ReferentiesCloud SolutionsScholengroep Nieuw Zuid – Informatievoorziening verbeterd met SharePoint portaal

Nieuw Zuid verbetert informatie-voorziening met SharePoint portaal

Scholengroep Nieuw-Zuid

Met de inrichting van een nieuw intranetportaal en het automatiseren van diverse aanvraagprocessen heeft Scholengemeenschap Nieuw-Zuid de interne informatievoorziening verbeterd en de kans op fouten drastisch verkleind.

Scholengroep Nieuw Zuid

Nieuw Zuid is een scholengemeenschap in Rotterdam Zuid met 4 verschillende scholen in het voortgezet onderwijs. Er was behoefte om de informatiestromen te centraliseren, zowel binnen de overkoepelende organisatie als per school. Daarbij was het terugdringen van de hoeveelheid interne e-mails een belangrijk onderdeel. Tevens was er de wens om een aantal handmatige aanvraagprocessen te versnellen en minder foutgevoelig te maken. Met het opzetten van een centraal portaal en het automatiseren van enkele processen zijn hier flinke stappen in gezet.

Portaal

Delta-N heeft een portaal voor Nieuw Zuid opgezet op basis van SharePoint Online. Doordat SharePoint Online onderdeel is van het ‘Office 365 A1 for faculty’ plan, waren alle benodigde licenties hiervoor al in huis. Tevens maakt dit een aantal zaken een stuk eenvoudiger, zoals de integratie met andere Office 365 onderdelen en de beveiliging.

Het nieuwe portaal biedt medewerkers een ideaal startpunt van de werkdag doordat het toegang biedt tot alle apps en informatie die medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Dankzij de koppeling met Teams, zijn ook alle sectie-documenten die in Teams zijn opgeslagen toegankelijk via het portaal.

Naast een nieuwssectie waarmee eenvoudig de volledige organisatie bereikt kan worden, zijn er ook een verjaardagskalender en een smoelenboek toegevoegd.

De vier scholen hebben ieder een portaal in de eigen huisstijl, wat zorgt voor herkenbaarheid en betrokkenheid. Doordat de portalen op exact dezelfde manier zijn ingericht en de best practices van Microsoft zijn gevolgd, is het beheer eenvoudig. Berichten kunnen ook eenvoudig worden doorgeplaatst van de portal van een school naar de overkoepelende portal en vice versa.


"Niet alleen de kennis die Delta-N bezit zorgt voor een professionele en prettige samenwerking,
maar vooral ook de flexibiliteit en klantgerichtheid van de medewerkers."

- Stefan Smit, Systeembeheer Scholengemeenschap Nieuw Zuid -


Processen

Om de aanvraagprocessen die nog grotendeels via pen en papier verliepen te versnellen en de kans op fouten te verkleinen, zijn ze geautomatiseerd met behulp van Power Apps en Power Automate.

Zoals het aanvragen van verlof en het proces rond het in dienst treden van nieuwe medewerkers. Een nieuwe medewerker, tijdelijke kracht of externe medewerker kan nu eenvoudig worden aangemeld via de portal. Met behulp van Power Automate wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar de persoon die de aanvraag in behandeling moet nemen.

Scholen Scholengroep Nieuw Zuid

Het resultaat

Het Nieuw Zuid portaal heeft de communicatie zowel binnen als tussen de scholen verbeterd en zorgt voor meer betrokkenheid van de medewerkers bij zowel de school als de overkoepelende organisatie.

Dankzij de integratie met Teams en links naar alle belangrijke applicaties biedt het portaal medewerkers een startpunt voor hun werkdag dat ze vanaf elke locatie en op ieder device kunnen benaderen.

Met het automatiseren van enkele aanvraagprocessen is een heleboel handmatig werk overbodig geworden en is de kans op fouten drastisch verkleind. Daarnaast worden aanvragen nu automatisch bijgehouden in een archief zonder dat dat stapels met papierwerk oplevert.

Project: Inrichten Onderwijs Portaal
Organisatie: Scholengroep Nieuw-Zuid
Branche: Onderwijs
Producten/diensten: SharePoint, Power Apps, Power Automate, Teams

Lees ook de referenties over de start met Office 365 en de versnelde uitrol van Teams.