De mailbox van de toekomst

De mailbox is elke dag bomvol en het behandelen van al die mailtjes kost enorm veel tijd. Maar die tijd wil je eigenlijk veel nuttiger besteden.

Het negeren van de mailbox is natuurlijk geen optie. Dan gaan er dingen mis, want je hebt geen grip of overzicht meer. En als er dingen misgaan, kost het herstel je nog veel meer tijd.

Dus ploeter je maar voort met het afhandelen van de eindeloze stroom mailtjes, want het is niet anders.

Blijft dit altijd zo? Ik denk van niet. AI verandert hoe we werken en dus ook hoe we mailen. Ik verwacht dat AI ons in de komende jaren een hoop werk uit handen gaat nemen.

Onze voorspellingen voor de toekomst

Voorspelling 1: Mailprogramma’s schrijven straks mails gebaseerd op jouw archief

Als je jarenlang bij hetzelfde bedrijf werkt, zul je merken dat je soms mails aan het typen bent die je daarvoor ook al meerdere keren hebt verstuurd. Sommige situaties herhalen zich immers, en vanuit jouw expertise kun je die situatie herkennen en de oplossing benoemen.

In de toekomst gaat AI je hiermee helpen door mails te schrijven op basis van het archief in de mailbox. Allemaal volledig in jouw schrijfstijl. De concepttekst hoef je daarna alleen nog maar aan te passen en te versturen.

Voorspelling 2: Mails sorteren

Niet alle mails zijn hetzelfde, zeker niet als je een hoop mails ontvangt die niet door een collega zijn verstuurd. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven, ontvangstbevestigingen of notificaties van Teams.

Het zal niet lang duren voordat de AI je helpt om die automatisch naar submappen te verplaatsen, zodat je de mail van de ‘echte mensen’ overzichtelijk onder elkaar hebt staan.

Voorspelling 3: Dagelijkse samenvattingen

In elk bedrijf gebeurt elke dag heel veel. Soms zelfs zoveel, dat je het niet allemaal bij kunt houden. Straks kun je dit in Outlook met AI oplossen door alle mails van een dag (of dagdeel) samen te laten vatten tot één handig overzicht. Zo weet je gelijk wat er speelt, wat wel even kan wachten, en waarop je gelijk zou moeten reageren.

Voorspelling 4: Mails doorsturen

Niet elke mail hoef je zelf af te handelen. Sterker nog: soms ben je op een dag meer mails aan het forwarden naar de juiste collega dan dat je zelf het antwoord geeft.

In de toekomst kan AI hierbij meedenken. Bijvoorbeeld door de inhoud te analyseren en voor te stellen naar wie de mail moet worden doorgestuurd.

Goed nieuws: de toekomst is al begonnen

Kun je niet wachten tot onze voorspellingen werkelijkheid worden? Ik ook niet. Ik denk dat die toekomst ook niet meer zo lang op zich laat wachten.

Sommige dingen kunnen nu namelijk al slimmer. Een overzicht van wat Outlook, gecombineerd met Microsoft 365 Copilot, nu al kan.

1: Lange mailwisselingen samenvatten

Sommige mailconversaties duren dagenlang en gaan langs alle betrokken stakeholders in het bedrijf. Dat zijn soms lastige mailwisselingen, want je moet ze van onder naar boven doornemen om tot de kern te komen.

De AI van Microsoft lost dit op doordat je vragen kunt stellen. Bijvoorbeeld wat het oorspronkelijke probleem is, welke besluiten concreet zijn genomen, en op welke onderdelen je nog een spreekwoordelijke klap moet geven.

2: Verbeteringen

We zijn allemaal mensen. Een typfout is snel gemaakt. In de haast is het gewoon heel verleidelijk om een zin staccato op te schrijven, terwijl het uiteindelijk toch netter is om een complete volzin te schrijven.

Microsoft 365 Copilot helpt hierbij mee, door allerlei taalkundige verbeteringen voor te stellen. Typfouten worden gecorrigeerd, zinnen uitgeschreven en – als je dit wil – zelfs aangepast aan de conventies van jouw organisatie.

3: Conceptmails opstellen

Soms wil je snel een eerste versie van een mail hebben. Met Microsoft 365 Copilot geef je gewoon een korte opdracht, bijvoorbeeld “schrijf een korte, vriendelijke reactie dat we vrijdag leveren”. De AI genereert dan een concept, dat je zelf nog kunt aanpassen. Jij houdt de regie, Copilot doet het voorwerk.

Van uren naar minuten

Het beheren van de mailbox kan zomaar een paar uur van je werkdag opslokken. Voor je het weet gaat er een hele werkdag per week aan verloren. Hoe mooi zou het zijn als je die tijd terugwint?

Het mooiste aan AI in mailboxbeheer vind ik dat het medewerkers in hun kracht zet. Hoofdruimte gaat vaak verloren aan de dagelijkse ditjes en datjes, terwijl veel situaties steeds terugkomen.

Door tijd te besparen op die standaardsituaties, hou je meer ruimte over voor de zaken die écht aandacht nodig hebben en voor het verbeteren van kwaliteit.

Wil je weten hoe AI jouw mailbox slimmer kan maken? Neem contact op om de mogelijkheden te ontdekken.

Over de auteur

Mark Bekooy werkt als AI-engineer en ondersteunt organisaties bij het efficiënter inzetten van hun medewerkers, zonder hoge kosten. Wil je meer weten over praktische AI-toepassingen? Neem gerust contact op. Mark denkt graag mee.