Ontwikkeling dataplatform voor het LCPS
Tijdens de coronapandemie werd het ineens een uitdaging om alle patiënten de juiste zorg te blijven bieden, zonder dat onze ziekenhuizen overbelast raken. Om ervoor te zorgen dat coronapatiënten evenredig over de verschillende ziekenhuisregio’s verspreid worden en de zorg toegankelijk blijft is in maart 2020 het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding (LCPS) opgericht. Om op basis van alle beschikbare informatiestromen op ieder moment snel tot een optimale verdeling van patiënten te kunnen komen is IT een noodzakelijk hulpmiddel. Delta-N heeft hier met het neerzetten van een Data Management Platform een grote rol in gespeeld.
Iedereen toegang tot zorg
Om tot een optimale verdeling van patiënten te kunnen komen moet LCPS informatiestromen zoals de zorgcapaciteit en de COVID-bezetting van de ziekenhuizen verzamelen en analyseren. De hoeveelheid betrokken partijen en de snelheid waarmee er gehandeld moet worden, maken het bepalen van een optimale spreiding van patiënten een grote uitdaging.
Willem Grool, op dat moment Operationeel leider van het LCPS "Toen we tijdens de eerste golf begonnen, gebruikten we een noodoplossing voor dataverzameling en dataopslag. Dit leverde ons niet de informatie op die nodig is om de zorgcapaciteit optimaal te plannen. Daarom zijn we eind 2020 gestart met de professionalisering van datasystemen. Doel was stabiliteit van beschikbare data en beveiliging van gegevens en datastromen."
LCPS heeft de combinatie van VIQTOR DAVIS en Delta-N ingeschakeld vanwege de deskundigheid en flexibiliteit die getoond is tijdens het project bij het LCH. Daarnaast beschikte Delta-N over de noodzakelijke combinatie van expertises op het gebied van cloud architectuur, cloud engineering, software ontwikkeling en adoptie.
Een toekomstbestendig fundament
Roderick Schoon, Delivery Manager bij Delta-N: “Wij zijn aan de slag gegaan om een betrouwbaar en toekomstvast fundament voor datadistributie en datagebruik te ontwerpen, ontwikkelen en beheren. Een cloud-oplossing waarmee LCPS de uitdagingen van een veeleisende en snel veranderende omgeving aan kan.”
Margit Laurs, Chief Plans en Product Owner: “Delta-N heeft een Data Management Platform gerealiseerd waarbij stakeholders via een webportaal op een veilige en makkelijke manier de gevraagde informatie kunnen uploaden. Met het Platform is een snellere, meer betrouwbare en efficiëntere verwerking van data naar visualisaties mogelijk die gebruikt kunnen worden ter onderbouwing van verschillende operationele strategieën, prognoses en scenario’s. Tevens gebruiken we het Platform om relevante data vanuit ketenpartners in te laden en op te slaan, waarmee we vervolgens onze analyses kunnen uitbreiden. Onder andere om dwarsverbanden tussen verschillende datastromen te analyseren.”
Data Management Platform
Chris van Zadel, solution architect bij Delta-N was als architect verantwoordelijk voor het ontwerpen van de hele dataverwerkingsstraat. Van invoerportal waarmee zorgverleners op een uniforme en veilige manier de data kunnen aanleveren. Tot dataplatform voor de verzameling, analyse en rapportage van de gegevens. Security, beheersbaarheid, schaalbaarheid en beschikbaarheid waren hierbij cruciale begrippen.
Margit Laurs: "Security is en was ontzettend belangrijk. Om die reden heeft er van begin
tot eind een Privacy Security Officer meegekeken en heeft er een PEN-test plaatsgevonden."
Chris: “Het LCPS heeft ons ingeschakeld voor een oplossing om alle datastromen veilig te verwerken zodat zij een optimale benutting van de zorgcapaciteit konden bepalen. Ik heb de architectuur hiervoor op basis van Microsoft Azure cloud native services zo ontworpen dat het garanties biedt qua schaalbaarheid, beschikbaarheid, beheersbaarheid en security.”
Chris: "Security is uiteraard zeer belangrijk bij een dergelijk dataplatform. Dit is daarom vanaf het begin meegenomen in de architectuur. Om het ontwerp te valideren had LCPS gerenommeerde bedrijven ingeschakeld om de rol van Security Officer te vervullen.”
De gebruiker centraal
Zoals bij ieder systeem wordt het succes bepaald door het gebruik. Zeker in dit geval, want als niet alle benodigde data wordt aangeleverd valt er geen planning op te baseren. De uitdaging bij dit project was om de ketenpartners de benodigde data op de juiste manier aan te laten leveren. Vooral vanaf het moment dat de aanlevering verschoof van de regio’s naar de individuele instellingen was er sprake van een groot aantal betrokken partijen met een flink verschil in niveau van automatisering. Hier is op twee manieren op ingespeeld. Enerzijds is er tijdens de architectuur nadrukkelijk rekening mee gehouden, anderzijds is er flink ingezet op adoptie.
Chris: "Als architect heb ik geprobeerd om de oplossing zo flexibel mogelijk te maken. Je wilt het voor de aanleverende partijen zo makkelijk mogelijk maken hun data aan te leveren. Ze als het ware te verleiden. Als je systeem heel normstellend en star is, werkt dat eerder averechts. Concreet hebben we dat gedaan door een gebruikersvriendelijk webportaal te ontwikkelen, dat via een webbrowser te benaderen is. Daarnaast zijn er standaard bestandsformaten aangeleverd die eenvoudig in te vullen en te uploaden zijn.
Dit zorgt er tegelijkertijd voor dat de data in vaste indeling binnenkomt en eenvoudig en snel te verwerken is."
Om de betrokken partijen te stimuleren de aangeleverde templates te gebruiken, op de afgesproken tijdstippen aan te leveren en de gebruikers wegwijs te maken bij het benaderen van de rapportages via het download portaal is een adoptietraject in gang gezet.
René Schenkel: “We hebben er vanaf het begin op ingezet om iedereen goed mee te nemen
in de verandering. Per doelgroep een passende adoptie-aanpak bepalen zagen wij als een mooie uitdaging!”
Adoptieconsultants Erik de Beus en René Schenkel hebben dit samen opgezet: "Wij verzorgen dagelijks adoptietrajecten bij klanten. Een van de grootste uitdagingen hier was dat de gebruikers bij allerlei verschillende organisaties waren aangesloten. Door samen met LCPS te identificeren welke specifieke doelgroepen er waren en deze te inventariseren konden we per doelgroep een passende adoptie-aanpak bepalen. Een van de verzoeken die we van tevoren meekregen was om de verschillende partijen goed mee te nemen in de veranderingen. Door de samenwerking te zoeken met de communicatieafdeling van LCPS hebben we een communicatieplan ontwikkeld. Communicatie over meerdere kanalen in het begin van het traject bracht de gebruikers op de hoogte van de komende veranderingen. Tijdens het traject werden de gebruikers geïnformeerd over volgende stappen en hun bijdrage aan de grotere doelstelling van het LCPS. We merkten hierdoor tijdens het traject dat de verandering goed werd ontvangen.
Margit Laurs: "Vanwege het grote aantal betrokken partijen was adoptie door gebruikers een belangrijk
onderdeel van het project. Door adequate inzet van Delta-N is dit soepel en snel verlopen."
Een andere uitdaging was het overbrengen van de kennis over het gebruik van de portalen en de processen daaromheen.
Vanwege de crisis was er grote spoed om snel resultaten te boeken bij de verschillende partijen die verspreid zijn over het hele land. Door slim gebruik te maken van keyusers en deze per organisatie vooraf te betrekken en mee te nemen via digitale sessies in Teams waren we in staat om vrij snel iedereen te on-boarden. Degenen die we nog misten konden via digitale opvolg sessies of via de keyusers alsnog meegenomen worden in de adoptie. De ontwikkelde educatiematerialen zoals webinaropnames en FAQ’s zorgden voor borging van deze kennis voor bestaande en nieuwe gebruikers van het platform.
Erik de Beus: "Door goed te luisteren naar de feedback van gebruikers konden we snel reageren op hun behoeften en de schakel zijn tussen IT en de business. Dit zorgde voor draagvlak en een IT-oplossing die aansloot bij de behoeften van alle belanghebbenden."
Beheer en doorontwikkeling
Chris: “Als Delta-N blijven we verantwoordelijk voor het beheer van het platform, maar als architect zit mijn rol er grotendeels op. Alleen bij nieuwe ambities word ik gevraagd een inschatting van de impact op de architectuur te maken. Zo ontstond gedurende het proces de behoefte om rechtstreeks op de bronnen een analyse te kunnen doen (data science). Dat was niet voorzien en dan moet daar op beheersbare manier iets voor ontworpen worden. Dat wil zeggen, veilig en zonder de werking te verstoren.
Willem: "We willen het Datamanagementplatform blijven uitbreiden en steeds meer datastromen combineren. Daarbij willen we het proces steeds verder automatiseren naar een eenvoudige manier van “eindverwerking”. Adoptie zal ook tijdens de doorontwikkeling een belangrijk item blijven.”
Samenwerking cruciaal
In crisissituatie waarin snel geschakeld dient te worden is een goede samenwerking cruciaal. Chris: "Als je heel snel resultaat nodig hebt zoals tijdens dit project, is flexibiliteit aan beide kanten noodzakelijk, zonder de principes van goed ontwerp te verliezen. Tijdens de ontwikkeling van het dataplatform is de samenwerking dan ook zeer intensief geweest. En dat is ons goed bevallen. Het traject is door LCPS heel professioneel aangepakt en goed gemanaged, wat ook voor ons prettig werken is.”
Chris van Zadel: "Dat je, in de rol van architect, een briefje krijgt waarmee je tijdens de avondklok naar buiten mag
omdat je 'essentieel werk' doet, maakt je er wel van bewust dat je met maatschappelijk relevante dingen bezig bent.
Ik ben er trots op dat ik middels dit project een steentje heb mogen bijdragen aan een betere zorg."
Het LCPS is opgericht door het Landelijk Netwerk Accute Zorg (LNAZ). En ook met hen is nauw samengewerkt. Onder andere rond de koppeling tussen het dataplatform en het systeem van LNAZ met overkoepelende data over de acute zorg in Nederland. Er is onder andere gewerkt aan het frequenter aanleveren van de data, waardoor LNAZ over een steeds actueler beeld van de situatie kon beschikken.
Daarnaast is er ook nauw samengewerkt met VIQTOR DAVIS (inmiddels Valcon). Zij zijn verantwoordelijk voor het vertalen van de data in het platform naar visuele rapportages waarop voorspellingen en de aanpak gebaseerd kunnen worden.”
Margit Laurs: "Wij hebben de samenwerking met Delta-N als erg positief ervaren.
Delta-N is een professionele en doelgerichte organisatie waarin samenwerking op een prettige manier plaatsvindt."
Optimale bezetting ziekenhuizen
Dankzij het dataplatform beschikt LCPS nu op ieder moment over de informatie om optimaal patiënten te kunnen spreiden zodat de zorg in Nederland overal toegankelijk blijft.
Willem Grool: "De doelen zijn bereikt. Er staat nu een stabiel systeem waarin
op een efficiënte en veilige wijze dataverwerking plaats vindt."
Dankwoord
Wij willen iedereen die betrokken is geweest bij het opzetten van een dataplatform voor het LCPS bedanken voor de prettige samenwerking. In het bijzonder Willem Grool, Margit Laurs, Valcon, de collega’s van Delta-N en al die anderen die hebben bijgedragen aan het succes van dit project.
