Isah - Ontwikkeling samenwerkingsportaal en verkoop app
Klanten nog beter bedienen, dat is het doel van de digitaliserings- en automatiseringsslag die Isah momenteel maakt. Door het realiseren van een centraal informatieplatform en een verkoop-ondersteunende app kunnen klanten nog beter bediend worden. Een SharePoint ontwikkeltraject met grote technische vraagstukken dat zowel wat betreft de samenwerking als het resultaat tot tevredenheid heeft geleid.
Nieuwe klantbenadering
Jos van Baal, Manager Product Development: "Om een volgende stap te kunnen maken in het vergroten van de klanttevredenheid hebben wij ervoor gekozen een nieuwe klantbenadering te implementeren.
Met behulp van een centraal platform op basis van SharePoint zijn we de (digitale) samenwerking tussen medewerkers van verschillende afdelingen beter gaan ondersteunen. Daarnaast is er een verkoop app gerealiseerd voor alle gebruikte platformen: SharePoint, iPad en via de browser. Hiermee kan iedere medewerker snel en eenvoudig een offerte opstellen en kan de afhandeling volledig digitaal plaatsvinden.
“Het bij het project betrekken van medewerkers met veel klantcontact, zoals sales-support, heeft bijgedragen aan de bruikbaarheid van het product. Het was erg goed om te zien dat de Scrum aanpak zorgde voor zoveel betrokkenheid en een kwalitatief goed resultaat."
- Jos van Baal, Manager Product Development -
SharePoint klantportalen
Om onderlinge samenwerking te faciliteren en klantgericht werken te ondersteunen wordt binnen ISAH al enige tijd gebruik gemaakt van een intranet en klantportalen op basis van SharePoint. De klantportalen bieden klantteams een centrale plek om samen te werken en alle informatie rondom klanten te delen. Het werken met portalen is zo’n succes dat de wens is ontstaan om ook de samenwerking met klanten op deze wijze te ondersteunen.
Samenwerken in Office 365
Voor de samenwerkingsportalen met klanten is gekozen om gebruik te maken van SharePoint Online in Office 365. Deze keuze had voornamelijk twee redenen. Ten eerste wordt de omgeving beheerd door Microsoft, wat de interne IT afdeling van ISAH tijd en kosten scheelt. Ten tweede biedt Office 365 betere mogelijkheden om met mensen buiten de eigen organisatie samen te werken. Door gebruik te maken van de extern delen functionaliteit in Office 365 kunnen eenvoudig gebruikers buiten de ISAH organisatie worden toegevoegd.
Samenwerken op projecten
ISAH heeft een hechte relatie met haar klanten doordat de ISAH applicatie voor veel klanten van groot belang is voor de dagelijkse productie. Om de, soms langlopende, projecten goed te kunnen beheersen wordt SharePoint ingezet om samen met klanten alles rondom projecten te managen. Met mogelijkheden voor het centraal bijhouden van wensen en issues, het opslaan van project gerelateerde documenten en een afgeschermd deel om documenten met betrekking tot project management op te slaan.
Informatie- en documentstromen
Naast de wens om samen te werken is er ook behoefte aan een centrale plek om documenten rondom offertes, orders, facturen en licenties met klanten te delen. Het gaat hierbij om documenten die vanuit de ISAH applicatie geautomatiseerd opgeslagen worden. Op de goede plek in het juiste samenwerkingsportaal en automatisch voorzien van metadata, zoals een factuur of ordernummer. Op dezelfde plek wordt ook informatie met betrekking tot het document getoond vanuit de ISAH applicatie. Bijvoorbeeld een openstaand saldo van een factuur, of de status van een order.
Net als op de interne portalen krijgt een klant ook inzicht in de laatste meldingen uit de TOPdesk applicatie, de gekochte en optionele licenties en wordt de vastgestelde planning van consultants overzichtelijk in een kalender weergegeven.
Offertegoedkeuring
Een belangrijke wens vanuit ISAH was ook om de stroom rondom offertegoedkeuring te vereenvoudigen. Offertes worden vanuit de ISAH applicatie automatisch in SharePoint geplaatst. De klant heeft hierbij de mogelijkheid om de offerte goed te keuren en eventueel een order referentie mee te geven. Wanneer de klant de offerte heeft beoordeeld, volgt een automatische afhandeling in de ISAH applicatie waarbij van de offerte een order gemaakt en op het samenwerkingsportaal geplaatst wordt.
Geautomatiseerde uitrol
Net als eerder bij de interne klantsites worden ook de samenwerkingsportalen geautomatiseerd uitgerold. Bij de start is voor iedere klant geautomatiseerd een portaal opgezet, waarbij direct de juist pagina’s, bibliotheken en rechten worden aangemaakt.
Voor nieuwe klanten kan vanuit de ISAH applicatie eenvoudig een samenwerkingsportaal worden aangemaakt. En als er updates zijn, kunnen die eenvoudig centraal worden uitgerold over alle portalen.
Snel en goedkoop een eigen App ontwikkelen? Kijk eens naar de mogelijkheden van PowerApps.
Project: ontwikkeling samenwerkingsportaal en verkoop app
Organisatie: ISAH
Branche: ICT
Producten/diensten: SharePoint, Office 365, diverse (.NET) Web Dev technieken en frameworks, App development