Succesvolle digitale transformatie bij Het Scheepvaartmuseum
Het Scheepvaartmuseum heeft een indrukwekkende collectie maritieme geschiedenis. Om ook achter de schermen het informatiebeheer te optimaliseren heeft Het Scheepvaartmuseum de handen ineen geslagen met Delta-N voor een ambitieus project: "Data naar de Cloud - Overstappen van netwerkschijven naar werken in Microsoft Teams."
Een nieuwe koers
Het Scheepvaartmuseum stond voor de uitdaging om de traditionele netwerkschijven te vervangen door een efficiëntere en veiligere werkomgeving in Microsoft Teams. De doelstellingen waren duidelijk gedefinieerd:
- Veilig locatie onafhankelijk kunnen werken
- Opslagcapaciteit verminderen
- Efficiënter documentbeheer
- Informatieveiligheid opschroeven
- (Server)hardware reduceren
- Transformeren naar een meer duurzame IT oplossing
Deze ambitieuze doelstellingen vereisten niet alleen technologische veranderingen, maar ook een verandering in de manier waarop medewerkers met documenten en informatie omgingen.
“De digitale transformatie had een grote impact op de manier waarop we
bij het Scheepvaartmuseum werkten. Dankzij de aanpak van Delta-N zijn de gebruikers
zeer tevreden over de nieuwe werkomgeving en wordt er nog beter (digitaal) samengewerkt.
- Wijnand Mirandolle, Het Scheepvaartmuseum -
Adoptie als sleutel
Omdat technologische veranderingen alleen succesvol kunnen zijn als medewerkers ze omarmen, was adoptie een cruciaal aspect tijdens het traject. Er is daarom veel tijd en energie gestoken in het begeleiden van medewerkers door middel van uitgebreide trainingen, individuele begeleiding en duidelijke communicatie over de voordelen van de verandering. Hierbij is niet alleen gekeken naar degenen die achter een bureau zitten, maar ook naar de medewerkers die door het museum lopen, zoals de technische dienst, gebouwenbeheer en evenementenorganisatie. Voor hen betekende de mogelijkheid om relevante documentatie via hun mobiele telefoon te raadplegen een enorme verbetering in hun dagelijkse werkzaamheden.
Externe en onbeheerde applicaties zoals WeTransfer en WhatsApp zijn nu verleden tijd. Collega's weten elkaar sneller en makkelijker te vinden, waardoor de samenwerking aanzienlijk is verbeterd.
Verbeterde digitale samenwerking
Wijnand Mirandolle, Hoofd financiën en bedrijfsvoering: “Het resultaat is meer dan bevredigend. De implementatie van de nieuwe werkomgeving in Teams heeft geleid tot een merkbare afname van interne e-mails, een beter gestroomlijnd documentbeheer en een verminderde behoefte aan opslagruimte en server hardware. Daarmee is niet alleen de samenwerking verbeterd, maar besparen we ook aanzienlijk op de energiekosten.”
“Delta-N snapt goed met welke uitdagingen wij als museum te maken hebben.
Daardoor konden we onze digitale transformatie ambitieus, maar in het juiste tempo aanpakken.
Met tastbare resultaten."
- Wijnand Mirandolle, Het Scheepvaartmuseum -
Een belangrijke succesfactor van dit project was de nauwe samenwerking tussen de interne IT-afdeling van Het Scheepvaartmuseum en Delta-N. Vanwege de grote digitale transformatie, was er behoefte aan extra handjes en expertise bij verschillende projecten. Delta-N kon hier perfect in voorzien, waardoor het museum het gewenste tempo en de beoogde kwaliteit kon handhaven.
Wijnand Mirandolle: “Onze digitale transformatie is niet alleen een voorbeeld van technologische vooruitgang, maar ook van de kracht van samenwerking tussen IT-experts en onze medewerkers. We hebben nu een efficiënte en veilige samenwerkingsomgeving waarmee we klaar zijn voor de toekomst.”
Duurzame samenwerking
"We kijken ernaar uit om onze succesvolle samenwerking voort te zetten. De moderne werkplek blijft zich ontwikkelen en wij zijn klaar om de volgende stappen te zetten. We zijn bezig met het leggen van een stevige basis voor verdere uitbreiding van Teams en het gereedmaken van de infrastructuur voor toekomstige groei, waaronder de implementatie van MS Teams-telefonie en de inrichting van een SharePoint intranet."
“Een andere nieuwe ontwikkeling is de implementatie van CISO as a Service. Hierbij zal Delta-N de rol van Chief Information Security Officer invullen en ons met expertise en advies bijstaan bij verschillende security-projecten. We kijken ernaar uit om ook op dit vlak nauw samen te gaan werken en regelmatig de voortgang van de security-projecten te bespreken.”
Als Delta-N hebben we naast de digitale transformatie bij Het Scheepvaartmuseum, inmiddels diverse musea geholpen om te digitaliseren en de stap naar een moderne werkwijze te maken. Bijvoorbeeld Het Wereldmuseum, het RKD en de Koninklijke Bibliotheek. Wil je een keer van gedachten wisselen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Neem dan contact met ons op of plan hieronder direct een vrijblijvende Teamscall met onze Account Manager Cultuur.
Project: Moderne werkplek
Organisatie: Het Scheepvaartmuseum
Branche: Musea
Producten/diensten: Implementatie moderne werkplek, Microsoft Teams, Microsoft 365
