SharePoint Templates en Themas
Een veel voorkomend scenario bij het gebruik van SharePoint is de mogelijkheid om nieuwe SharePoint sites te voorzien van een standaardinrichting. Denk hierbij aan bibliotheken, lijsten en velden, maar ook aan logo’s en kleuren.
De inrichting van SharePoint met herhalende elementen zorgt voor duidelijkheid en herkenbaarheid wat de gebruikersadoptie ten goede komt.
Templates
Microsoft heeft het uitrollen van templates binnen SharePoint Online vereenvoudigd. Het is daardoor niet meer nodig om gebruik te maken van complexe code en een buiten Sharepoint gehoste service.
Voor het aanmaken van moderne SharePoint sites (team & communication) kunt u in een Json bestand een template creëren. Hierbij kunt u bibliotheken en lijsten toevoegen waarnaar u gemakkelijk kunt verwijzen door ook de navigatie te standaardiseren. Aan deze bibliotheken en lijsten kunt u vervolgens velden en content types koppelen. Verder kunt u ook een aparte kolom opmaak toepassen.
Binnen de template heeft u de mogelijkheid om extern delen uit te schakelen voor een site. Tot slot is het mogelijk om een Microsoft Flow te starten wanneer de uitrol van de site klaar is. Met Flow heeft u diverse mogelijkheden om aanpassingen doen. Waaronder het gebruik van complexere code.
Communication site voorbeeld:
Thema’s
Door de koppeling met templates heeft Microsoft het mogelijk gemaakt om thema’s toe te voegen. Deze kunnen worden toegepast door middel van een template of op bestaande sites. Een kleurentemplate is een enigszins beperkte mogelijkheid om een kleurenschema aan een SharePoint site mee te geven.
In de instellingen heeft u daarnaast de mogelijkheid om de standaard thema opties uit te schakelen zodat gebruikers alleen uit bedrijfsthema’s kunnen kiezen.
Wanneer te gebruiken
Voor thema’s en templates gelden de vragen, wanneer kun je ze gebruiken en wanneer zou je ze gebruiken? De eerste vraag is vrij eenvoudig te beantwoorden. Beide opties zijn alleen beschikbaar voor het nieuwe type moderne site. Op de klassieke gebruikerservaring werken deze niet en Microsoft zal ze hier ook niet aan toevoegen.
Wanneer u thema’s zou gebruiken is duidelijk. Wilt u iets aan huisstijl of branding doen, dan is dit uw enige optie. Microsoft heeft op dit moment geen andere mogelijkheden om in nieuwe type sites de vormgeving aan te passen. Dit is alleen mogelijk in klassieke sites. Met de roadmap van Microsoft in gedachten zouden wij niet adviseren om nog intensief gebruik te maken van klassieke sites bij nieuwe implementaties.
Wanneer u templates dient te gebruiken is lastiger te beantwoorden. Templates zijn bijzonder goed geïntegreerd in de gebruikersinterface van SharePoint Online en hebben geen extra diensten nodig om te kunnen werken. Helaas zijn ze nog vrij beperkt. Zo kunnen pagina’s niet worden aangepast, geen webparts worden toegevoegd, navigatie items worden verwijderd etc. Daarnaast worden op dit moment ook nog niet alle kolom typen ondersteund, in het bijzonder Managed Metadata. Kunt u met deze beperkingen uit de voeten, dan is het een zeer goede oplossing. Zo niet, dan is het verstandig om gebruik te maken van een Microsoft Flow en via complexere code de aanpassingen te doen.
Advies
Delta-N kan u met betrekking tot alle onderdelen adviseren. Zowel wanneer u het beste gebruik kunt maken van een optie, als voor de implementatie van de eenvoudigere tot en met complexe varianten. Neem voor meer informatie over de inzet van SharePoint contact met ons op via 085 - 487 52 00.
Martijn Eikelenboom, Cloud Consultant
