Wat levert Microsoft 365 Copilot op, en wat kost dat? AI-expert Mark Bekooy zet het voor je uiteen.
Microsoft 365 Copilot verovert in hoog tempo de zakelijke wereld. Sinds de introductie in 2023 zijn talloze bedrijven ingestapt. Met succes, want bij alle bedrijven die het zijn gaan gebruiken, horen we nu hetzelfde: dat ze inmiddels niet meer zonder kunnen.
En dat snap ik wel. Volgens Microsoft zelf bespaart 365 Copilot minstens een kwartier per medewerker per dag. Op jaarbasis is dat meer dan een volle werkweek, zo niet nog meer.
Wat is 365 Copilot ?
Microsoft 365 Copilot is de AI-assistent die geïntegreerd is met veelgebruikte Microsoft-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en SharePoint. Je geeft hem opdrachten in normale mensentaal en de AI geeft je dan precies de resultaten die je zoekt.
Een persoonlijke assistent dus, die moeiteloos het werk doet waar je anders een officemanager voor nodig hebt.
Wat dan? Een paar voorbeelden:
- E-mailthreads samenvatten
- SharePoint doorzoeken
- Een Teams-vergadering notuleren
- Samenvattingen maken
- Documenten opstellen
De vraag die wij regelmatig gesteld krijgen: "klinkt fantastisch, maar wat moet dat kosten?"
Die vraag snap ik wel, want zonder businesscase geen inkoop. Alvast een hint: 365 Copilot kost minder dan je denkt.
Het slimme licentiemodel
Microsoft 365 Copilot werkt met licenties. Dat betekent dat je dertig euro per medewerker per maand betaalt, bovenop de kosten van Office. En die licenties kun je slim inzetten om de kosten te drukken.
Maar wat volgens mij 90 procent van de twijfelaars nu nog over het hoofd ziet: je hoeft niet iedereen van 365 Copilot te voorzien. En dus hoef je de businesscase ook helemaal niet uit te rekenen met álle medewerkers.
Sterker nog, ik adviseer organisaties altijd om niet gelijk alle medewerkers een Copilot-licentie te geven. Doe je dat wel, dan wordt het heel kostbaar. Je betaalt het volle pond, zonder dat je weet wie 365 Copilot gaat gebruiken en wie niet. Dan weet je zeker dat je te duur uit bent.
Begin daarom met een kleinere groep medewerkers te voorzien van Microsoft 365 Copilot. Bijvoorbeeld 10 procent van het kantoorpersoneel. Dan kun je beter in de gaten houden wie er profijt van heeft en wie niet.
De licenties zijn namelijk overdraagbaar. Blijkt dat een medewerker er toch niet zo heel erg veel aan heeft? Geen probleem: dan schuif je die licentie gemakkelijk door naar iemand anders.
Door hier slim mee om te gaan, kun je jaarlijks fors besparen. Bij een bedrijf met tientallen medewerkers loopt het verschil (tussen een handvol licenties en een licentie voor iedereen) in de duizenden euro’s per jaar.
Wat het je oplevert
Het grote voordeel van 365 Copilot is de tijdswinst, want het programma helpt om saai en repetitief werk uit handen te nemen.
Neem Excel als voorbeeld. Kolommen vullen kan iedereen. Maar zodra er draaitabellen of pivot tables gemaakt moeten worden, lopen de meeste medewerkers vast. Vaak eindigt dat met het mailen van die éne medewerker die het handigste is met Excel.
Microsoft 365 Copilot stroomlijnt dit hele proces. In een simpele opdracht geef je aan wat je wil zien en welke rijen of kolommen de juiste data bevatten. Copilot doet de rest.
Het resultaat? Medewerkers besparen meerdere uren per week. Die tijd kunnen ze voortaan besteden aan wat écht belangrijk is: het verder verbeteren van het bedrijf.
Over de auteur
Mark Bekooy is AI-engineer en helpt bedrijven om jouw huidige medewerkers efficiënter te laten werken, zonder dat je daarvoor de hoofdprijs betaalt. Ben je op zoek naar meer slimme toepassingen van AI? Neem contact op en Mark ontdekt nieuwe oplossingen voor bestaande problemen.
