Microsoft Teams is een krachtig platform voor samenwerking met wereldwijd meer dan 75 miljoen dagelijkse gebruikers. Veel organisaties gebruiken Teams met name voor chatten en online meetings. Door Teams als telefooncentrale te gebruiken wordt het ook mogelijk om via Teams naar externe nummers te bellen. Zo breng je echt al jouw communicatie naar één platform. Naast een voordeel voor de gebruikers, maakt dit het beheer eenvoudiger en levert het potentieel een aardige besparing op de telefoonkosten. Bellen via Teams is een logisch onderdeel van een moderne werkplek.De impact van hybride werken op telefonie en communicatie
Veel organisaties ervaren aanzienlijke uitdagingen met betrekking tot communicatie en telefonie. Een van de pijnpunten is de hoge telefoonkosten die gepaard gaan met thuiswerkers. Medewerkers gebruiken vanuit huis vaak hun persoonlijke telefoons voor zakelijke gesprekken. Dit kan leiden tot hoge declaraties en een gebrek aan controle over de kosten.
Daarnaast is het beheren van verschillende communicatieplatforms een uitdaging. Traditionele telefooncentrales vereisen onderhoud en zijn vaak niet flexibel genoeg. Dit resulteert in inefficiënte communicatie, gemiste oproepen en een gebrek aan integratie tussen verschillende systemen.
Bovendien brengt het gebruik van meerdere apparaten en platforms voor communicatie extra complexiteit en beveiligingsrisico’s met zich mee, wat zorgt voor extra belasting van de IT-afdeling.
Teams telefonie
Door over te stappen naar Teams telefonie hoef je geen lokale infrastructuur voor jouw telefonie meer te onderhouden. Je kunt Teams telefonie eenvoudig beheren vanuit de vertrouwde Microsoft 365 portal. Door alle communicatiekanalen te centraliseren in één platform, vermindert de noodzaak voor aparte zakelijke en privételefoons. Daarnaast verlaagt het de telefoonkosten en vereenvoudigt het beheer.
Bovendien kunnen medewerkers altijd en overal via de bedrijfscentrale bellen, wat de flexibiliteit en efficiëntie verhoogt.
Eenvoudig bellen en gebeld worden
Bellen en gebeld worden via Teams is zeer eenvoudig, maar werkt iets anders dan bij een intern audio gesprek. Voor gebruikers komt een nieuw onderdeel beschikbaar. Hier kan via een numeriek toetsenbord een nummer ingetypt worden, of gebruik gemaakt worden van favorieten. Een nummer vanaf een website bellen is nog eenvoudiger. Met één klik bel je het betreffende nummer. Het nummer onthouden en overtypen is niet meer nodig. Groot voordeel is dat medewerkers ook vanuit huis via Teams bellen.
Ook gebeld worden via Teams is net zo eenvoudig als via een normale telefoon. Word je gebeld, dan gaat jouw toestel via de Teams App ‘gewoon’ over en neem je met één click op. Met als voordeel dat je eenvoudig kunt wisselen van apparaat waarop je op wilt nemen, bijvoorbeeld tussen jouw laptop en mobiel. Buiten werktijd schakel je de app uit en ben je alleen op jouw privénummer bereikbaar.
Volwaardige telefooncentrale
Teams biedt vele functies die je van een telefooncentrale mag verwachten, zoals een menufunctie, routering en wachtrijen. Teams telefonie is daardoor ook zeer geschikt voor gebruik door bijvoorbeeld recepties en helpdesks. Ook is het mogelijk om rapportages te maken rondom de belgegevens, zoals aantal calls, looptijd etc.
Licenties
Om naar externe nummers te kunnen bellen via Microsoft Teams heb je een Office 365 ‘Phone System licentie’ nodig. Dit zit standaard in een Office 365/Microsoft E5 licentie en is als add-on beschikbaar voor E1 en E3. Hiermee kun je nog niet bellen, maar kun je telefonie activeren. Om volledig te kunnen bellen met Teams zijn er ook belbundels en nummers nodig. Ook is het mogelijk de telefonie oplossing te laten leveren door een zogenaamde Direct Routing provider. Dan worden de telefoongesprekken door een externe partij afgeleverd bij Teams waardoor je geen belbundels en telefoonnummers beschikbaar hoeft te hebben in Teams. Deze optie is ook geschikt als binnen Microsoft 365 gebruik gemaakt wordt van Business licenties i.c.m. Business Voice.
Calling Plans
Het is mogelijk om van Microsoft gebruik te maken als telefoon-provider. In dat geval verloopt het beheer van telefoonnummers en de aanschaf van belbundels ook via Microsoft. Via zogenaamde ‘Calling Plans’ koop je vooraf een bepaald beltegoed.
Met Microsoft als provider heb je maar met één partij te maken en kunt je jouw telefonie eenvoudig zelf beheren via het Admin Center. Nadeel is dat je alleen de beschikking hebt over basisfunctionaliteiten en dat de gesprekskosten relatief hoog uitvallen.
Direct Routing
Een alternatief is bellen via ‘Direct Routing’. Heb je een Microsoft 365 Business licentie, is dit zelfs de enige optie. Bij Direct Routing koppel je Teams met een externe telefonie provider, waardoor je via die partij belt. Voordeel hiervan is dat het goedkoper kan zijn voor bepaalde regio’s of omdat je achteraf kunt betalen voor daadwerkelijk gevoerde gesprekken. Nadeel is dat je het voordeel van centraal beheer niet hebt.
Operator Connect
Met Operator Connect is er een derde optie. Dit is een oplossing van Microsoft om een betere koppeling met telefonie te maken. Operator Connect combineert enkele voordelen, zoals een gebruikersvriendelijke beheeromgeving en de mogelijkheid om extra functionaliteit toe te voegen, zoals rapportages en callcenter functionaliteit. Daarbij liggen de gesprekskosten lager dan bij Calling Plans.
Hoe ga ik bellen via Teams?
Ben je overtuigd van de voordelen van telefonie via Teams en wil je de overstap maken? Wij kunnen je begeleiden vanaf advies over de licenties en provider tot en met de uitvoering van de migratie. Wij verzorgen de gehele inrichting en zorgen dat je met minimale downtime kunt bellen via Teams.
Heb je vragen, wil je een inschatting van de kosten of heb je interesse in een vrijblijvende impactanalyse voor jouw organisatie? Wij kunnen je adviseren welke oplossing het beste aansluit bij jouw situatie.
Vul onderstaand formulier in en wij nemen binnen één dag contact met je op.
Heiko Wijtenburg
Account Manager
