Betere digitale samenwerking bij het Wereldmuseum

Het museum beschikt over een eigen IT-team dat veel werkzaamheden zelf kan uitvoeren, zoals de migratie naar OneDrive. Maar voor een grootschalig strategisch project zoals het creëren van een toekomstbestendige samenwerkingsomgeving met uniforme werkmethoden in de hele organisatie, is externe expertise van Delta-N ingeschakeld.

Meer grip op informatiebeheer

Tim van Rijn: "De directe aanleiding voor de overstap naar Teams was een interne reorganisatie. Dit was onze kans om de informatievoorziening opnieuw te structureren en beter af te stemmen op de organisatie. Een van de oorzaken van de onoverzichtelijkheid van ons informatiebeheer was de overvloed aan verschillende samenwerkingsvormen. Daarom zijn we begonnen met een inventarisatie van hoe er samengewerkt wordt binnen onze organisatie. We hebben de medewerkers hierbij betrokken om een goed beeld te krijgen van hun behoeften. Uiteindelijk hebben we het aantal samenwerkingsverbanden terug kunnen brengen tot vier, namelijk: sectoren, projecten, teams en werkgroepen."

Teams als oplossing

“We hadden Delta-N eigenlijk benaderd om onze klassieke SharePoint-sites te migreren naar modern SharePoint. Ze hebben ons echter overtuigd dat Teams een veel betere oplossing vormde om de interne samenwerking te ondersteunen.

Om vervolgens tot een optimale inrichting van Teams te komen, zijn we onder begeleiding van Delta-N gestart met het opstellen van gedetailleerde richtlijnen voor het gebruik ervan. Deze richtlijnen omvatten onder andere afspraken over de naamgeving van de Teams, de toegangsrechten voor teamleden en de standaardinstellingen voor openbaar of privé. Zodra we dit ‘governance document’ hadden gecreëerd, werd het proces voor het definiëren van de inrichting aanzienlijk eenvoudiger."

Datamigratie en adoptie

Delta-N heeft ook de datamigratie verzorgd. Doordat de nieuwe omgeving anders ingedeeld was, moest allerlei bestaande data gesplitst en samengevoegd worden. Dat maakte de migratie een stuk complexer.

Om ervoor te zorgen dat de gebruikers de nieuwe omgeving ook goed zouden gaan gebruiken is een uitgebreid adoptietraject uitgevoerd. Zo zijn de gebruikers vroegtijdig bij het traject betrokken en zijn er diverse trainingen verzorgd. Deze introductietrainingen worden nog twee keer per jaar herhaald voor nieuwe medewerkers.

“Vooraf hadden we ervoor gekozen hebben om Teams standaard alleen open te stellen voor de leden van het betreffende team, maar daar zijn we van teruggekomen. Alle informatie die niet vertrouwelijk is, is nu gewoon voor iedereen toegankelijk. Gebruikers zien de Teams waar ze geen onderdeel van zijn niet in hun scherm, maar kunnen er nu wel bij. Dit houdt het overzichtelijk voor gebruikers en is beter voor de samenwerking.''

Betere samenwerking en efficiencywinst

“De samenwerking binnen ons museum is enorm verbeterd. Mensen starten de dag met Teams waar alles samenkomt, zelfs de telefonie. Dankzij Teams hebben medewerkers nu een meer gepersonaliseerde toegang tot data, waardoor informatie makkelijker te vinden is. Dat zorgt voor een flinke efficiencywinst. Microsoft 365 helpt ons ook om beter samen te werken. Er worden bij ons heel veel teksten opgesteld en onderling gedeeld. Doordat Microsoft 365 standaard de link naar het document verstuurd in plaats van een kopie, wordt er eigenlijk automatisch samengewerkt in hetzelfde document. Dit scheelt veel dubbel werk en onduidelijkheid over versies.''

“Ook als IT-afdeling hebben we voordeel bij de nieuwe situatie. We hebben er veel minder omkijken naar, de omgeving vraagt minder beheer en is netjes en overzichtelijk.”

Fijne samenwerking met Delta-N

Tim: “Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met Delta-N. Iedere medewerker waar wij mee te maken hebben gehad, was vriendelijk, stipt, netjes en vooral professioneel. Het advies is altijd helder. Ze doen niet klakkeloos wat je vraagt, maar adviseren vanuit hun expertise de beste oplossing. Soms is het niet wat je vraagt, maar altijd in jouw belang.''