AI-zoekoplossing maakt overheidsinformatie toegankelijker bij gemeente Haarlem

Overheidsorganisaties moeten voldoen aan de Wet open overheid (Woo). Dit betekent dat ze verplicht zijn om informatie zoals beleidsdocumenten, vergaderstukken en besluiten actief openbaar te maken.

Door de documenten te publiceren voor burgers en bedrijven voldoe je als gemeente wel aan de wet, maar maak je het nog niet erg makkelijk om antwoorden te vinden. Dit komt doordat het vaak om grote hoeveelheden informatie gaat en gebruikers niet altijd weten in welke categorie iets valt of welke termen zijn gebruikt.

Doelstelling van de gemeente Haarlem

De gemeente Haarlem wil niet alleen aan de wet voldoen, maar ook haar dienstverlening verbeteren. Daarom is er een proof-of-concept (POC) opgezet om snel inzicht te krijgen in de mogelijkheden en toegevoegde waarde van AI.

De mogelijkheden van een AI-zoekoplossing

Voor deze POC wilde de gemeente een AI-zoekoplossing en chat-systeem ontwikkelen als publicatiekanaal voor burgers. Het doel was om binnen zes weken een goed beeld te krijgen van de haalbaarheid. Wij hebben deze uitdaging aangenomen door op basis van Microsoft-technologie een AI-zoekoplossing en chat-systeem te ontwikkelen.

Voor de AI-functionaliteit hebben we gebruik gemaakt van Azure OpenAI en Azure AI Search. Deze services zijn eenvoudig op te zetten en te integreren, wat noodzakelijk was gezien de korte tijdlijn van dit project. Voor de ondersteuning van het ontwikkelproces hebben we daarnaast gebruik gemaakt van Azure DevOps en het Azure-platform. Het toepassen van de Agile-methodiek zorgde voor een nauwe samenwerking met de gemeente.

Daarnaast hebben we de gemeente geholpen bij het opstellen van de eisen en de beoordeling van de zoekresultaten van deze POC en andere AI-zoekoplossingen.

Technische uitdagingen

Een van de grootste technische uitdagingen was het doorzoeken van de grote hoeveelheden documenten (PDF’s). Vooral gezien de beperkte beschikbare tijd. Om dit probleem op te lossen, hebben we gebruik gemaakt van Azure AI Search. Deze tool nam veel werk uit handen door snel en efficiënt door grote hoeveelheden documenten te zoeken en relevante resultaten te leveren. Dit stelde ons in staat om binnen de strakke tijdslijnen te blijven en toch een kwalitatieve oplossing te bieden.

Het bepalen van de kwaliteit van zoekresultaten was ook een complexe taak, vooral omdat er geen betere manier van zoeken was om de resultaten mee te vergelijken. Dit maakte het moeilijk om te beoordelen of de zoekoplossing daadwerkelijk de meest relevante informatie naar boven haalde.

Overtroffen verwachtingen

Dit leverde interessante bevindingen op. Een voorbeeld hiervan is dat we verwachtten dat de applicatie een bepaalde naam tien keer zou vinden, omdat deze tien keer letterlijk in de documenten stond. Onze applicatie vond deze naam echter elf keer, inclusief een verkeerd gespeld maar wel correct resultaat.

Daarnaast was het omgaan met tegenstrijdige informatie in verschillende documenten een uitdaging. Bij het doorzoeken van veel bestanden kunnen er situaties ontstaan waarin documenten elkaar tegenspreken. Het was lastig om in dergelijke gevallen het juiste antwoord te identificeren. Dit vereiste het opstellen van zoekmethodes en prompts die ervoor zorgen dat beide mogelijke antwoorden getoond werden.

Het resultaat: een succesvol Proof of Concept

Uiteindelijk hebben we binnen zes weken een bruikbaar Proof of Concept ontwikkeld. Hiermee was het zowel mogelijk om door bestanden te zoeken als om met behulp van een chatbot met de data te praten. Zowel de kwaliteit van het zoeken als van de chat-antwoorden was erg goed. Dit maakte de oplossing direct bruikbaar voor het snel verkrijgen van antwoorden uit de documenten.

Verbeterde toegankelijkheid en waardevolle inzichten

Naast het ontwikkelen van een robuuste en effectieve AI-zoekoplossing heeft het project veel waardevolle inzichten opgeleverd. De samenwerking met de gemeente en het gebruik van geavanceerde tools zoals Azure AI Search hebben ons in staat gesteld om een kwalitatieve oplossing te bouwen die de toegankelijkheid van informatie voor burgers aanzienlijk verbetert.

Ook benieuwd naar de mogelijkheden van AI voor jouw organisatie? Ontdek hoe een AI-zoekoplossing kan bijdragen aan betere toegankelijkheid en efficiëntere informatievoorziening. Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.