Stimulansz ondersteunt professionals in het sociaal domein met Inzicht Sociaal Domein (ISD): een uitgebreide kennisbank vol wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en praktijkkennis. Inhoudelijk is ISD sterk, maar de groeiende complexiteit van het sociaal domein vroeg om een fundamenteel andere aanpak van kennisontsluiting. Samen met Delta-N onderzocht Stimulansz hoe AI de kennisbank toekomstbestendig kan maken.

Sterke inhoud, lastig te doorzoeken

Consulenten, beleidsmedewerkers, juristen en adviseurs werken dagelijks met ISD om antwoorden te vinden op complexe vraagstukken. Maar de kennisbank is nu nog primair documentgedreven: informatie is verspreid over veel pagina’s met een beperkte onderlinge samenhang. Gebruikers besteden meer tijd dan noodzakelijk aan het navigeren van vraag naar bruikbaar antwoord.

Tegelijkertijd groeit de kennisbank en neemt de complexiteit van wet- en regelgeving toe. Daardoor kost het de redactie steeds meer tijd om informatie actueel en consistent te houden. De technische architectuur van de kennisbank, ontwikkeld in een tijd vóór AI, maakt het lastig om moderne zoek- en aanbevelingstechnologie goed in te zetten.

De vraag vanuit gebruikers om sneller de juiste informatie te vinden maakte de urgentie duidelijk. Vernieuwing was nodig om professionals sneller naar betrouwbare antwoorden te leiden.

Eerst begrijpen, dan bouwen

In plaats van direct een technische oplossing te bouwen, koos Stimulansz bewust voor een grondig voortraject. Samen met Delta-N werd het probleem van meerdere kanten belicht: wat zijn de echte knelpunten? Wat verwachten gebruikers? En hoe kunnen we die verwachtingen zo goed mogelijk waarmaken?

Het voortraject bestond uit vijf onderdelen:

1. Inventarisatie van de huidige situatie: analyse van de bestaande kennisbank, technische architectuur en contentstructuur.
2. Behoefte-inventarisatie: interviews met gebruikers, redacteuren en stakeholders om de werkelijke behoeften scherp te krijgen.
3. Technische en architecturale verkenning: welke bouwstenen zijn nodig voor een toekomstbestendige kennisbank?
4. UX- en AI-richting: hoe kan AI de gebruikerservaring verbeteren zonder de betrouwbaarheid in gevaar te brengen?
5. Programma van eisen en wensen: een concreet en toetsbaar PvE als basis voor de ontwikkeling.

Door interviews, analyse van bestaande documentatie en gezamenlijke brainstorms ontstond een gedeeld en gedragen beeld van het probleem én de richting.

AI transformeert het zoeken én beheren

AI moest de kennisbank slimmer en sneller maken, zonder concessies te doen aan betrouwbaarheid en menselijke controle. Tegelijkertijd blijft de mens verantwoordelijk: AI ondersteunt, maar vervangt de redacteur of professional niet.

De AI-visie voor ISD richt zich op twee sporen:

• Voor eindgebruikers: snellere en contextuelere ontsluiting van kennis. In plaats van zelf door documenten te zoeken, krijgen professionals antwoorden die aansluiten bij hun specifieke vraag en rol.
• Voor redacteuren: AI-ondersteuning bij het onderhouden van content, het signaleren van inconsistenties en het bewaken van kwaliteit van de kennisbank.

Betrouwbaarheid van AI-output stond centraal. In het sociaal domein, waar beslissingen direct impact hebben op kwetsbare mensen, is kunnen vertrouwen op de informatiebron essentieel.

Van kennisbank naar kennisorganisatie

Het voortraject leverde concrete resultaten op: een analyse van de huidige situatie, een overzicht van gebruikers- en businessbehoeften, architectuuropties met afwegingen, een AI-visie en een programma van eisen en wensen. Dit pakket vormt de basis voor de uiteindelijke vernieuwing van ISD.

Minstens zo belangrijk: er is breed draagvlak binnen Stimulansz. Van redactie tot directie deelt iedereen hetzelfde beeld van de uitdagingen en de richting. Dat maakt het verschil tussen een losstaand project en een organisatiebrede transformatie.

Uitdagingen en leerpunten

Tijdens het voortraject kwamen enkele belangrijke inzichten naar voren:

• Balans tussen innovatie en continuïteit: de huidige kennisbank blijft in gebruik terwijl aan de toekomst wordt gebouwd. Vernieuwing moet geleidelijk.
• AI realistisch benaderen: niet overschatten wat AI vandaag kan, maar ook niet onderschatten wat het komende jaren mogelijk maakt.
• Denken vanuit de gebruiker: De belangrijkste stap is om vanuit de gebruikersvraag te vertrekken en de structuur van de inhoud daarop aan te passen.

De basis voor toekomstbestendige kennisontsluiting

Dit project laat zien dat een goed voortraject het verschil maakt. Door eerst het probleem grondig te begrijpen en AI bewust te positioneren, heeft Stimulansz een stevige basis gelegd voor de vernieuwing van Inzicht Sociaal Domein. Geen haastwerk, maar een doordachte aanpak die leidt tot betere keuzes en breder draagvlak.

Vergelijkbare uitdaging?

Sta je voor een vergelijkbare uitdaging? Wil je AI inzetten voor kennisontsluiting, maar weet je niet waar te beginnen? Neem contact met ons op via onderstaand formulier en ontdek hoe een gestructureerd voortraject richting geeft aan vernieuwing.