Goedkoop en simpel migreren met de SharePoint Migration tool

Voor de overstap naar de Cloud kan het benodigd zijn documenten of andere gegevens te migreren naar Office 365. Dit kan worden bewerkstelligd door middel van de SharePoint Migration Tool.

De SharePoint Migration Tool is een gratis middel voor het migreren van bestanden naar SharePoint Online of OneDrive for Business. Dit kan plaatsvinden vanuit een fileshare of on- premises SharePoint Server 2013 omgeving..

Gebruiksgemak

Een groot voordeel van de SharePoint Migration Tool is het gebruiksgemak door de simpele, intuïtieve interface. Het starten van een migratie kan simpelweg door een startlocatie en eindlocatie te selecteren. Hierbij is mogelijk door middel van een .csv bestand meerdere migraties in 1 keer uit te voeren.
In de SharePoint Migration Tool is elke migratie een aparte taak die valt onder dezelfde opdracht. Op opdrachtniveau zijn verschillende instellingen aan te passen, zoals het uitsluiten van bepaalde bestandstypen of het meenemen van de rechten op een document.
Goedkoop en simpel migreren: de SharePoint Migration ToolGoedkoop en simpel migreren: de SharePoint Migration Tool
De SharePoint Migration Tool heeft een simpele interface waarbij de migraties worden verdeeld in verschillende taken.

Werking en rapportages

Gedurende een migratie wordt eerst gecontroleerd aan de hand van bestandseigenschappen of elk bestand gemigreerd kan worden. De documenten waarbij dit mogelijk is worden in een package naar een Azure container verzonden waarna deze verder worden opgeslagen in SharePoint. Door de tussentijdse opslag in Azure het mogelijk meerdere migraties tegelijkertijd uit te voeren.
Gedurende dit proces maakt de tool rapportages die inzicht geven in de voortgang en eventuele issues.

Struikelblokken

Bij het gebruik van de SharePoint Migration Tool zijn er mogelijk een aantal struikelblokken die u kunt tegenkomen. Onderstaand 2 van deze struikelblokken die wij zijn tegengekomen gedurende het gebruik van het product. Eén beperking kan de lengte van een documentpad zijn op de originele locatie of op SharePoint Online. Binnen SharePoint kan dit sinds enige tijd 400 zijn, maar dit is alleen het geval bij het migreren vanaf de juiste OS. Bij een OS ouder dan Windows 10 gelden nog steeds de oude regels met betrekking tot de lengte van een pad. Mocht de migratie plaatsvinden op een OS met Windows 10 of Server 2016, dan is een aanpassing nodig in de registry om dit mogelijk te maken.
Nog een struikelblok is het wisselen van apparaat om de migratie verder te voltooien. Het is met de tool mogelijk om eerdere migraties te hervatten. Dit wordt complexer als je de migratie op een andere computer wilt voltooien. Dit kan wel, maar hiervoor dien je specifieke logbestanden handmatig over te zetten van het ene apparaat naar de andere.

Updates

In mei 2018 is versie 2.0 beschikbaar gesteld van de SharePoint Migration Tool met een aantal interessante toevoegingen. Zo is het nu mogelijk om lijsten te migreren vanuit SharePoint 2013, hetgeen de overstap naar SharePoint Online kan vergemakkelijken. Een andere krachtige toevoeging is de optie om de tool locaties te laten aanmaken waarnaar wordt gemigreerd. Hierdoor hoef je sites of documentenbibliotheken zelf niet aan te maken. Tot slot is er de mogelijkheid om naast het gebruik van een .csv bestand te migreren met een JSON bestand, hetgeen meer controle geeft over het verloop van de migratie.

Andere SharePoint migratie tools

Zoals beschreven zijn er een aantal voordelen bij het gebruik van de SharePoint Migration Tool. Echter, vergeleken met betaalde tools zijn er een aantal beperkingen. Zo kan de Migration Tool alleen migreren vanuit Fileshares en SharePoint 2013. Verder zijn de rapportages niet direct overzichtelijk in de vorm van lijsten in Excel bestanden. Bij andere tools is dit vaak direct inzichtelijk in de vorm van statistieken. Tot slot kan de SharePoint Migration Tool alleen lijsten of documentenbibliotheken migreren. Bij andere tools zijn deze mogelijkheden breder, zoals de migratie van Custom Forms. Voor een minder complexe migratie kan de gratis SharePoint Migration Tool zeker een uitkomst bieden, maar bij een hogere complexiteit zijn andere tools wellicht geschikter.

Wilt u meer informatie over de SharePoint Migration Tool of het migreren van documenten in het algemeen? Neem dan gerust contact met ons op via 085 – 487 52 00. Binnen Delta-N hebben we ruime ervaring met het gebruik van diverse migratie tools.

Erik de Beus, Cloud Consultant