lagen waarmee een probleem of doel kan worden opgedeeld in behapbare stukken. Het helpt om de connectie tussen metrics en een strategie te leggen.
KPI Boom opstellen bij fileproblemen
Voor het aankomende deel helpt het om te kijken naar de uitwerking van de KPI boom rondom het file probleem. Onze strategie begint bij de reden die wij verder willen uitwerken wat hier het file probleem is dat wij willen oplossen. Deze strategie kun je vervolgens onderverdelen in thema’s.
Thema’s zijn verschillende aanpakken die het probleem kunnen verhelpen. Zoals in dit geval het verkorten van hoelang de spits duurt, minder instroom op de snelweg, en het verhelpen van opstoppingen. Deze thema’s zijn oplossingsrichtingen die door middel van één of meerdere tactieken aangepakt kunnen worden.
Het thema het verkorten van de spitstijden kun je aanpakken met de tactiek spitsmomenten aanpassen. Of zoals bij het thema minder instroom op de weg zijn er zelfs twee tactieken die je kan toepassen. Bij de tactiek alternatieve reismethoden is vanzelfsprekend waar wij naar kijken, echter is het wel van belang om te bespreken welke afwegingen je maakt rondom alternatieve opties en dezelfde reistijd. Helemaal als tactiek meer uitleg nodig heeft zoals in het geval van preventieve infrastructuur moet de beschrijving duidelijk worden gemaakt. Zoals de uitleg dat deze tactiek helpt met het kijken naar stoplichten bij opritten en snelheidsbeperkingen.
Deze tactieken kunnen met het verzamelen en meten van metrics aangeven of de tactiek ook effect heeft op het thema en uiteindelijk de strategie. Zo is te zien dat bij de tactiek alternatieve reismethoden gekeken wordt naar de metrieken vertrek momenten rond tijd x en hoeveelheid mogelijke alternatieven. Waarbij deze metrieken zowel los als samen de waarde kunnen aantonen van de tactiek. Bij de metrieken kunnen allerlei data types worden gemeten. Van nominaal, ordinaal, tot interval en ratio.
Bijvoorbeeld bij de metriek effect beperking snelheid kan een rangschikking worden gemaakt van zeer effectief tot zeer ineffectief die wordt geturfd per spitsmoment.
Effectiviteit verhogen van deze strategie
Om de effectiviteit te verhogen van het KPI Boom model moet je inzoomen op de tactieken en haar dimensies waarde en complexiteit.
Waarde van tactieken
De intentie van een tactiek is dat het waarde toevoegt aan het thema en uiteindelijk de strategie. Zo kun je met de tactiek wegennet uitbreiden een positief effect hebben voor de oplossing van het fileprobleem. Deze tactiek kun je dan met de andere tactieken vergelijken en de prioriteit bepalen. Normaliter wordt dan de tactiek met de meeste toegevoegde waarde als eerst gekozen.
Complexiteit van tactieken
Het kan ook zijn dat sommige thema’s of tactieken veel waarde toevoegen, maar lastig te implementeren zijn vanwege de complexiteit. Complexiteit is een groep van beperkingen waarmee rekening gehouden moet worden om een tactiek te realiseren. Bijvoorbeeld geld, middelen, tijd en kwaliteit.
Binnen deze twee dimensies wordt de prioriteit van de tactieken bepaald met de meeste waarde toevoeging en de minste complexiteit. Daarna focus je nog steeds op tactieken die het meeste waarde toevoegen en werk je die af naar tactieken die complexer zijn.
Desondanks kan een organisatie kiezen voor het beginnen met een tactiek waarbij de waarde toevoeging het grootst is, zoals het wegennet uitbreiden, terwijl die complexer is dan andere tactieken met soortgelijke voordelen. Dan wordt het effect alleen op de lange termijn zichtbaar in tegenstelling tot tactieken die ook al op kortere termijn het probleem hadden kunnen verkleinen.
De meest waardevolle tactiek
Door een KPI Boom te gebruiken bij het oplossen van het fileprobleem is het mogelijk om verschillende tactieken op verschillende wegen toe te passen. Zo kan ook het effect van meerdere oplossingen tegelijkertijd worden gecontroleerd en gemeten. Zonder een vooronderzoek waarbij op meerdere wegen verschillende tactieken tegelijkertijd worden toegepast, is het lastig om te bepalen welke tactiek het vaakst geïmplementeerd moet worden.
Als één file is opgelost met de tactiek spitsmomenten aanpassen en een andere file met de oplossing preventieve infrastructuur, lijkt op het eerste oog de waarde toevoeging van spitsmomenten aanpassen vanzelfsprekend. Aannemelijk is dan dat de conclusie getrokken wordt dat beide tactieken het probleem verkleind hebben ten opzichte van de eerdere situatie.
Echter is dat te weinig informatie om te kunnen zien hoe effectief de tactieken waren. Doordat we de tactieken kunnen vergelijken is gebleken dat de tactiek spitsmomenten aanpassen vijftig procent beter is dan de andere tactiek. Dan is het natuurlijk verstandig om de tactiek van spitsmomenten aanpassen vaker toe te passen bij files over regionaal of landelijk niveau. Het is dus van belang om ook na de implementatie de effecten van de tactieken te blijven meten te opzichte van andere tactieken.
Wij kunnen je helpen met het opstellen van een strategie op het gebied van data & AI. In een samenwerkingstraject pakken we gezamenlijk, vanuit de business analyse de implementatie van een data- of AI-traject op. Nog niet (veel) bezig met data & AI? Met de Data & AI accelerator inventariseren we de mogelijkheden en ondervinden we samen wat de meest waardevolle initiatieven voor jouw organisatie kunnen zijn.
Door gebruik te maken van data in jouw organisatie kun je zorgen dat jouw probleem concreter op te lossen is en de effecten duidelijk meetbaar zijn.
Ben je geïnteresseerd in een verdiepingsslag over data in jouw bedrijfscultuur, kijk dan mijn webinar 'betere besluitvorming door data' van 6 december terug.
Wil je meer informatie over business en data-analyses, data-strategieën of de mogelijkheden van AI neem contact met ons op.
Rick van Wijk
Business Analyst
Data & AI Consultant
