Sla je een bestand op in SharePoint of OneDrive for Business? Dit is een veelgehoorde vraag van klanten en collega’s bij een migratie. Dit komt vooral omdat je beide platformen kunt gebruiken om bestanden op te slaan en samen te werken. Toch zijn er grote verschillen in de platformen die de manier waarop je werkt aanzienlijk kunnen beïnvloeden.
Wil je ook weten hoe deze beide platformen zich verhouden tot Microsoft Teams? Bekijk dan hier het webinar on demand: digitaal samenwerken op een hybride manier.
Opslaan op Onedrive for Business
Microsoft Onedrive for Business is een applicatie die het mogelijk maakt om bestanden zowel lokaal als in de cloud op te slaan. Vanuit Onedrive for Business is het mogelijk om bestanden naar meerdere apparaten te synchroniseren en bestanden te delen met anderen.
Wanneer OneDrive for Business
Situaties waarin het handig is om OneDrive for Business te gebruiken zijn:
- Je wilt altijd en op ieder device toegang hebben tot je bestanden.
- Je bent niet van plan je bestanden te delen met anderen.
- Of een beperkt aantal mensen werkt aan de bestanden.
Werk je met bestanden die niet direct gerelateerd zijn aan een project, maar die je indien nodig wel eenvoudig wilt kunnen delen? Dan is Onedrive voor bedrijven een handige oplossing.
Opslaan op een SharePoint Teamsite of Projectsite
Een SharePoint-site is een locatie waar gebruikers kunnen samenwerken aan bestanden en ideeën. Team sites zijn zo opgezet dat gebruikers eenvoudig met elkaar communiceren. Daarnaast bevat een team site meer functionaliteit die het samenwerken ondersteunt, zoals workflows wiki's en de taak functionaliteit.
Wanneer SharePoint Teamsites
SharePoint Team sites zijn een ideale oplossingen als de volgende zaken van belang zijn:
• Je wilt een bestand plaatsen dat belangrijk is voor het team.
• Je wilt invloed op de rechten op bestanden.
• Je wilt workflows gebruiken voor het goedkeuren van documenten en andere bestanden.
• Je wilt alle aan het project gerelateerde bestanden op één centrale locatie opslaan.
• Je wilt uitgebreide metadata aan bestanden kunnen toevoegen en een check-in - check-out functie.
Wanneer SharePoint Projectsites
Project sites zijn zo ontworpen dat je de belangrijkste informatie rond een project kwijt kunt:
- Je wilt een bestand plaatsen dat belangrijk is voor het team.
- Je wilt invloed op de rechten op bestanden.
- Je wilt taken gekoppeld aan documenten kunnen toewijzen aan teamleden.
- Je wilt alle aan het project gerelateerde bestanden op één locatie opslaan.
- Je wilt uitgebreide metadata aan bestanden kunnen toevoegen en een check-in - check-out functie.
- Je wilt een plek waar je basis projectmanagement kunt uitvoeren, waarbij je de beschikking hebt over functies als taken en een tijdlijn.
In sommige gevallen kun je het beste gebruik van Office Groups maken. De Groups functionaliteit omvat een Onedrive for Business voor een kleine groep mensen. Groups is eigenlijk een SharePoint-team site met de gecombineerde functionaliteit van Onedrive for Business en een SharePoint-bibliotheek. Je hebt hier de beschikking over een Groups agenda en een e-mailadres en ook Yammer wordt toegevoegd. In de moderne SharePoint teamsite zijn ook de functies van Groups beschikbaar.
Meer weten over samenwerken en documenten delen in een Cloud omgeving. Kijk bij Microsoft Teams, het samenwerkingsplatform binnen Microsoft 365. Of neem contact met ons op via onderstaand formulier of op 085 - 487 52 00.
Onlangs hebben we een webinar over digitaal en hybride samenwerken verzorgd. Kijk hier om dit webinar direct terug te kijken: Digitaal en hybride samenwerken.