Wanneer gebruik ik SharePoint en wanneer Onedrive

SharePoint vs OneDriveSla je een bestand op Microsoft OneDrive of in SharePoint? Dit is een veelgehoorde vraag van klanten en collega’s bij een migratie. Dit komt vooral omdat je beide platformen kunt gebruiken om bestanden op te slaan en samen te werken. Toch zijn er grote verschillen in de platformen die de manier waarop je werkt aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

Opslaan op Onedrive for Business

Microsoft Onedrive for Business is een applicatie die het mogelijk maakt om bestanden zowel lokaal als in de cloud op te slaan. Vanuit Onedrive for Business is het mogelijk om bestanden naar meerdere apparaten te synchroniseren en bestanden te delen met anderen.

Wanneer OneDrive for Business

Situaties waarin het handig is om OneDrive for Business te gebruiken zijn:

  • U wilt altijd en op ieder device toegang hebben tot uw bestanden.
  • U bent niet van plan uw bestanden te delen met anderen.
  • Of een beperkt aantal mensen werkt aan de bestanden.

Werkt u met bestanden die niet direct gerelateerd zijn aan een project, maar die je indien nog wel eenvoudig kunt delen, dan is Onedrive een handige oplossing. Opslaan op een SharePoint Teamsite of Projectsite

Opslaan op een SharePoint Teamsite of Projectsite

Een SharePoint-site is een locatie waar gebruikers kunnen samenwerken aan bestanden en ideeën. Team sites zijn zo opgezet dat gebruikers eenvoudig met elkaar communiceren. Daarnaast bevat een team site meer functionaliteit die het samenwerken ondersteunt, zoals workflows wiki’s en de taak functionaliteit.

Wanneer SharePoint Teamsites

SharePoint Team sites zijn een ideale oplossingen als de volgende zaken van belang zijn:
• U wilt een bestand plaatsen dat belangrijk is voor het team.
• U wilt invloed op de rechten op bestanden.
• U wilt Workflows gebruiken voor het goedkeuren van documenten en andere bestanden.
• U wilt alle aan het project gerelateerde bestanden op één locatie opslaan.
• U wilt uitgebreide metadata aan bestanden kunnen toevoegen en een check-in – check-out functie.

Wanneer SharePoint Projectsites

Project sites zijn zo ontworpen dat u de belangrijkste informatie rond een project kwijt kunt

  • U wilt een bestand plaatsen dat belangrijk is voor het team.
  • U wilt invloed op de rechten op bestanden.
  • U wilt taken gekoppeld aan documenten kunnen toewijzen aan teamleden.
  • U wilt alle aan het project gerelateerde bestanden op één locatie opslaan.
  • U wilt uitgebreide metadata aan bestanden kunnen toevoegen en een checkin – check-out functie.
  • U wilt een plek waar u basis projectmanagement kunt uitvoeren, waarbij u de beschikking heeft over functies als taken en een tijdlijn.

In sommige gevallen kunt u het beste gebruik van Office Groups maken. De Groups functionaliteit omvat een Onedrive for Business voor een kleine groep mensen. Groups is eigenlijk een SharePoint-team site met de gecombineerde functionaliteit van Onedrive for Business en een SharePoint-bibliotheek. Je hebt hier de beschikking over een Groups agenda en een e-mailadres en ook Yammer wordt toegevoegd.
In de moderne teamsite zijn ook de functies van Groups beschikbaar.