Succesvol veranderingen doorvoeren

Adoptie tijdens een pandemie

In deze roerige tijden wil je graag zeker zijn als organisatie dat jouw medewerkers de nieuwe IT veranderingen omarmen. De meeste medewerkers werken vanaf huis en zijn versneld aan de slag gegaan met bijvoorbeeld tools voor videoconferencing en online samenwerken. Zeker nu er fysieke afstand is, is het een uitdaging om IT veranderingen goed door te voeren. Dit omdat medewerkers met veel versnelde veranderingen te maken hebben gehad en zij hierdoor verandermoe zijn geworden.

Het snel aanzetten nieuwe tools of direct doorvoeren van updates bespaart tijd, maar weerstand neemt toe en tevredenheid neemt af. Hierdoor zal een IT-verandering uiteindelijk langer duren en de vraag is of er wel op de juiste manier gebruik wordt gemaakt van nieuwe IT tools. Het beoogde resultaat van de IT verandering en de return of investment liggen ineens een stuk lager dan verwacht. Het is immers meer dan alleen een technische verandering. Wat heb je er aan als niemand er optimaal gebruikt van maakt?

Houd je genoeg rekening met de menselijke kant van een IT-project?

Om een IT verandering te laten slagen heb je de commitment nodig van de medewerkers. Het aanzetten van een nieuwe IT tool of het doorvoeren van een IT verandering zal op weinig enthousiasme kunnen rekenen van de medewerkers als ze het nut niet inzien. Waarom is dit belangrijk voor mij? Hoe moet ik ermee werken? Wat levert het mij op? Hoe past dit binnen mijn huidige werkzaamheden?

De kunst is om de verandering voorspelbaar en inzichtelijk te maken. Een mooi hulpmiddel hiervoor is de Adoptie curve van Roger Moore.

Hij heeft onderzoek gedaan naar IT veranderingen binnen organisaties. In dit onderzoek zie je dat een kleine groep innovators en early adopters als eerste een nieuwe IT verandering omarmen.Pas als deze groepen overtuigd zijn volgt de grote meerderheid (early majority en late majority). Er is altijd een kleine groep (laggards) die in de weerstand zit. Als je niet oppast kan deze groep ervoor zorgen dat je IT verandering een stuk lastiger wordt om door te voeren en toch langer gaat duren. Weet jij welke groepen dit zijn binnen jouw organisatie?

In een IT project heb je een technische kant en een menselijke kant. De menselijke kant wordt vaak vergeten of veel te laat betrokken. De oplossing staat toch? Het is toch op tijd opgeleverd? We gaan er vaak vanuit dat het dan wel goed komt en dat de medewerkers het wel snappen. Door de menselijke kant (vanaf het begin) mee te nemen met de technische kant zorg je ervoor dat de medewerkers direct aan de slag na oplevering. Zo haal je een optimaal resultaat en rendement.

Verandering meetbaar maken

Het meetbaar maken van een verandering is erg lastig. Het is vaak een onderbuikgevoel en wordt beïnvloed door meningen van anderen. Op deze manier kan een nieuwe verandering makkelijk worden gemanipuleerd door een kleine groep medewerkers. Dit kan natuurlijk positief zijn maar in de regel zie je vaker dat het een negatieve impact heeft. Zou het niet mooi zijn als je een IT verandering meetbaar kunt maken, zodat op elk willekeurig moment getoetst kan worden op feiten hoever het staat?

Een succesvolle IT verandering vraagt om een gestructureerde aanpak. Microsoft hanteert hiervoor de bewezen ADKAR methode van Prosci, welke wij als Microsoft partner ook verder zullen toelichten in dit blog.

ADKAR is de Engelse afkorting voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Het is een gestructureerde en gefaseerde aanpak om de menselijke kant van een IT verandering te managen en meetbaar te maken. Deze methode maakt het verandervermogen van je doelgroepen inzichtelijk en zorgt ervoor dat je grip krijgt op de IT verandering in je organisatie, afdeling en op individueel niveau.

Om een IT verandering succesvol door te voeren dienen de medewerkers eerst voldoende Awareness te krijgen. Dit doe je door de verandering inzichtelijk te maken en de doelgroepen op tijd te informeren.

Daarna is het de kunst om de “Whats in it for me?” duidelijk te maken, zodat de gebruikers de verandering willen (Desire). Dit kan bijvoorbeeld door digitale workshops te geven over de nieuwe mogelijkheden die voor hun relevant zijn in het dagelijkse werk.

Het is belangrijk om de vraag “Hoe ga ik dit doen?” te beantwoorden. Dit kan door trainingen op maat te geven en de medewerkers de kennis ( Knowledge) bij te brengen in hoe ze hun dagelijkse werk kunnen uitvoeren en de nieuwe features kunnen toepassen.

Gebruikers kunnen moeite hebben om de verandering toe te passen als ze eenmaal weer op hun werkplek zitten. Zorg dat medewerkes eenmaal weer op hun werkplek, ook in staat zijn om de nieuwe tool te gebruiken (Ability). Bijvoorbeeld door beschikbaar te zijn voor vragen. Begeleiding op de werkvloer (floorwalking) of via een digitale vraagbaak.

Adoptie is geen eenmalig proces, ook in de toekomst? is aandacht nodig door veranderingen in personeel, organisatie en processen. Uiteindelijk wil je dat medewerkers blijvend veranderen en niet meer terugvallen in hun oude gedrag. Of zelf manieren en tools gaan vinden om er omheen te werken. Dit doe je door Reinforcement, je zorgt er dan voor dat het nazorg traject goed is ingeregeld. Dit kun je doen door digitale evaluaties te doen van je doelgroepen en opvolgacties te plannen voor de medewerkers die hier behoefte aan hebben. Daarnaast is het een goed idee om relevante updates zorgvuldig op te volgen met digitale workshops zodat iedereen up-to-date blijft.

Hoe nu verder?

Een succesvolle verandering vraagt om de juiste kennis, begeleiding en aandacht. Dit traject dient goed gepland en gecoördineerd te worden. Delta-N heeft veranderconsultants in dienst met de juiste kennis en kunde om uw organisatie verder te helpen en te ontzorgen bij een verandertraject.

Wilt u meer weten over hoe wij een verandertraject oppakken? Of heeft u ondersteuning nodig bij een verandertraject en wilt u begeleiding of coaching bij het inrichten van dit proces? Neem dan via onderstaand formulier contact op met ons voor vrijblijvend advies of een workshop.

Of bekijk de opname van ons webinar over adoptie dat wij recent verzorgd hebben.