Kanban is een methodiek uit de agile familie. Het is vrij vertaald vanuit het Japans: visueel bord. Kanban legt de focus op de flow van de activiteiten die nodig zijn om tot een eindresultaat te komen. Binnen de IT komt Kanban in het algemeen voor in twee vormen: als losse methodiek en binnen het Scrum Framework.
Algemene opmaak Kanban bord
Bovenstaande afbeelding toont een basisbord van Kanban. Als team kun je een bord zo ingewikkeld maken als je wilt, maar weet wel wat de consequenties zijn. Namelijk dat Kanban steeds minder effectief zal worden door de extra factoren die je introduceert.
Het bord kent in principe 3 statussen:
To Do
De kolom 'To Do" bevat de backlog. Hier staat het werk op dat nog gestart moet worden. Hoe hoger een item op deze backlog staat, hoe belangrijker het is en hoe sneller het opgepakt zal worden.
In progress
De status 'In Progress' omvat de kolommen waar het onderhanden werk in staat: de activiteiten waar op dat moment aan gewerkt wordt. In de afbeelding is deze kolom opgedeeld in plan, develop. test en deploy.
De activiteiten die gedaan moeten worden, worden van 'To Do' naar 'In Progress' getrokken door een teamlid dat ermee aan de slag gaat.
Done
De kolom 'Done' bevat de activiteiten die afgerond zijn. Dit betekent, dat er geen enkele actie meer nodig is voor deze activiteit.
De 4 principes van KanBan
Kanban maakt gebruik van 4 principes om het meest effectief te werken.
- Visualiseer het onderhanden werk
- Beperk het onderhanden werk
- Maak gebruik van het ‘pull’ principe: trek het werk naar de volgende kolom
- Meet en verbeter alles
1. Visualiseer het onderhanden werk
Dit is in principe het Kanban bord. Zet hier alles op en maak voor iedereen in de organisatie duidelijk, waar wel en waar nog niet aan gewerkt wordt. En wat al afgerond is.
Het is dan ook belangrijk om het bord up-to-date te houden, omdat één blik op het bord de waarheid moet aantonen. Het helpt dat als mensen informatie willen, zij dit zelf op kunnen zoeken. Dan hoeven teamleden niet van hun werk gehouden te worden om vragen te beantwoorden waarvan het antwoord op het bord te vinden is.
2. Beperk het onderhanden werk
Door het onderhanden werk zo klein mogelijk te houden, zorg je voor focus op het afmaken van dat wat het meest belangrijk is. Het beperken van de hoeveelheid onderhanden werk doe je door afspraken te maken over het maximale aantal activiteiten waar gelijktijdig aan gewerkt wordt. Dit wordt Work in Progress-limiet genoemd (WIP-limiet)
Door weinig verschillende activiteiten te hebben, kunnen teamleden zich focussen waardoor de items uiteindelijk sneller klaar zijn. Dit komt deels doordat je maar aan één of een beperkt aantal items werkt, maar een groot deel komt ook, omdat je niet constant je concentratie op een bepaald item hoeft te wisselen (context-switching). Context switching zorgt dat veel tijd verloren gaat met het ‘wissen’ van de activiteit die je aan het doen bent en het ‘inlezen’ van de nieuwe activiteit.
3. Maak gebruik van het ‘pull’ principe
Het pull principe is simpel gezegd als volgt: degene, die het werk daadwerkelijk gaat doen schuift het kaartje met werk naar de juiste kolom en begint aan het werk. Dit heeft als voordeel, dat diegene die het werk moet doen ook weet dat hij het gaat doen en dat hij er tijd voor heeft. Het verkleint misverstanden en vergroot ook nog eens betrokkenheid, omdat het werk niet opgedrongen wordt.
4. Meet en verbeter alles
Binnen Kanban is een aantal belangrijke zaken relatief makkelijk te berekenen. Denk aan de WIP limieten, maar ook aan Cycle time (de tijd van starten van de activiteit en het afronden van de activiteit) en lead time (in het algemeen de tijd tussen het starten van een kolom en het afronden van de actie in een kolom) en openstaande blokkades (redenen, waarom een activiteit niet afgerond kan worden). Als deze gemeten kunnen worden, kunnen ook de belangrijkste blokkades waarom activiteiten niet sneller afgerond kunnen worden gevonden worden. En als je weet wat je kunt verbeteren, kun je gerichte acties opstellen om die blokkades weg te halen. Het meten is een constante activiteit en is een onderdeel van de inspect and adapt cyclus zoals deze in Scrum bekend is.
KanBan als losse methodiek
Kanban binnen de IT goed te gebruiken als zelfstandige methodiek. Het Stacey diagram toont wat voor soort omgevingen er zijn.
Kanban werkt het beste in de ‘complicated’ gebieden. Wanneer er sprake is van veel verschillende kleine activiteiten die een grote gelijkenis hebben en dus voorspelbaar zijn in werk. Vaak is alleen het moment van binnenkomst niet voorspelbaar. Denk hierbij aan activiteiten op een beheerafdeling, zoals het aanmaken van een gebruiker of het verwerken van een verzoek.
Als je Kanban los gebruikt, heb je de backlog, een aantal ‘in progress’ kolommen en een ‘done’ kolom. Er is geen planningsmeeting, maar als het kan wordt het bovenste item in de volgende kolom getrokken. Zolang de verantwoordelijke voor de prioriteit de belangrijkste items bovenaan de backlog zet, zal altijd het item met de meeste waarde opgepakt worden en dus ook snel afgerond worden.
Kanban heeft geen formele rollen zoals Scrum en heeft ook geen specifiek gedefinieerde evenementen. Dit betekent niet dat ze er niet mogen zijn. Kanban geeft nog steeds de ruimte om periodiek een retrospective achtig evenement of een review te houden. Ook refinement kan nog steeds plaatsvinden, aangezien de backlog voldoende duidelijk moet zijn om te kunnen verwerken.
KanBan als onderdeel van Scrum
Kanban wordt bijna altijd gebruikt in een omgeving, waar Scrum gebruikt wordt. Vaak is dit onbewust, maar een groot deel van Kanban zien we vaak terugkomen.
Als je naar het Stacey diagram kijkt valt Scrum onder de complexe omgevingen. Dit betekent, dat meer onbekend dan bekend is op het vlak van hoe de oplossing eruit moet komen te zien of wat voor technieken er gebruikt moeten worden. Scrum kent de activiteit refinement en het event Sprint planning. Deze twee zorgen ervoor dat de product backlog items binnen Scrum duidelijk genoeg zijn om de techniek en richting van de oplossing te bepalen. Dat maakt een Sprint een omgeving, die meer complicated is dan complex.
Binnen Scrum zal je dus het Kanban bord vaak zien als hulpmiddel in de sprint, daarin staan alle product backlog items ( of User stories) en de taken die aangemaakt zijn per PBI. In het algemeen worden de taken volgens Kanban gebruikt: een teamlid pakt een taak op en zet deze in de ‘in progress’ kolom en wanneer de taak afgerond is zet diegene de taak in de ‘done’ kolom.
Door de Sprint goal in Scrum is het duidelijk voor de teamleden aan welk item ze moeten werken om te zorgen, dat ze de sprint goal halen en het is relatief simpel om de WIP limiet op te stellen op basis van PBI, taak en zelfs teamlid.
De vier principes van Kanban komen ook hier tot hun recht en kunnen een Scrum team helpen om als team te groeien en de meeste waarde aan hun klanten te leveren.
KanBan effectief toepassen
Kanban omvat meer dan alleen de ‘kaartjes’ van links naar rechts verschuiven. Om de voordelen van Kanban te ervaren is het belangrijk het juist in te voeren. Wij hebben veel ervaring met Kanban en andere agile methodieken en kunnen je eenvoudig op weg helpen met het implementeren of verbeteren van jouw Kanban proces. Neem voor meer informatie contact met ons op via onderstaand formulier.
Pascal Kruijmel
Account Manager
-
085 – 487 52 22pascalk@delta-n.nlConnect met Pascalinvisible box
