Een veelgehoorde vraag rondom digitaal samenwerken met Microsoft 365 is wanneer je welk onderdeel gebruikt. Er is namelijk enige mate van overlap tussen de producten OneDrive, SharePoint en Teams; met alle drie is het mogelijk om digitaal samen te werken en documenten op te slaan. In dit artikel beschrijf ik de specifieke kenmerken van deze tools, hoe deze producten zich tot elkaar verhouden en wanneer je welke het best kunt gebruiken.
OneDrive for Business
OneDrive for Business is een persoonlijke online locatie voor de opslag van werkbestanden. Het biedt gebruikers een centrale plek waardoor documenten altijd en overal, ook mobiel, toegankelijk zijn. Bestanden opgeslagen op OneDrive zijn privé, tenzij de gebruiker besluit deze te delen met een collega of externe. OneDrive geeft de gebruiker ook inzicht in relevante documenten en welke documenten zijn gedeeld met of door andere gebruikers.
Wanneer OneDrive for Business
OneDrive for Business is de toepassing voor de opslag van persoonlijke werkdocumenten. Het is daarmee de juiste tool in de volgende situaties.
- Je werkt alleen aan een document.
- Je wilt een document delen met specifieke personen.
- Je wilt data opslaan die alleen voor jou relevant is.
SharePoint
SharePoint biedt een raamwerk voor het opzetten van sites voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Binnen SharePoint is het mogelijk om twee typen sites aan te maken: Team sites en Communication sites. Deze 2 typen sites overlappen met de hoofdfunctionaliteiten van SharePoint: het samenwerken in groepen (Team sites) of het faciliteren van een organisatiebreed intranet (Communication sites). Om een juiste vergelijking te maken met de samenwerkingsmogelijkheden van OneDrive en Teams leg ik in dit artikel de nadruk op Team sites.
Binnen Team sites kunnen organisatieonderdelen gericht binnen een vastgesteld format werken aan documenten. Binnen Team sites zijn uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om de interface aan te passen of processen te automatiseren middels Power Apps en Power Automate.
Wanneer gebruik je SharePoint Teamsites?
- Je wilt samenwerken aan een document.
- Je wilt een bestand plaatsen dat belangrijk is voor een organisatieonderdeel.
- Je wilt een proces automatiseren voor de goedkeuring van documenten.
- Je wilt alle aan het project of onderwerp-gerelateerde bestanden op één locatie opslaan.
Microsoft Teams
Teams is een applicatie die bestaat uit 3 hoofdonderdelen: de chatfunctionaliteit, de teamsfunctionaliteit en de belfunctionaliteit. De chatfunctionaliteit heeft vrijwel dezelfde mogelijkheden als voorloper Skype for Business met een aantal toevoegingen, zoals het sturen van GIFs of het “liken” van berichten.
De teamsfunctionaliteit bestaat uit samenwerkingsverbanden (Teams) waar gebruikers lid van kunnen zijn. Dit kunnen Teams zijn voor de hele organisatie, een afdeling of een project. Deze Teams zijn omgevingen waar gebruikers kunnen communiceren op een vergelijkbare wijze zoals in een forum; berichten staan onder elkaar en medewerkers kunnen hier gericht op reageren. Dit kan per team worden ingedeeld in kanalen; losse gespreksonderwerpen voor één overkoepelende doelgroep. Teams is ook in te zetten als telefooncentrale, waardoor vanuit Teams ook naar externe nummers gebeld kan worden. Lees hier meer over bellen met Teams.
Bij het aanmaken van een Team wordt op de achtergrond een SharePoint Team site aangemaakt voor de opslag van documenten. Binnen de interface van Teams kunnen gebruikers hiervan de functionaliteiten benutten. Tevens kunnen er eenvoudig andere applicaties worden toegevoegd aan een Team, onderdelen van Office zoals OneNote en Planner, maar ook een veelheid aan externe services.
Teams is hierdoor dé centrale applicatie om voor een vast samenwerkingsverband alle benodigdheden te centraliseren.
Wanneer gebruik je Teams?
Teams biedt een laag van mogelijkheden bovenop een SharePoint Team site. De omgeving is daarom in de volgende situatie van toepassing:
• Je wilt een centrale omgeving voor samenwerking.
• Je wilt documenten veilig opslaan en snel toegankelijk houden.
• Je wilt de applicaties die binnen je organisatie worden gebruikt eenvoudig beschikbaar maken.
Teams maakt gebruik van de voordelen van Team sites en het groepsgewijs samenwerken hierbinnen. Daarbij dient het als centrale locatie om te communiceren en andere applicaties binnen de context van een groep toe te passen.
Conclusie
Bovenstaande maakt duidelijk dat de context waarin wordt samengewerkt bepalend is voor de keuze van de tooling. Daarbij gelden de volgende algemene stelregels;
- OneDrive for Business: Documenten waarin een gebruiker in zijn eentje aan begint te werken, met de mogelijkheid deze later te delen met anderen.
- SharePoint Team sites: Een locatie waar verschillende manieren van samenwerken samenkomen. Hier wordt gewerkt aan documenten binnen een project of afdeling.
- Microsoft Teams: een locatie waarin de voordelen van SharePoint Team sites en diverse communicatiemogelijkheden samenkomen. Hierin kunnen ook de functionaliteiten van andere producten worden toegevoegd.
