Meer overzicht met portfoliomanagement in Azure DevOps

Hoe je grip houdt op meerdere teams, projecten en prioriteiten

In de meeste bedrijven is het een van de meest intensieve bezigheden voor een manager: overleggen. Zeker als dat overleg gaat over de status van een groot, complex project. Portfolio-overleg bijvoorbeeld, waarin de voortgang van alle software-initiatieven wordt besproken. De meest prangende vraag tijdens het voortgangsoverleg: ‘hoe ver zijn we?’ 

Het liefst wil je dat de product owner of epic owner op zo’n moment direct alle informatie paraat heeft. In de praktijk bestaat een groot deel van zo’n overleg echter uit het achterhalen van wie waarmee bezig is. Terwijl je die tijd eigenlijk veel liever gebruikt voor het oplossen van knelpunten.

Een opmerking die ik vaak hoor als ik bedrijven bezoek: “we spenderen grote bedragen aan ICT, maar we weten eigenlijk niet wat ze doen.” Iedereen werkt hard, maar waar dat precies aan bijdraagt, blijft vaak abstract. Welke bedrijfsdoelstellingen zijn gerealiseerd? Het antwoord op zo’n vraag is lang niet altijd even helder.

En dat snap ik wel. Zeker in grote organisaties is elke discipline neergelegd bij een apart Agile team. Dat is op zich efficiënt…  totdat je meerdere ontwikkelteams hebt. Dan wordt overzicht houden ineens een stuk complexer.

Azure DevOps als fundament

Bij Delta-N gebruiken we Azure DevOps als basis voor portfoliomanagement. Binnen deze omgeving kun je alle lagen van agile-ontwikkeling vastleggen: epics, features en user stories.

• Epics: het grote doel. Bijvoorbeeld een wetswijziging die aanpassingen vereist in meerdere softwarepakketten.
• Features: de bouwstenen, die vaak een kwartaal of maand werk omvatten en eigendom zijn van product owners.
• User stories: de doelen die teams zelf opstellen en inplannen in de sprint.

Het resultaat is een helder hiërarchisch overzicht op een overzichtelijk dashboard. Zodra alle user stories zijn afgerond, zie je in één oogopslag dat de feature (en uiteindelijk de epic) is gerealiseerd.

De taken om de user stories mee te realiseren worden door de teams zelf aangemaakt binnen de sprints. Het plannen van het werk en de autonomie van teams blijft hiermee gewaarborgd.

Zo combineren we rapportage met samenwerking. Wat nu verspreid is, wordt gecentraliseerd, maar wel zónder mensen te belasten met extra rapportagedruk.

Eén project, gedeelde informatie

Wat wij bij Delta-N doen, is het centraliseren van alles wat in het bedrijf gebeurt. Waar informatie eerst verspreid stond over verschillende projecten, migreren we alle teams naar één Azure DevOps-project.

Dat levert direct winst op:

• Rapportages zijn uniform en eenvoudig op te stellen.
• Managers zien in één overzicht welke teams aan welke epics werken.
• Samenwerking tussen teams wordt makkelijker, omdat iedereen in een centrale bron werkt met dezelfde definities qua workitems, zoals de epics en de features.

Het resultaat? Je tijd gaat voortaan naar wat echt nuttig is: het oplossen van belemmeringen; het sturen op wijzigingen en toevoegingen of veranderingen in de planning. Je kunt namelijk veel eerder bijsturen als planningen veranderen (bijvoorbeeld door het verschuiven van prioriteiten, of toevoegen van epics en features).

Van administratie naar inzicht

Een krachtig hulpmiddel van Azure DevOps zijn de delivery plans. Die tonen in één tijdlijn wanneer epics en features starten en eindigen. Zo zie je precies hoeveel werk er per team gepland staat, waar de afhankelijkheden liggen en wanneer teams op elkaar wachten.

Dat helpt bij capaciteitsplanning en prioritering. En het voorkomt dat projecten vastlopen als de ene afdeling op de andere moet wachten.

Met roll-up-informatie kun je bovendien snel zien welke features binnen een epic al klaar zijn en waar nog werk te doen is. In voortgangsoverleggen kun je daardoor gericht vragen stellen: waarom loopt één team achter, en wat is nodig om bij te sturen?