Microsoft Fabric: data uit verschillende systemen combineren

De omzet staat in je ERP, klantinformatie zit in je CRM en de planning leeft in Excel. Wil je weten welke klanten of projecten het meeste opleveren? Dan begint het verzamelen. Gegevens exporteren, bestanden samenvoegen, verschillen uitzoeken en formules controleren. En dat allemaal volgende maand opnieuw.

Dat kost tijd en maakt rapportages afhankelijk van losse bestanden en de kennis van individuele collega’s. Met Microsoft Fabric breng je gegevens uit verschillende systemen samen en automatiseer je terugkerende handelingen. Zo houd je minder werk over aan het verzamelen van cijfers en meer tijd over om te bepalen wat ze betekenen.

Haal meer uit de data die je al hebt

Verspreide data is op zichzelf geen probleem. Je gebruikt verschillende systemen omdat ze elk een eigen taak ondersteunen. Je CRM helpt bij klantcontact, je ERP verwerkt orders en facturen, en een maatwerkapplicatie ondersteunt een specifiek bedrijfsproces.

Het wordt ingewikkelder als je gegevens uit meerdere systemen nodig hebt om één vraag te beantwoorden. Hoeveel omzet levert een klant op, hoeveel werk staat daar tegenover en welke opdrachten zitten nog in de pijplijn?

Daarvoor hoef je niet direct al je applicaties te vervangen. Je hoeft die systemen niet te vervangen. Je hebt een manier nodig om de gegevens eruit samen te brengen en met elkaar te vergelijken.

Begin met de vraag, niet met het dashboard

Een bruikbare rapportage begint bij de beslissing die je ermee wilt nemen. Wil je inzicht in de marge per project? Dan heb je naast omzet ook gewerkte uren, inkoopkosten en afspraken over kostenverdeling nodig.

Bepaal eerst wat je wilt weten. Welke gegevens heb je daarvoor nodig, in welke systemen staan ze en hoe actueel moeten ze zijn? Spreek ook af wat begrippen als omzet, marge en actieve klant betekenen.

Zo voorkom je dat je wel een fraai dashboard krijgt, maar alsnog discussie voert over de uitkomsten.

Van losse exports naar een vaste gegevensstroom

Je kunt het verzamelen van gegevens automatiseren. In plaats van iedere maand bestanden te downloaden, zorg je ervoor dat gegevens uit je verschillende systemen automatisch worden opgehaald. Bijvoorbeeld iedere nacht of op een vast moment in de week.

Daarna maak je de gegevens geschikt voor gezamenlijk gebruik. Je koppelt bijvoorbeeld klantnummers uit verschillende systemen aan elkaar, trekt datumnotaties gelijk en controleert op ontbrekende waarden of dubbele records.

Die controles horen bij de inrichting. Automatisering neemt handelingen over, maar herstelt niet vanzelf een verkeerd klantnummer of een onvolledige urenregistratie. Spreek daarom ook af wie fouten onderzoekt en waar je ze corrigeert, liefst in het bronsysteem.

Het resultaat: een herhaalbaar proces, in plaats van telkens opnieuw puzzelen in Excel.

Wat is Microsoft Fabric en hoe werkt het?

Microsoft Fabric is het dataplatform van Microsoft dat het verzamelen, opslaan, verwerken en analyseren van gegevens samenbrengt. Power BI maakt daar deel van uit en verzorgt de rapportages en dashboards. Fabric ondersteunt daarmee ook het werk achter het dashboard: zorgen dat de juiste gegevens beschikbaar zijn en volgens vaste afspraken samenkomen.

Je ERP, CRM en andere applicaties blijven hun werk doen. Fabric vormt daarnaast een gezamenlijke basis voor analyses.

Gegevens ophalen zonder terugkerende exports

Met Data Factory binnen Fabric richt je gegevensstromen in. Die halen bijvoorbeeld iedere nacht facturen uit je ERP, klantgegevens uit je CRM en uren uit je registratieapplicatie op. Dat gebeurt via beschikbare connectoren, API’s of bestanden. Welke koppeling past, hangt af van wat het bronsysteem ondersteunt.

Je legt de volgorde en planning vast, zodat je niet voor elke rapportage opnieuw bestanden hoeft te verzamelen. Ook richt je controles en meldingen in om mislukte verwerkingen op te merken.

Een gedeelde gegevensbasis met OneLake

OneLake is de centrale gegevensopslag van Microsoft Fabric. Hier organiseer je gegevens die je voor verschillende rapportages en analyses wilt gebruiken. Afhankelijk van de bron en inrichting kun je gegevens ook benaderen zonder ze eerst naar een nieuwe opslaglocatie te kopiëren.

Dit heeft als voordeel dat niet iedere afdeling een eigen verzameling bestanden hoeft te onderhouden. Een voorbereide set klant- of projectgegevens is opnieuw te gebruiken, bijvoorbeeld voor zowel een financiële rapportage als een analyse van projectresultaten.

Gegevens combineren en controleren

Alleen verzamelen is niet genoeg. Fabric biedt ook mogelijkheden om gegevens op te schonen en te combineren. Je koppelt bijvoorbeeld uren en facturen aan hetzelfde project, maakt notaties gelijk en signaleert ontbrekende projectnummers.

Die bewerkingen leg je één keer vast en voer je bij iedere nieuwe verwerking opnieuw uit. Zo vervang je terugkerende Excel handelingen door een vaste werkwijze. Inhoudelijke afspraken blijven mensenwerk. Fabric bepaalt niet zelf welke kosten bij jouw marge horen.

Van gedeelde definities naar inzicht met Power BI

In een gedeeld Power BI-datamodel leg je relaties tussen gegevens en berekeningen vast. Denk aan omzet per klant, kosten per project en de projectmarge. Verschillende rapportages kunnen vervolgens dezelfde definities gebruiken.

De directie bekijkt het totaalbeeld, terwijl een projectleider inzoomt op de eigen projecten. Je richt toegangsrechten in op basis van wat medewerkers mogen zien. Daarmee vervang je losse rapportagebestanden door gedeelde informatie met afspraken over toegang en gebruik.

Fabric is niet voor iedere rapportage nodig. Als je maar één eenvoudige gegevensbron hebt, volstaat soms een kleinere inrichting met Power BI. De meerwaarde van Fabric groeit als je meerdere bronnen, terugkerende bewerkingen en verschillende analyses wilt combineren.

Microsoft Fabric in de praktijk: inzicht in projectresultaten

Stel je wilt weten welke projecten extra aandacht vragen. De projectadministratie staat in je ERP, medewerkers registreren uren in een aparte applicatie en de projectbegrotingen staan in Excel.

Een ingerichte gegevensstroom in Fabric haalt dagelijks de nieuwe gegevens op. Je bewaart en bewerkt ze in Fabric en koppelt ze via een projectnummer. Vervolgens vergelijkt een Power BI rapport de begroting, bestede uren en geboekte kosten.

De projectleider ziet welke projecten afwijken en waar onderzoek nodig is. Niet doordat iemand vooraf drie bestanden samenvoegt, maar doordat de gegevensverwerking al is ingericht.

Ontbreekt bij een urenboeking het projectnummer? Dan signaleert een controle dat. Zo maak je niet alleen de resultaten zichtbaar, maar ook de fouten die een betrouwbare rapportage in de weg staan.

Zo begin je met Microsoft Fabric

Je hoeft niet meteen alle data uit je organisatie te verzamelen. Begin met één terugkerende rapportage die veel handwerk vraagt. Automatiseer de benodigde gegevensstroom, controleer de uitkomsten met de betrokken collega’s en breid daarna uit.

Denk daarbij ook aan beheer, toegangsrechten en kosten. Wie mag welke gegevens inzien? Wie krijgt een melding als een koppeling uitvalt? En wie lost problemen op? Door dit vooraf af te spreken, voorkom je dat een geautomatiseerd proces alsnog afhankelijk wordt van ad-hoc oplossingen.

Zo bouw je stap voor stap aan rapportages die minder voorbereiding vragen en meer ruimte laten voor analyse. Je team besteedt minder tijd aan het verzamelen van cijfers en meer tijd aan de vraag: wat doen we ermee?

Wil je af van terugkerend knip- en plakwerk? Bespreek je rapportagevraag met Delta-N. We brengen je gegevensbronnen en informatiebehoefte in kaart en bepalen samen hoe je rapportages slimmer kunt inrichten met Microsoft Fabric.

Een betrouwbare basis voor je rapportages

Bij Delta-N vertalen we je rapportagevraag naar een werkende gegevensstroom. We brengen je databronnen in kaart, onderzoeken waar gegevens ontbreken of niet goed op elkaar aansluiten en richten de gegevensverwerking in Microsoft Fabric in. Samen met jou leggen we vast hoe gegevens samenhangen en welke definities je gebruikt voor bijvoorbeeld omzet en marge. Daarmee bouwen we aan een betrouwbare basis voor je Power BI rapportages.

We zorgen niet alleen dat de gegevens samenkomen, maar ook dat je team ermee kan werken. Daarom richten we controles, toegangsrechten en beheerafspraken in. We beginnen met één concrete rapportagevraag en toetsen de uitkomsten samen met je team. Zo weet je wat de aanpak oplevert voordat je deze uitbreidt naar andere databronnen en rapportages.