DevOpsDe indeling van een sprint backlog

De indeling van een sprint backlog

Tijdens Sprint Planning bepaal je met het team wat het meest belangrijk is en die items plaats je op de sprint backlog. Na afloop van de sprint blijkt echter vaak dat er veel tijd in allerlei andere zaken is gaan zitten en dat het geplande nieuwe werk niet afgerond is.

Dit heeft verschillende oorzaken. Veel teams die Scrum zijn gaan werken, zijn bijvoorbeeld blijven vasthouden aan oude gewoontes. Dit levert vaak een gemixte sprint backlog op die bestaat uit verschillende soorten activiteiten. Daarnaast wordt niet al het werk dat gedaan moet worden op de backlog gezet.

In dit blog ga ik in op de meest voorkomende problemen met de Sprint Backlog en de verschillende categorieën werk die er zijn. Vervolgens geef ik een aantal tips om meer grip te houden op je backlog en de functionaliteit op te leveren die als het meest belangrijk bestempeld was.

4 veelvoorkomende issues in de Sprint backlog

  • De volledige sprint wordt vol gepland. Vanuit projectmanagement wordt vaak gestuurd op uren en die gewoonte is aangehouden in de nieuwe manier van werken. Van het geplande werk wordt tijdens sprint planning zoveel mogelijk de uren bepaald en de sprint wordt zo vol mogelijk gepland. Hoeveel tijd wordt er bij jou rekening gehouden met ongeplande zaken?
  • Er is vanuit de oude organisatie nog beheer wat moeilijk te plannen is. Incidenten komen nog bij het team terecht en taken die bij bepaalde personen lagen zijn meegenomen door die personen naar hun nieuwe team. Zij doen dit vaak al een tijd zo, dus aan het proces van deze activiteiten wordt niet al te veel veranderd.
  • Er is nog wel werk dat het team moet doen, wat te plannen is, maar elke sprint terug komt. Denk hierbij aan regressie testen of ander activiteiten. Vaak is dit werk te automatiseren of in uit te besteden aan andere teams, zodat het team zich kan richten op het ontwikkelen van nieuwe waarde voor de klant.
  • Overmatig groot belang op snelheid (velocity). Door de organisatie wordt heel erg gekeken naar velocity en vooral naar het verhogen ervan. Daarbij stelt men zichzelf niet de vraag: waar kan ik helpen om die velocity te verhogen, maar alleen of de product backlog  items sneller afgemaakt kunnen worden.

Grip op je sprint backlog

Categorieën werk

Het werk dat gedaan moet worden kan grofweg onderverdeeld worden in een aantal categorieën. Voor elke organisatie zal de verhouding anders liggen, maar uiteindelijk zal bij de meeste teams van elke categorie wel iets in (bijna) elke sprint zitten.

Technical debt:, ofwel werk wat we elke keer moeten doen, anders gaat er iets niet goed.

Denk aan handmatige beheeracties of een noodzakelijke reset, maar ook aan integratie tests, handmatig testen of het wekelijks opstarten van test scripts.

Zorg dat dit zoveel mogelijk weggewerkt wordt door ofwel het proces te veranderen, ofwel het te automatiseren. Sommige acties zijn eenvoudig te automatiseren, maar kijk ook eens naar het hele proces van opleveren. Wellicht kan dat anders waardoor bepaalde handelingen niet meer nodig zijn.

Ongepland werk 1: Dat werk komt meestal van buiten de teams en wordt spontaan bij het team neergelegd. Vaak is dit een overblijfsel van voor het werken met Scrum: mensen komen even aan het bureau van een teamlid of iets tussendoor gedaan kan worden. Vaak niet dringend genoeg om deze sprint te doen, dus doorschuiven en plannen.

Ongepland werk 2: Dit is meestal het werk dat echt moet en dat ook ingezien wordt door het hele Scrum team. Hier hebben we een buffer voor ingebouwd. Denk hierbij aan issues op productie, waar het team aan moet werken omdat mensen niet meer goed met het systeem kunnen werken.
Dit moet echt, maar verstoort wel. Het oplossen van deze incidenten zou in twee fasen moeten gebeuren:

  1. Los het incident op, zodat de medewerkers weer door kunnen werken.
  2. Zorg dat het nooit meer voorkomt: Maak een product backlog item aan om dit probleem structureel te gaan voorkomen en plan het zo vroeg mogelijk in een volgende sprint.

Overig gepland werk: Dit zijn werkzaamheden, die gedaan moeten worden door het team, maar niet direct nieuwe waarde leveren voor de klant. Vaak zijn dit terugkerende taken, zoals het doen van regressietests of andere activiteiten, die een plaats hadden in de oude organisatie. Doordat je sneller waarde wil leveren, gaan deze activiteiten nu tegen werken.

Nieuwe waarde: Pas als er voldoende ruimte is voor bovenstaande items kan het team gaan werken aan het toevoegen van nieuwe waarde. De functionaliteit  waar klanten op zitten te wachten en waar de product owner met de stakeholders over spreekt.

Het heeft geen zin om meer 'nieuwe waarde' in de sprint op te nemen, omdat het andere geplande en ongeplande werk sowieso eerst gedaan moet worden.

Eerste stappen

Wil je meer grip hebben op je backlog. Kijk dan eens naar onderstaande stappen.

  1. Neem voldoende ruimte op in de sprint om ongepland werk dat moet gebeuren te kunnen doen. Meestal is dit een percentage van de sprint capaciteit. Houd ook bij hoeveel tijd dit daadwerkelijk elke sprint in neemt om een steeds betere inschatting te kunnen maken.
  2. Maak voor elk issue dat het team binnen krijgt een product backlog item aan. Dit geldt zowel voor technical debt, ongepland werk als overig gepland werk. Neem elke sprint minimaal één zo’n product backlog item op en zorg dat deze goed afgerond wordt.
  3. Laat mensen binnen en buiten het team leren, dat zomaar wat tussendoor doen niet meer kan. Tenzij het noodzakelijk is dat het direct gebeurd, kan het opgenomen worden in de volgende sprint. Als je korte sprints hebt, hoeft men niet lang te wachten. Door deze activiteiten toch te doen geef je eigenlijk een signaal, dat wat in de sprint gepland is niet zo belangrijk is.
  4. Als je velocity als metric wil gebruiken, doe dat dan alleen voor de product backlog items die over nieuwe waarde gaan. Dit zou in het begin relatief constant kunnen zijn, maar doordat je de andere 4 categorieën aanpakt, zal je de velocity vanzelf omhoog zien gaan. Tel bij het bepalen van de velocity alleen de product backlog items mee die ook daadwerkelijk volledig afgerond zijn.

Bovenstaande tips helpen je om grip te houden op je sprint backlog en de focus te houden op de backlog items die het team het belangrijkst vind.

Wil je meer weten over dit onderwerp, heb je zelf tips of zoek je ondersteuning het invoeren of verbeteren van een agile werkwijze? Neem dan gerust contact met mij op.

Alex Roos, DevOps Consultant

  • DevOps-program-banner