In de Scrum Guide zijn na de laatste update vijf values opgenomen: Commitment, Focus, Openness, Respect en Courage. Het goed toepassen van deze waarden helpt een team beter te worden als team door het tot leven brengen van de Scrum pijlers Inspection, Adaption en Transparancy en de opbouw van vertrouwen binnen het team. In een serie van vijf blogs ga ik dieper in op de Scrum Values. In dit eerste blog behandel ik de scrum value Focus.

Focus

In de Scrum guide staat over focus het volgende:
“Everyone focuses on the work of the Sprint and the goals of the Scrum Team.” 
Met andere woorden: wat we afspreken in de Sprint planning is waar we ons in de sprint gaan houden en we houden ons aan de afspraken, die we samen gemaakt hebben.

Waarom staat focus in de Scrum guide als value?
Ik denk zelf, dat de reden is, dat veel teams in de transitie naar Scrum vast blijven zitten in oude gewoontes en dat mensen ooit geleerd hebben, dat multitasking een goede eigenschap is.
Steeds meer onderzoeken laten zien, dat het niet zo is en deze oefening geeft een mooi voorbeeld: https://www.psychologytoday.com/blog/creativity-without-borders/201405/the-myth-multitasking

Symptomen van gebrek aan focus

Een aantal symptomen van gebrek aan focus zal je herkennen en veel voorkomende symptomen zijn:
1. Iemand zit al lang bij een bedrijf en (bijna) iedereen kent diegene als de go-to guy of girl om hun problemen te laten oplossen. Deze persoon wordt dus ongemerkt veel gestoord tijdens zijn werk en kan zich dus niet goed concentreren op de taken, die wel gedaan moeten worden. Vaak wordt tijdens de Daily Scrum door deze persoon veel taakjes buiten de sprint genoemd (en veel andere taken worden verzwegen). Hij of zij moet dan goed beschermd worden voor zoveel mogelijk invloeden van buitenaf.

2. Een team heeft veel verschillende projectjes, en overal moet aandacht aan gegeven worden. Dit kan gebeuren in teams waar verschillende producten in gebouwd worden, of dat een product gebruik maakt van kleine hulp producten.
Je herkent dit symptoom aan de sprint backlog, waar de verschillende producten in staan.

3. Er wordt te veel gefocust op de verkeerde dingen. Deze lijkt op punt 1, maar dit is meer, als het hele team op de verkeerde zaken focust. Er zijn dagen, dat er niets gebeurt voor de sprint, maar allemaal zaken eromheen worden wel gedaan. Ook hier is het tijdens de Daily Scrum te merken, dat er niets over de sprint gezegd wordt en over het sprintgoal, maar alleen over randzaken gesproken worden.

4. Het team wordt geleid door de tools in plaats van het ingerichte proces.
Dit merk je vaak bij bedrijven, waar een tool is aangekocht om Scrum te begeleiden en het team wordt geleid en beperkt door de tool in plaats van het proces, die zij zelf zouden moeten kunnen aanpassen en de principes, die achter het proces zitten. Dit herken je doordat je vaak redenen hoort als “Maar dat laat de tool niet toe”

Hoe kun je die symptomen bestrijden?

Door onder andere deze symptomen wordt niet de maximale waarde voor een product gemaakt.
Hoe breng je dan meer focus in het team?
1. Zorg dat het team altijd bezig is om iets af te maken (op done krijgen)
Door te concentreren op constant dingen af te maken wordt er alleen nog aan dat specifieke onderwerp gewerkt. Benoem dit ook in de Daily Scrum. Hier geldt ook één van de Agile values: “Simplicity—the art of maximizing the amount of work not done—is essential.”

2. Zorg dat de product owner een roadmap heeft, die focus ondersteunt.
Een roadmap moet grote brokken functionaliteit (waarde voor de klant) bevatten, zodat het team weet, waar het aan werkt. Als je allemaal verschillende user stories zonder rode draad achter elkaar zet in de product backlog, dan wordt het team ook gedwongen om alle kanten op te gaan in hun sprints en heeft het geen beeld, waar men in het grote geheel mee bezig is.

3. Zorg dat een sprint een duidelijk doel heeft en refereer dat aan in de Daily Scrum, maar zorg ook, dat de sprint goal constant zichtbaar is voor het team.

4. Zorg dat duidelijk wordt, waar het team niet aan werkt. Als stakeholders weten, dat nog niet aan hun items gewerkt wordt, dan geeft dat een completer beeld, dan als je alleen aangeeft, waar het team wel aan werkt.
Dit is weer dicht tegen nummer 2 aan, waar je met een roadmap in ieder geval op grote lijnen aangeeft, wat je doet en dus wat men mag verwachten.

In transities naar Agile werken en soms ook in teams, waar al lang op een agile manier gewerkt wordt, sluipen oude manieren in de manier van werken, die de focus verminderen. Herken de symptomen en pak ze aan, voordat ze helemaal vast gaan zitten in het team.

Alex Roos
Agile coach/ Scrum master