Een product owner kan het proberen, maar je kunt een product backlog niet in je eentje opzetten en verwachten dat deze compleet is. Buiten dat is er ook nog het gevaar dat je toch niet het belangrijkste bovenaan plaatst, als je de product backlog zonder stakeholders opzet. Want hoewel de product owner bepaalt wat de meeste waarde toevoegt, heeft hij nog steeds input nodig om tot de keuzes te kunnen komen.
Om te zorgen dat je volledig genoeg bent en de meest waardevolle zaken eerst doet, zijn verschillende technieken en hulpmiddelen te gebruiken (denk aan MoSCoW, user story mapping of een rondetafel sessie met stakeholders). In dit blog ga ik in op één van die technieken: user story mapping.
Wat is user story mapping
User story mapping is een techniek om samen met stakeholders en team te zorgen voor een duidelijk en volledig beeld van de richting van het product. Deze techniek is goed te gebruiken bij het vertalen van een productvisie naar activiteiten voor het ontwikkelteam. Het helpt ook goed om de essentie van een nieuwe functionaliteit te scheiden van bijzaken. Soms lijken zaken in het begin heel belangrijk te zijn, tot je er over nadenkt. Ook is dit een goede manier om de basiszaken mee te nemen, die je in een grotere plaatje soms vergeet. Als je een auto bouwt, kun je nadenken over airconditioning, maar als je geen wielen maakt komt de auto niet vooruit.
Stappen
Een user story mapping sessie duurt meerdere dagen, waarbij de Product owner en de Scrum master altijd aanwezig zijn. De reden, dat het meestal een dag of 4 á 5 duurt, is dat je de tijd nodig hebt om na te denken over verschillende zaken en omdat ideeën kunnen veranderen door de tijd. Hieronder de stappen om tot een succesvolle user story mapping sessie te komen:
Stap 1: Voorbereiding
Zorg dat het Scrum team en alle stakeholders uitgenodigd zijn voor de start van de sessie en dat de ruimte vrij is voor die periode. Voor een user story mapping sessie heb je veel plaats nodig op de muur, dus maak zoveel mogelijk muur vrij. Meestal wordt er gebruik gemaakt van brownpaper voor de sessie, dat maakt het ook makkelijk om later de hele mapping ergens anders heen te verplaatsen als het nodig is. Alle kennis die van tevoren ingebracht kan worden is welkom, dus vraag de deelnemers zich zo mogelijk voor te bereiden. Geef ze de informatie die al voorhanden is om een vliegende start te kunnen maken.
Er zijn flink wat post-its en pennen nodig, dus zorg daar ook voor.
Stap 2: start van de sessie
Bij de start van de sessie legt de facilitator (vaak een Scrum master of Agile coach) uit wat de bedoeling is van de komende dagen, en vertelt wat de rol is die iedereen heeft.
De product owner ligt de huidige visie of richting toe, zodat de kaders duidelijk zijn. Daarna kunnen de deelnemers aan de slag, waarbij iedereen ideeën kan aandragen over wat er gedaan moet worden. Houd er rekening mee, dat als stakeholders grote brokken functionaliteit willen, dat ze direct met een aantal teamleden samen kunnen zitten om deze functionaliteit op te kunnen delen in kleinere brokken (het niveau van user stories, zodat ze in één sprint afgerond kunnen worden).
Als een groot gedeelte gedaan is, dan kun je er al voor kiezen om een proces te maken op basis van grote brokken functionaliteit. Wat je dan doet is van links naar rechts de epics ophangen in een logische volgorde met voldoende tussenruimte.
Daaronder verdeel je de muur (of brownpaper) op in een aantal swimlanes(meestal 3 of 4). Deze swimlanes maken een duidelijk onderscheid in hoeveel waarde user stories kunnen toevoegen aan het product. Uiteindelijk: hoe lager user stories staan hoe minder waard ze zijn. Zet de user stories in de onderste swimlane van de bijbehorende epic. Daarna kun je beginnen met het verplaatsen van user stories. Hoe meer waarde of noodzaak een user story heeft, hoe hoger je hem op de muur plaatst.
Stap 3: doorlopend in de sessie
De eerste stap is gezet en hier komt de echte waarde van deze sessie. In de loop van de volgende dagen kan iedereen binnen lopen en kijken naar de muur, extra user stories aanmaken of verplaatsen. Zorg wel als facilitator of als product owner dat er iemand in de ruimte is die het overzicht kan bewaren. Iedereen heeft een eigen mening en juist het samenkomen van meningen geeft uiteindelijk een eenduidig beeld. Het is dan ook handig als het Scrum team in dezelde ruimte hun normale werkzaamheden uitvoert. Deze kunnen alleen soms onderbroken worden door stakeholders, die even binnen kunnen lopen en vragen stellen.
Tip: als een bepaalde user story veel verplaatst wordt, is het handig om de betrokken stakeholders erbij te halen om samen tot één idee te komen. Houdt dus als facilitator of als product owner altijd in de gaten wat er gebeurt bij de muur.
Stap 4: Afsluiten van de sessie
Nadat de User story mapping sessie een aantal dagen onderweg is, zal er niet veel meer veranderen. Iedereen heeft een duidelijk beeld en de meeste discussies zijn gevoerd en uitgesproken.
De uitkomst van deze sessie kan er ongeveer zo uit zien:
Sluit de sessie af met een presentatie waarin je de meest belangrijke swimlane bespreekt en de vervolgstappen doorneemt.
Aandachtspunten
Er zijn een aantal punten, waar je rekening mee kan houden:
- De meeste stakeholders zullen zo’n sessie niet gewend zijn, dus plan een aantal momenten in hun agenda’s om ze de tijd te gunnen om langs te komen.
- Er kan veel gebeuren in zo’n periode (vaak toch ongeveer een week) dus gebruik een registratie mechanisme om te zien wie een user story geplaatst of verplaatst heeft.
- Zorg dat in ieder geval de bovenste swimlane een logisch en afgerond proces is. Laat het niet een aantal user stories zijn, die niet bij elkaar horen.
- Zorg dat het proces dynamisch blijft. In de eerste sessie zal het meeste beschreven worden, maar maak heel duidelijk, dat wat daar gezegd en geschreven is niet gelijk vaststaat.
Voordelen van User Story Mapping
- Het Scrum team en de stakeholders hebben intensief contact in deze periode en zullen elkaar makkelijker opzoeken in het ontwikkelproces.
- Stakeholders hebben gezamenlijk met de product owner het beeld bepaald, je zult als product owner minder aangesproken worden op je keuzes.
- Het lijkt misschien niet zo, maar het is een efficiënte manier van product backlog management, omdat je iedereen in een korte periode spreekt en veel onderwerpen ook met elkaar besproken kunnen worden. Doordat je als Scrum team in de ruimte werkt kan er doorgewerkt worden aan andere taken, die niets met de sessie te maken hebben.
User story mapping is een makkelijke, effectieve en efficiënte manier om je product backlog te starten of te herordenen. Het vraagt wel wat voorbereiding, maar met de sessie zelf en het proces na de sessie wordt veel tijd en energie gewonnen.
User story mapping kan ook binnen ons DevOps Program worden afgenomen.
Voor informatie hoe wij u kunnen helpen bij het faciliteren van een User Story Mapping sessie kun je hier klikken of contact opnemen met Miquel Asmus.
Alex Roos, DevOps Consultant/Agile coach
