Eenvoudig een duidelijk antwoord uit jouw kennisbank met een AI zoekassistent
Je hebt een vraag. Wat is het eerste dat je doet? Waarschijnlijk ga je naar Google en zoek je naar een antwoord. Nu kan het ook zo zijn, dat het antwoord op jouw vraag alleen te vinden is in documenten waar Google geen toegang toe heeft. Denk hierbij aan interne bedrijfsdocumenten of specifieke documenten met betrekking tot een bepaald vakgebied zoals de bouw of gezondheidszorg.
Er zit vaak een schat aan informatie in deze documenten, maar door de grote hoeveelheid is het moeilijk om de benodigde informatie te vinden en zie je door de bomen het bos niet meer.
Praktijkvoorbeeld: de uitdaging met grote kennisbanken
Jan werkt al 30 jaar bij het Spoorwegmuseum. Dit museum heeft een kennisbank waarin documenten staan die betrekking hebben op bijna twee eeuwen treingeschiedenis.
Door de vele jaren die Jan al bij het museum werkt, heeft hij ondertussen veel kennis vergaard. Als iemand hem een vraag stelt, weet hij direct waar hij moet beginnen met zoeken naar een antwoord. Vincent werkt daarentegen net één jaar bij het museum. Als iemand hem een vraag stelt, gaat hij ook naar de zeer grote kennisbank van het museum, maar moet hij allerlei documenten doorzoeken om informatie op te halen om de vraag te beantwoorden.
Soms is er een duidelijk antwoord te vinden in een enkel document, maar het gebeurt ook vaak dat hij informatie uit verschillende documenten moet combineren voor het uiteindelijke antwoord.
Het doorlezen van deze documenten duurt lang en Vincent weet ook niet precies waar hij moet zoeken, in tegenstelling tot Jan die al vele jaren ervaring met de kennisbank heeft.
Zoeken naar informatie
Veel organisaties beschikken over een eigen kennisbank, een systeem dat over vele jaren is ontwikkeld en een uitgebreid assortiment aan informatie omvat. Denk bijvoorbeeld aan handleidingen, instructies, procedures, beleidsdocumenten en veelgestelde vragen. Deze documenten zijn essentieel voor het opstellen van contracten, overeenkomsten, rapportages en voor het verstrekken van goed onderbouwd advies.
Doordat kennisbanken vaak veel documenten bevatten, kan het vinden van benodigde informatie lang duren. Dit komt doordat informatie over meerdere documenten verspreid kan staan, maar ook het zoeken en lezen kan veel tijd kosten.
Stel je wil een overzicht krijgen van de beschikbare informatie gerelateerd aan een bepaald onderwerp, dan moet je zelf door de kennisbank gaan zoeken om die informatie op te halen. Dit kan toch echt makkelijker, nietwaar?
Snel antwoorden halen uit je kennisbank
AI taalmodellen bieden uitkomst! Hierbij kun je denken aan GPT-4 van OpenAI, Copilot van Microsoft, Google’s Gemini of een ander AI taalmodel.
Het begint bij een kennisbank met vaak documenten in verschillende formaten, zoals PDF, Word, webpagina’s, etc. De tekst uit deze documenten kan worden opgehaald en worden opgeslagen in een beveiligde database. Door hier een chatbot-achtige AI zoekassistent applicatie aan te koppelen, kun je als eindgebruiker een vraag stellen die beantwoord zal worden op basis van de documenten uit de kennisbank.
Een kennisbank bevragen met een AI taalmodel
“Hoe?”, vraag je je misschien af. Nou, om een kort overzicht te geven, gaat dat als volgt:
- Jouw gestelde vraag wordt opgenomen.
- In de database wordt gezocht naar enkele documenten die gerelateerd zijn aan je vraag.
- Deze documenten worden als context meegenomen in de prompt richting het taalmodel.
- Het taalmodel genereert een antwoord op jouw vraag op basis van de documenten.
Het antwoord wordt aan jou teruggegeven in de chatbot-achtige applicatie.
Waarom is een AI zoekassistent handig?
Een AI zoekassistent antwoorden laten genereren op basis van jouw eigen documenten is handig in de volgende situaties:
- Informatie vinden om goed onderbouwd advies te geven.
- Informatie gebruiken om documenten zoals contracten, overeenkomsten, rapportages, etc. op te stellen.
- Informatie uit verschillende documenten combineren tot één antwoord.
- Je kent niet elk document in de kennisbank, maar een AI model wel. Hierdoor kan informatie uit ook voor jou onbekende documenten worden gebruikt.
Voor wie is een AI zoekassistent handig?
Bedrijven, overheden, instituten of andere ondernemingen die zeer veel documenten bezitten en deze willen kunnen doorzoeken om snel en compleet informatie uit op te halen. Dit is bijvoorbeeld handig voor instanties die kennisbanken bezitten met:
- Interne bedrijfsdocumenten
- Wetgeving
- Juridische documenten
- Documenten met betrekking tot een vakgebied, zoals: bouw, economie, gezondheidszorg of techniek.
- Documenten met betrekking tot een specifiek onderwerp, zoals WOI, vulkanen, het klimaat of het Oude Egypte.
Daadwerkelijk waardevolle informatie vinden in een zee van data
Heeft jouw organisatie een kennisbank met vele documenten die waardevolle informatie bevatten? Maar is het niet altijd eenvoudig om hier daadwerkelijk de benodigde informatie uit te halen?
Bijvoorbeeld doordat de hoeveelheid documenten overweldigend is en het antwoord verdeeld zit over meerdere documenten? Dan heb je dus wel alle data, maar wat kun je er echt mee?
Een AI zoekassistent is dan een geschikte oplossing. Deze assistent geeft jou eenvoudig een duidelijk antwoord op basis van alle informatie in je kennisbank.
Je hoeft dan alleen nog je vraag te formuleren. De assistent geeft vervolgens het beste antwoord op basis van alle beschikbare informatie. Hierdoor bespaar je tijd en frustratie en kun je je data zo goed mogelijk gebruiken.
Wil je meer weten over hoe een AI zoekassistent jouw data zou kunnen ontsluiten? Kijk dan ons webinar over AI zoekassistenten terug.
Heb je een specifieke vraag of wil je graag even sparren met een expert? Vul dan onderstaand formulier in, dan bellen we je binnen één werkdag terug.
Mark Bekooy, Data scientist
