ISAH samenwerkingsportalen

ISAH samenwerkingsportalenOm onderlinge samenwerking te faciliteren en klantgericht werken te ondersteunen wordt binnen ISAH al enige tijd gebruik gemaakt van een intranet en klantportalen gebaseerd op SharePoint 2013.
De klantportalen bieden klantteams een centrale plek om samen te werken en alle informatie rondom klanten te delen. Het werken met klantportalen is zo'n succes dat de wens is ontstaan om ook de samenwerking met klanten op deze wijze te ondersteunen.

Samenwerken in de Cloud

Voor de samenwerkingsportalen met klanten is gekozen om gebruik te maken van SharePoint Online in Office 365. Deze keuze had voornamelijk twee redenen. Ten eerste wordt de omgeving beheerd door Microsoft, wat de interne IT afdeling van ISAH tijd en kosten scheelt. Ten tweede biedt Office365 betere mogelijkheden om met mensen buiten de eigen organisatie samen te werken. Door gebruik te maken van de extern delen functionaliteit in Office365 kunnen eenvoudig gebruikers buiten de ISAH organisatie worden toegevoegd.

ISAH samenwerkingsportalen 

Samenwerken op projecten

ISAH heeft een hechte relatie met haar klanten doordat de ISAH applicatie voor veel klanten van groot belang is voor de dagelijkse productie. Om de, soms langlopende, projecten goed te kunnen beheersen wordt SharePoint straks ingezet om samen met klanten alles rondom projecten te managen. Met mogelijkheden voor het centraal bijhouden van wensen en issues, het opslaan van project gerelateerde documenten en een afgeschermd deel om documenten met betrekking tot project management op te slaan.

Informatie- en documentstromen

Naast de wens om samen te werken is er ook behoefte aan een centrale plek om documenten rondom offertes, orders, facturen en licenties met klanten te delen. Het gaat hierbij om documenten die vanuit de ISAH applicatie geautomatiseerd opgeslagen worden. Op de goede plek in het juiste samenwerkingsportaal en automatisch voorzien van metadata, zoals een factuur of ordernummer. Op dezelfde plek wordt ook informatie met betrekking tot het document getoond vanuit de ISAH applicatie. Bijvoorbeeld een openstaand saldo van een factuur, of de status van een order.

Net als op de interne portalen krijgt een klant ook inzicht in de laatste meldingen uit de TOPdesk applicatie, de gekochte en optionele licenties en wordt de vastgestelde planning van consultants overzichtelijk in een kalender weergegeven.

Offertegoedkeuring

Een belangrijke wens vanuit ISAH was ook om de stroom rondom offertegoedkeuring te vereenvoudigen. Offertes worden vanuit de ISAH applicatie automatisch in SharePoint geplaatst. De klant heeft hierbij de mogelijkheid om de offerte goed te keuren en eventueel een order referentie mee te geven. Wanneer de klant de offerte heeft beoordeeld, volgt een automatische afhandeling in de ISAH applicatie waarbij van de offerte een order gemaakt en op het samenwerkingsportaal geplaatst wordt.

Geautomatiseerde uitrol

Net als eerder bij de interne klantsites worden ook de samenwerkingsportalen geautomatiseerd uitgerold. Bij de start is voor iedere klant geautomatiseerd een portaal gemaakt, waarbij direct de juiste inhoud, zoals pagina's, bibliotheken en rechten, wordt neergezet.

Voor nieuwe klanten kan vanuit ISAH eenvoudig een samenwerkingsportaal worden aangemaakt. Tevens kan de key-user bij de klant geautomatiseerd worden uitgenodigd.

Richting de toekomst is ook rekening gehouden met het uitrollen van updates. Indien gewenst kunnen aanpassingen worden doorgevoerd in het maatwerk, maar ook het toevoegen en updaten van bibliotheken en lijsten behoort tot de mogelijkheden.

Samenwerking Isah en Delta-N

Delta-N heeft diverse projecten voor Isah gerealiseerd. Hieronder links naar beschrijvingen van een aantal.

Ontwikkeling samenwerkingsportaal en verkoop app
Azure Xamarin app
Implementatie Scrum en TFS
Isah maakt het met TOPdesk en TFS