Copilot in stijl: zo zorg je voor consistente resultaten

Microsoft 365 Copilot in één keer goed introduceren? De kwaliteit van Copilot-resultaten flink verhogen? Dan is het nu tijd om organisatieprompts, -vaardigheden en merkensets in te stellen. Want met Copilot in stijl bereik je meer.

Werken in de gewenste stijl was al mogelijk

De afgelopen jaren maakten pilots en implementaties van Copilot duidelijk: wat Copilot maakt voldoet niet direct aan de gewenste stijl.

Via uitgebreide prompts en persoonlijke instellingen werd dat soms opgelost. Maar alleen door medewerkers die daar moeite in staken. Andere medewerkers verminderden hun gebruik óf gebruikten verschillende door Copilot gegenereerde stijlen door elkaar. Beide zijn onwenselijk.

Geef de gewenste schrijfstijl mee in uitgebreide prompts

Geef de gewenste schrijfstijl mee in aangepaste instructies

Bekijk ook de blog 10 manieren om meer uit Copilot te halen met tips voor medewerkers

Werken in de gewenste stijl kan nu veel beter

Met centraal beheerde instellingen werkt iedereen volgens dezelfde richtlijnen en uitstraling. Dat is vooral wenselijk bij berichten op intranetten en websites. De organisatieprompts, -vaardigheden en merkensets verleggen het instelwerk van alle medewerkers naar slechts één beheerder. De afgelopen maanden werden deze nieuwe mogelijkheden geïntroduceerd, breder beschikbaar of flink verbeterd.

Organisatieprompts

Via het beheercentrum van Copilot stelt de beheerder beproefde prompts beschikbaar.

Medewerkers selecteren deze prompts via ‘Aanbevolen’ onder het promptvak.

Organisatievaardigheden

Via het beheercentrum van Copilot stelt de beheerder organisatievaardigheden beschikbaar.

Medewerkers selecteren deze vaardigheden via ‘Kies vaardigheden’ onder het promptvak.

Copilot kiest zelf ook welke vaardigheden relevant zijn voor het verwerken van prompts.

Vaardigheden breiden door medewerkers ingevoerde prompts uit met extra instructies.

Denk bij organisatievaardigheden bijvoorbeeld aan:

• Teksten omzetten naar de schrijfstijl van de organisatie;
• Communicatie controleren op inclusief taalgebruik;
• Controleren of de vertrouwelijkheid correct is vermeld op de eerste pagina of dia.

Merkensets

Via een speciale pagina stelt een beheerder één of meer merkensets beschikbaar.

Medewerkers selecteren merkensets bij het maken van presentaties, afbeeldingen en meer.

Dat maakt een groot verschil.

Deze presentatie is door Copilot gemaakt zonder gebruik van een merkenset.

Deze presentatie is door Copilot gemaakt mét gebruik van de merkenset van Delta-N.

De eerste presentatie is in de praktijk niet bruikbaar, hoe mooi ook, omdat de huisstijl van de organisatie niet is toegepast. Ook bij afbeeldingen maakt het gebruik van de merkenset een belangrijk verschil.

Deze afbeelding is door Copilot gemaakt zonder gebruik van een merkenset.

Deze afbeelding is door Copilot gemaakt mét gebruik van de merkenset van Delta-N.

Het verschil lijkt klein, maar in de tweede afbeelding komt het kleurgebruik van Delta-N met blauw, oranje en wit wél terug. Bij regelmatig gebruik van door Copilot gemaakte afbeeldingen zorgt dat voor een veel uniformere uitstraling.

Aan de slag

Wie Microsoft 365 Copilot in één keer goed wil introduceren of de kwaliteit van Copilot-resultaten flink wil verhogen, doet er goed aan organisatieprompts, -vaardigheden en merkensets beschikbaar te stellen. Als de eigen beheerder onvoldoende kennis, ervaring of tijd heeft, helpen onze waarmakers daar graag bij.

Deze blog is geschreven door Gert-Jan Waterlander met Mitchel Simons. Zij helpen organisaties bij het vormgeven en verbeteren van de moderne werkplek met Copilot.