Cloud SolutionsModerne SharePoint Team sites zonder Office 365 Group

In 2016 heeft Microsoft een eerste type moderne SharePoint site geïntroduceerd: de moderne Team site. Deze Team site is standaard gekoppeld aan een Office 365 Group. Op de SharePoint Virtual Summit van 2017 presenteerde Microsoft het tweede type moderne site: de Communication site. Hieraan zit geen Office 365 Group gekoppeld.

Moderne Team site

Een moderne Team site is bedoeld als locatie waar een team of afdeling kan samenwerken. Samenwerken in een moderne Team site zal vooral plaatsvinden doordat gebruikers samen aan dezelfde documenten werken. Denk bijvoorbeeld aan een projectteam dat gezamenlijk werkt aan content van een project. Hier is de Group functionaliteit handig omdat dit extra onderdelen bevat zoals een mailbox, agenda, Planner, OneNote etc.

Modern SharePoint Team Sites

Afbeelding 1: Voorbeeld van een moderne Team site

Moderne communication site

Een Communication site is daarentegen meer bedoeld om content uit te dragen, of in een etalage te zetten. Je deelt de content met andere gebruikers die het vooral voor kennis aannemen. Deze manier van communiceren is dus vooral één richting. Denk bijvoorbeeld aan een marketingafdeling die marketingmateriaal op een mooie en overzichtelijke manier met de rest van het bedrijf deelt.

Modern SharePoint Team Sites

Afbeelding 2: Voorbeeld van een moderne communication site

Lastige keuze

Het grote verschil tussen de twee types moderne SharePoint sites is dus, dat aan een Team site standaard een Office 365 Group gekoppeld is. Dit verschil maakte een keuze voor het juiste type site soms lastig. Wilde je een moderne SharePoint site zonder Office 365 Group, dan was je aangewezen op een Communication site. Dit type site is echter niet bedoeld om intensief op samen te werken en mist de extra functionaliteit zoals een agenda, OneNote etc. Achteraf alsnog een Office 365 Group aan de site koppelen was niet mogelijk.

Best of both worlds

Microsoft heeft in augustus 2018 de functie toegevoegd om met behulp van de PnP PowerShell module een moderne Team site zonder Office 365 Group aan te maken. Hiermee is het beste van twee werelden gecombineerd. Wanneer een samenstelling van gebruikers een opslaglocatie wenst maar een Office 365 Group te veel van het goede is, is het nu dus mogelijk een moderne Team site aan te maken zonder de Office 365 Group. Wanneer de samenwerking van diezelfde groep gebruikers veranderd en meer mogelijkheden wenst, dan kan er alsnog een Office 365 Group worden aangemaakt. Dit zal de keuze voor het type moderne SharePoint site absoluut vereenvoudigen.

Een moderne Team site zonder Office 365 Group aanmaken

Heb je al enige ervaring met PnP PowerShell? Dan kun je hieronder lezen hoe je een Team site zonder Office 365 Group kunt uitrollen.

  1. Zorg ervoor dat je de laatste versie van de PnP PowerShell module geïnstalleerd hebt. Wanneer je deze al geïnstalleerd hebt, kun je het commando Update-Module SharePointPnPPowerShell* gebruiken om de module te updaten.
  2. Verbind met behulp van Connect‑PnPOnline met het SharePoint Online Admin Center.
  3. Om de moderne Team site zonder Office 365 Group uit te rollen gebruik je het commando New-PnPTenantSite, wat normaal alleen voor legacy sites is. Maar om dit type site uit te rollen, heb je ook dit commando nodig.
  4. Geef in ieder geval de property -Template STS#3 mee en vul de overige properties naar wens in en draai het commando.

Nog vragen, of hulp nodig met een SharePoint implementatie? Aarzel niet en neem contact met ons op.

Quincy Thomas, Office 365/SharePoint Consultant