Scholengroep Nieuw-Zuid bestaat uit vier scholen in het voortgezet onderwijs in Rotterdam-Zuid. Delta-N en Nieuw-Zuid werken al vele jaren samen aan de ICT-omgeving. Van infrastructuur en Office 365 tot Microsoft Teams, SharePoint en het automatiseren van processen. Zo is de digitale omgeving stap voor stap verder ontwikkeld.
Een digitale basis die meegroeit
In de loop van de samenwerking heeft Delta-N verschillende ICT-werkzaamheden voor Nieuw-Zuid uitgevoerd. Zo ondersteunde Delta-N bij de verhuizing van ICT naar nieuwbouwlocaties, de inrichting van het netwerk en wifi, de omzetting van mail naar Exchange en de uitrol van Office 365 voor leraren en leerlingen. Ook ondersteunde Delta-N bij het beheer van de ICT-omgeving.
Die basis maakte het mogelijk om steeds nieuwe stappen te zetten in digitaal samenwerken en informatie delen.
Versneld aan de slag met Microsoft Teams
Toen tijdens de coronacrisis leerlingen en leraren van de ene op de andere dag thuis kwamen te zitten, ontstond direct behoefte aan middelen voor onderwijs op afstand. Microsoft Teams was al beschikbaar, maar nog niet breed uitgerold.
De IT-afdeling van Nieuw-Zuid en Delta-N realiseerden die uitrol in recordtempo. Eerst werden voor de examenklassen handmatig Teams ingericht, zodat leerlingen en docenten de voorbereiding op de examens konden voortzetten. Daarna werd Teams geautomatiseerd uitgerold voor de overige klassen.
Door mentoren docenten en leerlingen te laten uitnodigen en slechts een beperkte groep rechten te geven om nieuwe Teams of kanalen aan te maken, werd wildgroei voorkomen.
Dankzij Teams, goede instructies en de bereidheid van docenten en leerlingen kon het onderwijs doorgaan.
Informatie centraal beschikbaar via SharePoint
Een volgende behoefte was het centraliseren van informatiestromen, zowel binnen de overkoepelende organisatie als binnen de afzonderlijke scholen. Ook wilde Nieuw-Zuid de hoeveelheid interne e-mail terugdringen en handmatige aanvraagprocessen sneller en minder foutgevoelig maken.
Delta-N zette hiervoor een centraal portaal op basis van SharePoint Online op. Dit portaal biedt medewerkers één startpunt voor de werkdag, met toegang tot de apps en informatie die zij nodig hebben. Dankzij de koppeling met Teams zijn ook documenten die in Teams zijn opgeslagen via het portaal toegankelijk.
Naast een nieuwssectie bevat het portaal onder andere een verjaardagskalender en een smoelenboek. De vier scholen hebben ieder een portaal in hun eigen huisstijl. De portalen zijn op dezelfde manier ingericht, waardoor het beheer eenvoudig blijft. Berichten kunnen bovendien tussen de portalen van de scholen en het overkoepelende portaal worden doorgeplaatst.
Handmatige processen automatiseren
Ook verschillende aanvraagprocessen die nog grotendeels met pen en papier verliepen, zijn aangepakt. Met Power Apps en Power Automate zijn onder andere het aanvragen van verlof en het proces rond het in dienst treden van nieuwe medewerkers geautomatiseerd.
Een nieuwe medewerker, tijdelijke kracht of externe medewerker kan via het portaal worden aangemeld. Met Power Automate wordt vervolgens automatisch een e-mail verstuurd naar degene die de aanvraag in behandeling moet nemen.
“Niet alleen de kennis die Delta-N bezit zorgt voor
een professionele en prettige samenwerking, maar vooral
ook de flexibiliteit en klantgerichtheid van de medewerkers.”
Stefan Smit, Systeembeheer Scholengemeenschap Nieuw Zuid
Betere communicatie en minder handmatig werk
Het portaal heeft de communicatie binnen en tussen de scholen verbeterd en zorgt voor meer betrokkenheid van medewerkers bij zowel de eigen school als de overkoepelende organisatie.
Dankzij de integratie met Teams en links naar belangrijke applicaties hebben medewerkers één startpunt voor hun werkdag dat ze vanaf elke locatie en op ieder device kunnen benaderen.
Door aanvraagprocessen te automatiseren is veel handmatig werk overbodig geworden en is de kans op fouten drastisch verkleind. Aanvragen worden bovendien automatisch bijgehouden in een archief, zonder stapels papierwerk.
Moderne werkplek
Digitale Transformatie
