Data & AIWaarom Control+F je niet verder helpt (en wat wél werkt)

De toetsencombinatie Control+F is waarschijnlijk één van de meest gebruikte handelingen in menig kantoor. Maar dat maakt het nog niet per se de beste.

Bij sommige bedrijven is het de normaalste zaak van de wereld: een intranet vol documenten van honderden pagina’s. Bijvoorbeeld ambtelijke stukken, adviesrapporten, juridische vereisten of technische handleidingen.

En natuurlijk komt niemand er in de hectiek van de dag aan toe om ze van begin tot eind te lezen.

Vroeger zat er weinig anders op dan die documenten te openen en met de toetsencombinatie Control+F te zoeken naar het juiste trefwoord. Jarenlang was dit de beste optie, maar heel ideaal was het natuurlijk niet:

  • Je zoekt op een trefwoord, terwijl je op zoek bent naar de context.
  • Synoniemen worden niet gevonden.
  • En bij een te breed zoekwoord blijf je maar op ‘volgende’ drukken.

Bij Control+F staat de ‘F’ natuurlijk voor ‘find’. Maar achteraf zou het net zo goed hebben kunnen staan voor ‘frustratie’. Want eigenlijk vind je zelden wat je echt zoekt.

De oplossing: een next-level ChatGPT

Hoe voorkom je dat je ellenlange documenten moet doorzoeken? De oplossing is om een AI op maat te maken. Vergelijk het een beetje met ChatGPT, maar aangevuld met handige voordelen, gebaseerd op wat je als bedrijf nodig hebt.

Voordeel 1: Langere documenten doorzoeken

De gratis versie van ChatGPT is slim, maar heeft moeite met de invoer van hele lange documenten. Daarom maken we een chatbot zonder deze limieten, waarin we vervolgens de handleidingen zetten.

Voordeel 2: Filteropties

Wie dagelijks een chatbot gebruikt, zal heel vaak dezelfde commando’s moeten geven. Dit lossen we op door filteropties toe te voegen. Met filteropties, en andere handige shortcuts waarmee je snel op het antwoord komt, voorkomen we dat je dagelijks dezelfde handelingen hoeft te doen.

Voordeel 3: Betere prompts

Een opdracht aan een chatbot noemen we ook wel een ‘prompt’. Zie dit als een instructie die je aan een medewerker geeft: hoe specifieker die is, hoe beter die medewerker zijn werkzaamheden uitvoert. Met een chatbot werkt dit precies hetzelfde: betere prompts zorgen voor een betere output.

Het maken van een zo goed mogelijke prompt noemen we ‘prompt engineering’ en deze skill zetten we uitgebreid in wanneer we een chatbot bouwen.

Voordeel 4: Alles in de huisstijl

Om medewerkers te binden en het ‘ons-gevoel’ te versterken, wordt de chatbot uiteraard vormgegeven met de huisstijlelementen van de organisatie.

Wat het oplevert

Veel medewerkers besteden uren per week aan simpel uitzoekwerk. Zo sprak ik laatst iemand bij een bouwbedrijf die dagelijks bezig was met vragen zoals:

  • Hoe lang mag een trapleuning zijn?
  • Hoeveel meter moet een brandblusser van de ingang af staan?
  • Hoe breed moet een nooduitgang minimaal zijn?
  • Op welke hoogte moet een rookmelder hangen?

Bij dit soort vragen maakt onze chatbot een wereld van verschil. Voor het antwoord hoef je niet lang meer te zoeken in allerlei bouwdocumenten en regelgeving. Je bent klaar door één simpele vraag te stellen.

Voor afdelingen die met onze chatbot aan de slag gaan, blijft er een hoop tijd over voor andere zaken, waardoor ze zich kunnen richten op complexere klantvragen, strategische taken en het verbeteren van de algehele servicekwaliteit.

Over de auteur

Mark Bekooy is AI Engineer bij Delta-N. Het is zijn passie om mee te denken met bedrijven en nieuwe oplossingen te vinden voor bekende knelpunten. Meer weten? Neem contact op en Mark vertelt je over de mogelijkheden.

Meer weten?