Cloud SolutionsTeamwork organiseren met Microsoft Planner

Teamwork organiseren met Microsoft Planner

PlannerMicrosoft

Binnen organisaties zijn er vele vormen waarin groepen met elkaar samenwerken. Of het nu gaat om projecten, afdelingen, besturen of andere soorten teams, er worden altijd actiepunten vastgesteld en toebedeeld die tijdens de samenwerkingsvorm moeten worden opgepakt. In mijn ogen is de Microsoft Planner in Office 365 een uitstekende tool om inzicht en transparantie te bieden in de werkzaamheden van deze groepen.

Ongeveer een jaar geleden heeft Microsoft een “werkbare” versie van de Planner aan het Office 365 pallet toegevoegd. Het afgelopen half jaar heb ik diverse projecten gedraaid en in andere samenwerkingsvormen geparticipeerd waarbij ik dit hulpmiddel veelvuldig heb ingezet. In deze blog zal ik de functionaliteit beschrijven en mijn ervaringen delen.

Office 365 Plan

Een plan is niets meer dan een set taken, gekoppeld aan een Office Groep. De kracht van de Planner functionaliteit is zijn eenvoud in structuur van taken, het laagdrempelige gebruik en een veelvoud aan representatie mogelijkheden.

Planner Hub

Als je vanuit de Office 365 startpagina de planner start, kom je in de Planner Hub terecht.
Office 365 Planner Hub
Dit is een dashboard waar direct de status van je favoriete projecten inzichtelijk is. Ook kun je vanuit dit startpunt;
- Een nieuw plan aanmaken, waarbij je dus indirect een nieuwe Office groep creëert.
- Een overzicht van je persoonlijke taken over alle plannen heen krijgen . Deze kun je uitsplitsen per groep of per status.
- Inzoomen op de details van een specifiek plan.

Planboard

Het planboard biedt een mooi overzicht van de lopende taken, georganiseerd per bucket, status of groepslid. Ideaal om tijdens een groepsoverleg als leidraad voor de meeting te gebruiken.
Office 365 Planner, Planboard

Een bucket is een “mandje” waarin je de taken kan groeperen. Probeer een indeling te kiezen die past bij de groepsactiviteiten (bijv. operationeel; tactisch; strategisch of infrastructuur; functionaliteit; adoptie of puur naar functioneel domein). Het is zeer eenvoudig om een nieuwe bucket aan te maken via de knop rechts. Ook het kun je de bucketlanes makkelijk in de gewenste volgorde slepen.

Taken

Je kunt heel eenvoudig en snel taken aanmaken; via het [+] teken boven aan de bucketlane, een taaknaam is voldoende. Tijdens het groepsoverleg verlies je dan weinig tijd met de administratie.
Taken kun je tegenwoordig aan 1 of meerdere actiehouders toewijzen. Onder de sneltoets bevinden zich de leden van de groep maar je hebt ook de mogelijkheid om iemand anders uit de organisatie (of een externe persoon) toe te wijzen. Deze laatste wordt dan direct als lid aan de groep toegevoegd.
In de beschrijving kun je de taak uitvoerig omschrijven, ook is het mogelijk om bijlages toe te voegen met achtergrondinformatie. Ook is er recentelijk de mogelijkheid toegevoegd om taken op de delen in deeltaken via de controlelijst. Deze kun je stuk voor stuk afvinken zodra deze zijn afgerond.

Status

Ook op het vlak van taakstatus is het eenvoudig gehouden; “Niet gestart” => “Wordt uitgevoerd” => “Voltooid”. Je hebt ook de mogelijkheid om een start- een einddatum aan een taak toe te voegen. Alleen de einddatum heeft nog een functionele waarde, indien deze is overschreden krijgt de taak de indicatie “Laat”.

Opmerkingen

Gedurende de looptijd van een taak zijn er allerlei activiteiten. Deze kunnen in de opmerkingen worden geregistreerd en worden in de tijd gepresenteerd. Van elke toegevoegde opmerking krijgen de actiehouders van de taak een notificatie, zodat ze altijd op de hoogte zijn.

Opmaak Planboard

Het streven is om tijdens groepsmeetings, het planboard zo duidelijk mogelijk te presenteren, zodat je direct de essentie er uit kan halen. De Office 365 Planner biedt hiervoor vele mogelijkheden. Per taak kun je aangeven welke informatie je op het board wil tonen (optie weergeven op kaart). Je kunt er één kiezen uit: de beschrijving, de controlelijst of de bijlage. Deze laatste staat leuk als er een plaatje in de bijlage zit, maar wordt in de praktijk nauwelijks gebruikt. Kies je niets dan wordt alleen de naam en een foto van de actiehouders getoond.
Ook is er een mogelijkheid om (kleuren)labels aan een taak te koppelen. Deze zijn dan subtiel zichtbaar op het planboard. Per plan kun je een set van 6 labels vaststellen. Je kunt hierbij denken aan bijv. een schaal van prioriteit (hoog, middel, laag); herkomst; complexiteit, showstopper J/n etc. Per taak kun je meerdere labels aanvinken.

Grafieken

Naast het planboard biedt de tool nog meer transparantie via de grafieken optie.
Office 365 Planner, grafieken
Hier heb je een overzicht van de taken per teamlid waarmee je een goed inzicht in de werkdruk hebt. Je kunt op de individuele leden klikken waarbij de taken in het rechter panel verschijnen (eventueel gesorteerd op de status waarbij de taken met status laat als eerste worden getoond).

Integratie Microsoft Teams

Planner is ook volledig geïntegreerd binnen Microsoft Teams. Je kunt Planner toevoegen als tabblad, waardoor elk teamlid zicht heeft op wie waaraan werkt, de details en wat de status is. En dat binnen de omgeving waarin het team samenwerkt en wat de mogelijkheid biedt een gesprek te voeren over de planning.

Conclusie

Persoonlijk vind ik de Office 365 Planner een uitstekende tool om de samenwerking binnen groepen te ondersteunen en de transparantie te bevorderen. Door de eenvoud is de tool zeer toegankelijk en is de drempel laag om hem daadwerkelijk te gebruiken. Binnen moderne organisaties zie ik dan ook steeds vaker het planboard op beamers en smartboards gepresenteerd worden.

Ik krijg wel regelmatig de vraag of er mogelijkheden zijn om taken in de tijd te plannen. Ondanks wat de naam suggereert “Planner”, zijn er geen overzichten in de tijd mogelijk (bijv. een Gantt-chart). Je kunt dit oplossen door tijdgedreven buckets te definiëren maar dat is zeker niet ideaal. Regelmatig worden er door Microsoft nog nieuwe features toegevoegd, mogelijk dat ook hier een overzicht voor wordt gecreëerd, dan heeft de startdatum toch nog zijn nut.

Aleksander van ’t Hooft, ICT Business Consultant