Scrum meetings zonde van de tijd?

Wanneer ik bij een organisatie kom die net gestart is met Agile, hoor ik vaak dat Scrum zoveel meetings heeft. Ik krijg dan ook vaak vragen of alle teamleden echt bij die “demo” moeten zijn, of moeten we echt over onze gevoelens gaan praten in de retrospective? Dit soort vragen en opmerkingen komen vaak voort uit de oude werkwijze, waarbij er gekeken werd naar hoeveel tijd een ontwikkelaar kon ontwikkelen.

Als de teams eenmaal gewend zijn aan de Scrum meetings dreigt er een ander probleem. Langzaam veranderen die “nieuwe meetings” in een sleur-activiteit; We gaan zitten (of staan) in de ruimte, waar we moeten zijn en laten het overleg over ons heen komen. Met als gevolg dat het je inderdaad weinig zal opleveren. Hoe voorkom je dit en zorg je dat je meer uit de Scrum meetings haalt?

De Scrum events

De Scrum events hebben echter allemaal een duidelijk doel dat een belangrijke bijdrage levert aan het hoofddoel, namelijk zoveel mogelijk waarde kunnen leveren aan de klant.

De Scrum events en hun doelen op een rij:

  • Sprint planning: Wat gaan we deze sprint doen, hoe gaan we dat bereiken en bepalen wat het doel is (Wat is ons focuspunt deze sprint)
  • Daily Scrum: Waar staan we in onze reis naar het Sprintdoel en wat moeten we aanpassen om dit te halen?
  • Sprint review: Wat hebben we bereikt deze sprint en wat is de richting die we op gaan met z’n allen (dus inclusief onze stakeholders)
  • Sprint retrospective: Hoe hebben we gewerkt als team en hoe gaan we zorgen, dat dat in de toekomst nog beter gaat?
Scrum Meetings
Afbeelding van Scrum.org

Het 5e Scrum event, de Sprint, laat ik hier even buiten beschouwing, aangezien het geen meeting is en het sprintdoel eigenlijk al aangeeft wat het doel zou moeten zijn.

Dit zijn allemaal zaken zoals ze in de Scrum guide staan. Een goede Scrum master zal je coachen in het begrijpen waarom we deze events doen.

Hier stopt het alleen niet om het meeste uit zo’n event te halen.

Voordat ik mij in de wereld van Scrum verdiepte, liep ik ooit met een projectmanager naar een vergadering met stakeholders toe. We stonden in de lift en hij vroeg mij: “Wat wil jij uit deze meeting halen?”. Ik stond met mijn mond vol tanden, want ik ging gewoon naar een meeting toe die in mijn agenda stond. Niets meer, niets minder.

Typen deelnemers aan een retrospective

Er bestaan retrospective oefeningen om beeld te krijgen van de betrokkenheid van deelnemers aan een meeting. Een daarvan is ESVP. Dit is een afkorting voor de verschillende types in een retrospective:

  • Explorers: Zijn uit op nieuwe ideeën, willen graag nieuwe dingen leren en willen van alles te weten komen over het onderwerp
  • Shoppers: Kijken naar de beschikbare informatie en zijn blij als ze met één idee weggaan
  • Vacationers: Zijn blij als ze even niet op hun werkplek hoeven te zitten
  • Prisoners: Hebben het gevoel, dat ze er moeten zitten en zijn liever ergens anders.

Bij deze oefening geef je in het begin van de retrospective aan welk type jij voor deze sessie bent. Daarmee geef je een signaal over hoe je in de retrospective staat. Niet alleen richting de Scrum master, maar ook richting je collega’s. Het geeft je daarnaast ook een goed beeld over jezelf of je denkt er goed in te zitten.

Mijn tip voor Scrum team leden is dan ook: ga eens na wat jij uit het volgende Scrum event wil halen. Kom je informatie halen of ben jij juist degene, die kennis en enthousiasme brengt?

Alex Roos, Scrum master/ Agile coach